Kosten und Mengen in CrewCenter

Übersicht

Rollen: Administrator, Vorgesetzter, Mitarbeiter | Schnittstelle: Web, Mobil

Kosten & Mengen in CrewCenter ist eine Funktion, die sowohl im Web als auch mobil verfügbar ist und die standardisierte Erfassung von Ausgaben und Leistungsarten im täglichen Arbeitsablauf ermöglicht.

Auf mobilen Geräten können alle Benutzer (Administratoren, Vorgesetzte und Mitarbeiter) Kosten und Mengen im Rahmen ihrer täglichen Tätigkeiten hinzufügen und melden, um eine genaue und konsistente Datenerfassung vor Ort zu gewährleisten.

Im Web haben Administratoren die volle Kontrolle über die Konfiguration und Verwaltung. Dazu gehört eine spezielle Verwaltungsseite, auf der sie Kosten- und Mengentypen erstellen, bearbeiten und organisieren, die Namenskonsistenz wahren und die Verfügbarkeit über Projekte und Teams verwalten können.

Administratoren können auch Funktionseinstellungen steuern, wie das Aktivieren oder Deaktivieren von Kosten & Mengen und die Pflege der Masterliste der Typen. 

 

Aktivieren und Deaktivieren von Kosten & Mengen

Rollen: Administrator | Schnittstelle: Web

Kosten & Mengen sind standardmäßig aktiviert. Benutzer können sie in den allgemeinen Einstellungen deaktivieren (alle kundenorientierten Elemente verschwinden, wenn der Schalter ausgeschaltet ist). Wenn aktiviert, erscheint eine Seite „Kosten & Mengen“ im Navigationsmenü für Administratoren und alle Benutzer können sie mobil sehen.

Hinzufügen von Ausgaben- und Leistungstypen

Rollen: Administrator | Schnittstelle: Web

Wenn die Funktion aktiviert ist, sehen Administratoren eine spezielle Seite „Kosten & Mengen“ im linken Seitenpanel, die alle vorhandenen Ausgaben- und Leistungstypen auflistet.

1. Öffnen Sie den Tab „Kosten & Mengen“

2. Klicken Sie oben auf der Seite auf „Erstellen“: Das Panel „Element hinzufügen“ öffnet sich als Seitenfenster.

    

   

    

3. Wählen Sie die Kategorie aus der Liste oder geben Sie eine neue ein. Klicken Sie dann auf „XXX hinzufügen“, das angezeigt wird, um sie hinzuzufügen. 

4. Geben Sie die erforderlichen Informationen für den Kosten- oder Mengentyp ein, wie zum Beispiel:

• Name
• Code
• Kategorie
• Kostenstelle
• Beschreibung
• Einheit und Wert
• Typ – ob es sich um eine Ausgabe (Geldverbrauch) oder eine Leistung (z. B. gearbeitete Stunden, erledigte Aufgaben) handelt
• Zusätzliche Einstellungen (zum Beispiel: Kommentar erforderlich)

Hinweis: Kategorie und Name sind Pflichtfelder.

Wenn die Kosten einen Wert haben, sollte der Administrator auch die entsprechende Einheit angeben. 

Zum Beispiel: 

• Nächte – für Unterkunftsaufenthalte
• Tage – für Pauschalen oder Mieten
• Stunden – für zeitbasierte Arbeit, 
• Kilometer, Meilen – für zurückgelegte Entfernungen, Kilowattstunden (kWh) für Energieverbrauch
• Währung – für Geldwerte wie Kosten oder Löhne.

Hinweis: Der Wert kann bis zu 15 Stellen vor dem Dezimalpunkt und bis zu 4 Dezimalstellen enthalten.

   4. Klicken Sie auf „Erstellen“, um den neuen Kosten- & Mengentyp zu speichern.

Wichtig:

• Ein neues Element kann nicht erstellt werden, wenn keine Kategorie ausgewählt ist.
• Ein Benutzer kann eine Kategorie nicht entfernen, wenn sie mindestens ein Element enthält.
• Eine Massenbearbeitung von Kategorien oder Einheiten wird derzeit nicht unterstützt. 
• Wenn eine Kategorie oder Einheit mit dem falschen Namen erstellt wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten:
  1. Korrigieren Sie die vorhandene, indem Sie den Namen in den Eigenschaften jeder Kosten- und Mengeneintragung aktualisieren, die denselben Kategorien- oder Einheitsnamen verwendet.
  2. Erstellen Sie eine ganz neue Kategorie/Einheit mit dem korrekten Namen und verwenden Sie stattdessen diese.

