CrewCenter Abwesenheiten im Web und mobiler App verwalten

Überblick

Allgemeine Informationen

• Zukünftige Abwesenheiten können sowohl in der mobilen App als auch im Web erstellt werden.
• Arbeitszeiteinträge können jedoch nur für heutige oder vergangene Tage erfasst werden.

Abwesenheiten können für jeden zukünftigen Zeitraum eingetragen werden – zum Beispiel für Urlaubstage, die Mitarbeitende typischerweise im Voraus planen. 

Funktionen und Rollen in der Abwesenheitsverwaltung

Rollen: Administrator, Vorgesetzter | Oberfläche: Web

• Definieren Sie Abwesenheitstypen, die ein jährliches Guthaben verwenden (z. B. „Urlaub 2026“).
• Legen Sie Limits für erlaubte Abwesenheitszeiten fest und weisen Sie diese ausgewählten Mitarbeitenden oder Gruppen zu.
• Kann Abwesenheiten erstellen oder bearbeiten, selbst wenn Guthaben niedrig sind oder Limits überschritten werden. Die Schaltfläche Erstellen/Aktualisieren bleibt aktiviert. 
• Legen Sie fest, ob Kommentare für einen bestimmten Abwesenheitstyp erforderlich, optional oder nicht erlaubt sind. 
• Konfigurieren Sie Abwesenheitseinstellungen (nur im Web verfügbar). 
• Beim Auswählen mehrerer Mitarbeitender sehen Administratoren alle zugewiesenen Abwesenheitstypen, einschließlich solcher mit Limits. Limits dienen als Orientierung, nicht als harte Grenze für Administratoren.
• Bei Massenaktionen mit limitierten Abwesenheiten erscheint eine rote Warnung: „Sie haben mehrere Mitarbeitende ausgewählt, die möglicherweise unterschiedliche oder nicht ausreichende Restguthaben haben. Prüfen Sie das Mitarbeiter-Dashboard für weitere Informationen.“
  Dies informiert, verhindert aber nicht, dass die Aktion abgeschlossen wird.

Können Abwesenheitslimits beim Erstellen oder Bearbeiten von Abwesenheiten überschreiten – sowohl für einzelne als auch für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig. 

Mitarbeiter-Übersicht

• bereits genommen (vor dem Referenzdatum)
• geplant (nach dem Referenzdatum)
• ausstehend (noch nicht genehmigt)
• verfügbar (Limit minus genommen und geplant)
• Gesamtlimit. 

Was passiert bei deaktivierte Abwesenheitsmeldung?

• Benutzer können keine neuen Abwesenheiten (Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft) im Web oder in der mobilen App erstellen.
• Die Registerkarte "Abwesenheit" und die Schaltfläche "Abwesenheiten" werden ausgeblendet oder deaktiviert in:
  • Mobiler App: Zeit­erfassungs‑Abläufe zum Hinzufügen von Einträgen (Team, Stundenzettel, Schnelle Aktionen)
  • Web: Stundenzettel‑Ansichten
• Bestehende Abwesenheiten bleiben zur Historie und für Exporte sichtbar, aber neue zukünftige Abwesenheiten können nicht hinzugefügt werden.
• Wenn Sie die Option "Abwesenheit" nicht sehen, ist die Abwesenheitsmeldung in der Regel für Ihren Tenant deaktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator, um Unterstützung zu erhalten. 

Abwesenheiten in der mobilen App verwalten

Für Mitarbeitende

Um eine Abwesenheit für heute zu melden:

1. Öffnen Sie die mobile App und tippen Sie auf "Abwesenheit melden".
2. Wählen Sie die Abwesenheitsart aus.
3. Aktivieren Sie den Schalter für eine ganztägige Abwesenheit, oder geben Sie Start‑ und Endzeit für eine Teil‑Tages‑Abwesenheit ein.
4. Bestätigen Sie mit "Abwesenheit melden".
    

1. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Stundenzettel".
2. Wählen Sie den entsprechenden Tag aus.
3. Tippen Sie auf "Zeiteintrag hinzufügen".
4. Wählen Sie "Abwesenheit"
5. Legen Sie die Art und Dauer fest und bestätigen Sie.
    

1. Wählen Sie in der Registerkarte "Stundenzettel" den betreffenden Tag aus.
2. Tippen Sie auf die drei Punkte neben der Abwesenheit, um sie zu bearbeiten. 

Zusätzliche Informationen:

Der Mitarbeitende kann die Abwesenheit nur erstellen, wenn die ausgewählten Tage innerhalb des verfügbaren Guthabens liegen.

Bei einem einzelnen Mitarbeitenden zeigt die App nun den verbleibenden Restguthaben an, wenn eine begrenzte Abwesenheit ausgewählt wird.

 

Für Administratoren und Vorgesetzte

• Folgen Sie denselben Schritten wie Mitarbeitende.
• Nachdem Sie den Tag ausgewählt haben, wählen Sie zusätzlich den Mitarbeitenden aus, für den Sie eine Abwesenheit hinzufügen oder bearbeiten möchten. 

Zusätzliche Informationen:

• Tage mit Abwesenheiten werden in den Tabs Team und Stundenzettel mit einem „x“-Symbol markiert.
• Genehmigte oder gesperrte Abwesenheiten können nicht bearbeitet werden.
• Wenn die Abwesenheitsmeldung deaktiviert ist, kann die Schaltfläche „Abwesenheit melden“ oder der Tab Abwesenheiten ausgeblendet sein, und neue Abwesenheiten können nicht über die Mobile-App erstellt werden.
• Vorgesetzte können eine Abwesenheit nur erstellen, wenn die ausgewählten Tage innerhalb des verfügbaren Guthabens liegen.
• Administratoren können Abwesenheiten immer erstellen – auch wenn das Limit überschritten wird.

Abwesenheiten im Web verwalten

Abwesenheiten hinzufügen oder bearbeiten

1. Öffnen Sie die Registerkarte "Stundenzettel".
2. Wählen Sie die Woche und den spezifischen Tag für einen Mitarbeitenden aus.
3. Sehen Sie sich die Zusammenfassung der Arbeitszeiteinträge und Abwesenheiten für diesen Tag an.
4. Bearbeiten Sie bestehende Abwesenheiten, indem Sie auf die drei Punkte neben der Abwesenheit klicken.
5. Um eine neue Abwesenheit hinzuzufügen, wählen Sie den Tag aus und klicken Sie in der Tageszusammenfassung auf "Abwesenheit".
6. Wählen Sie je nach Bedarf eine ganztägige oder eine Teil‑Tages‑Abwesenheit. 

Zusätzliche Informationen:

• Sie können nur dann eine ganztägige Abwesenheit melden, wenn es für diesen Tag keine anderen Arbeitszeiteinträge oder Abwesenheiten gibt.
• Wenn die Abwesenheitsmeldung deaktiviert ist, steht die Option "Abwesenheit" nicht zur Verfügung und neue Abwesenheiten (einschließlich zukünftiger Abwesenheiten) können im Web nicht erstellt werden.
• Administratoren können Abwesenheiten jederzeit erstellen oder bearbeiten – auch wenn das jährliche Limit überschritten wird.
• Zukünftige Tage können nicht gesperrt werden, und für zukünftige Daten können (im Web) nur ganztägige Abwesenheiten erfasst werden.