Hinzufügen von Kosten & Mengen zu einzelnen Stundenzetteln

Rollen: Administrator, Vorgesetzter | Schnittstelle: Web

Ein Administrator oder Vorgesetzter kann Kosten- & Mengenwerte zu einem einzelnen Stundenzettel-Eintrag hinzufügen – für sich selbst oder für jeden Mitarbeiter innerhalb ihres Accounts. 

1. Gehen Sie zu Stundenzettel.
2. Öffnen Sie den Stundenzettel für den ausgewählten Tag.
3. Wählen Sie ein Projekt aus und geben Sie die Kommen- und Gehen-Zeiten ein.

4. Fügen Sie Kosten & Mengen hinzu.

   

    

5. Wählen Sie die relevanten Kosten- und Mengenelemente aus der Liste durch Ankreuzen aus. 

6. Bestätigen Sie die Auswahl.

    

   

    

7. Passen Sie die Werte bei Bedarf an.
8. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu.

9. Klicken Sie auf „Melden“, um zu speichern.

    

Hinzufügen von Kosten & Mengen zu mehreren Stundenzetteln (Multi-User-Modus)

Rollen: Administrator, Vorgesetzter | Schnittstelle: Web

Ein Administrator oder Vorgesetzter kann Kosten- und Mengenwerte gleichzeitig zu mehreren Stundenzetteln hinzufügen, die zwei oder mehr Tage und zwei oder mehr Mitarbeiter umfassen. Administratoren können diese Aktualisierungen auf alle Mitarbeiter anwenden, während Vorgesetzte nur Mitarbeiter bearbeiten können, die ihnen zugewiesen sind, und auch sich selbst.

Um Stundenzettel-Einträge gleichzeitig hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Stundenzettel.
2. Wählen Sie zwei oder mehr Mitarbeiter aus.
3. Klicken Sie auf „Zeit hinzufügen“.
4. Wählen Sie die Tage aus, für die Sie Zeit, Kosten und Mengen hinzufügen möchten.
5. Wählen Sie ein Projekt aus und geben Sie Kommen- und Gehen-Zeiten ein.

6. Klicken Sie auf „Kosten & Mengen hinzufügen“.

    

   

    

    

7. Wählen Sie die Kosten & Mengen aus der Liste durch Ankreuzen aus. 

8. Bestätigen Sie die Auswahl.

    

   

    

9. Klicken Sie auf „Keine Mitarbeiter“, um Mitarbeiter zuzuweisen. Hier kann der Benutzer auswählen, welchen Mitarbeitern Kosten und Mengen zugewiesen werden sollen.

    

   

    

10. Wählen Sie Alle Mitarbeiter oder bestimmte Mitarbeiter aus der Liste aus.
11. Klicken Sie auf „Bestätigen“.  

12. Passen Sie bei Bedarf die Werte für den Eintrag an.
13. Fügen Sie bei Wunsch einen Kommentar hinzu.
14. Klicken Sie auf „Melden“, um zu speichern.

Bearbeiten von Kosten & Mengen

Rollen: Administrator | Schnittstelle: Web

Ein Administrator kann Kosten und Mengen auf der Seite „Kosten & Mengen“ bearbeiten, nachdem sie erstellt wurden. 

Wenn ein Kosten- oder Mengeneintrag geändert wird, gilt dies nur für zukünftige Einträge; bereits gespeicherte Zeiterfassungen werden nicht beeinflusst.

Um Kosten und Mengen zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zum Tab „Kosten & Mengen“.

2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf die drei Punkte (Menü). 

    

   

    

3. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.

   

    

4. Passen Sie die entsprechenden Felder nach Bedarf an.
5. Klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Hinweis: Wenn Sie einen Kosten- und Mengeneintrag bearbeiten, bleiben zuvor erstellte Einträge unverändert.

Löschen und Deaktivieren von Kosten & Mengen

Rollen: Administrator | Schnittstelle: Web

1. Gehen Sie zum Tab „Kosten & Mengen“.
2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie deaktivieren möchten, und klicken Sie auf die drei Punkte (Menü). 

3. Klicken Sie auf „Deaktivieren“. Der Eintrag wird inaktiv.

    

4. Wählen Sie die Zeile „Inaktiv“ und klicken Sie auf die drei Punkte. Wählen Sie „Löschen“

   

5. Bestätigen Sie die Aktion im Pop-up-Fenster.

Wichtig: Inaktive oder gelöschte Einträge werden nicht mehr als auswählbare Optionen im Stundenzettel angezeigt.

Bestehende Datensätze, die bereits Kosten & Mengen verwenden, bleiben unverändert.

Hinzufügen von Kosten & Mengen auf Mobilgeräten im Live-Modus

Rollen: Administrator, Vorgesetzter, Mitarbeiter | Schnittstelle: Mobil

Alle Benutzer können auf mobilen Geräten Kosten und Mengen hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Bearbeiten von Kosten- & Mengentypen auf Mobilgeräten im Live-Modus

Rollen: Administrator, Vorgesetzter, Mitarbeiter | Schnittstelle: Mobil

Im Live-Modus kann der Benutzer Kosten und Mengen bearbeiten. 

1. Wählen Sie auf dem Live-Bildschirm „Kosten & Mengen bearbeiten“. 
2. Um eine vorhandene Kostenart zu ändern, wählen Sie das Element aus, das Sie ändern möchten. 
3. Aktualisieren Sie den Wert und drücken Sie „Bestätigen“.
4. Um einen neuen Kostenpunkt hinzuzufügen, drücken Sie „Element hinzufügen“. 
5. Wählen Sie das Element aus der Liste aus. 
6. Passen Sie den Wert bei Bedarf an. 
7. Drücken Sie „Weiter“ und dann „Bestätigen“.
    

Löschen von Kosten- & Mengentypen auf Mobilgeräten im Live-Modus

Rollen: Administrator, Vorgesetzter, Mitarbeiter | Schnittstelle: Mobil

Im Live-Modus besteht die Möglichkeit, Kosten & Mengen zu löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie auf dem Live-Bildschirm „Kosten & Mengen bearbeiten“.
2. Wählen Sie das Element aus, das Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf das X-Symbol rechts.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im Pop-up und klicken Sie auf „Löschen“.
4. Schließen Sie das Fenster „Kosten & Mengen“.
    

Exportieren von Kosten & Mengen 

Rollen: Administrator | Schnittstelle: Web

Administratoren können Mitarbeitenden-Stundenzettel mit enthaltenen Kosten- & Mengendaten exportieren.

So geht’s:

1. Gehen Sie zu Stundenzettel.
2. Wählen Sie „Exportieren“.
3. Aktivieren Sie die Option „Kosten & Mengen“.
4. Wählen Sie, ob alle Kategorien oder nur ausgewählte einbezogen werden sollen.
5. Wählen Sie, ob Kosten- & Mengen-Kommentare einbezogen werden sollen.
6. Klicken Sie auf „Exportieren“, um die Datei zu erstellen.

Administratoren können auch aggregierte Kosten- & Mengendaten (C&Q) nach Kategorie in den Mitarbeiter-Stundenzettel-Exporten einbeziehen.

So geht’s:

1. Gehen Sie zu Stundenzettel.
2. Wählen Sie „Exportieren“.
3. Wählen Sie die Vorlage für den Export der Mitarbeitenden-Stundenzettel.
4. Wählen Sie, ob alle Kategorien oder nur ausgewählte einbezogen werden sollen.
5. Wählen Sie, ob Kosten- & Mengen-Kommentare einbezogen werden sollen.
6. Klicken Sie auf „Exportieren“, um die Datei zu erstellen.

Hinweis: Die Datei mit Name, Code, Kostenstelle, Beschreibung, Status, Kategorie, Einheit und Wert wird im CSV-Format auf Ihren lokalen Computer heruntergeladen.

Vorgeschlagene Kategorien für Kosten & Mengen

Rollen: Administrator | Schnittstelle: Web

Administratoren können eine breite Palette von Ausgaben- und Leistungstypen verwalten, einschließlich der folgenden; bitte beachten Sie, dass dies nur eine vorgeschlagene Liste ist und je nach organisatorischen Anforderungen angepasst, erweitert oder zugeschnitten werden kann:

Weitere Informationen

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung von Kosten & Mengen benötigen oder eine Anleitung wünschen, wie Sie die Funktion am besten mit Ihren Teams nutzen, wenden Sie sich bitte an den CrewCenter-Support: support@crewcenter.com.