Jak exportovat časové výkazy z CrewCenter Web

Role: Admin | Rozhraní: Web

Přehled

Export časových výkazů a údajů o absencích v CrewCenter Web vám umožňuje přenášet schválený pracovní čas a absence do mezd, ERP a reportovacích systémů. CrewCenter podporuje jak lidsky čitelné Excelové reporty, tak strojově čitelné formáty ERP/CSV.

Poznámka: Exportované soubory mohou obsahovat osobní údaje. Nakládejte s nimi v souladu s požadavky vaší společnosti na ochranu dat.

Otevření panelu exportu

Přejděte na stránku Časové výkazy v CrewCenter Web.
Vyberte Export v pravém horním rohu.

Výběr šablony exportu

Otevře se panel exportu a kliknutím na Šablony exportu uvidíte dostupné šablony exportu.

CrewCenter nabízí několik šablon exportu:

Šablona exportu BRZ (soubor BRZ)
Časové výkazy zaměstnanců (Excel soubor)
Standardní export CrewCenter (Excel soubor)
MOS’aik (Moser Software GmbH)
Export surových dat (CSV)

Tip: Použijte Excelovou šablonu pro čitelné reporty. Použijte ERP nebo export surových dat při importu dat do jiného systému.

Přiřazení zaměstnanců v exportních reportech
(stejný postup platí pro všechny šablony)

Jakmile jste v menu „Export“, můžete vybrat Všichni zaměstnanci / [X] zaměstnanců (kde X je počet vybraných zaměstnanců)

Na obrazovce výběru zaměstnanců máte následující možnosti:

Vybrat / zrušit výběr všech
Platí následující ikony:
- Všichni zaměstnanci jsou vybráni
- Částečný výběr zaměstnanců
- Žádní zaměstnanci nejsou vybráni
Vybrat pouze určité zaměstnance

Dále máte možnost zkontrolovat vybrané zaměstnance v samostatném zobrazení.

Možnosti třídění: Třídit podle zaměstnance nebo nadřízeného, vzestupně nebo sestupně.

Pro dokončení výběru klikněte na Aktualizovat, nebo pro zrušení výběru klikněte na Zrušit.

Přiřazení projektů v exportních reportech

Uživatel může použít filtr projektů a umožnit reporty pro všechny projekty nebo specifikovat určité projekty podle potřeby.

Pro použití filtru na všechny projekty jednoduše zapněte volbu "Všechny projekty".

Pokud chcete vybrat konkrétní projekty, klikněte na "XX projektů" a vyberte požadované z nabídky.

Výběr časového rámce exportu

(stejný postup platí pro všechny šablony)

Pro definování období exportu otevřete rozbalovací menu Časový rámec exportu.

Jsou k dispozici následující možnosti:

Minulý týden
Vlastní rozsah
Měsíc

Upozornění: Výchozí volba je předchozí celý měsíc:

Použití vlastního rozsahu

Když je vybrán Vlastní rozsah, zobrazí se další pole:

Datum začátku
Datum konce

Zadejte požadovaná data pro vytvoření exportu za specifické časové období.

Šablona časových výkazů zaměstnanců

Zaměstnanci: Vyberte jednoho, více nebo všechny zaměstnance. Pro Časové výkazy zaměstnanců můžete zahrnout několik zaměstnanců do jednoho souboru (až 500).

Časové období: Použijte přednastavení jako minulý týden nebo minulý měsíc, nebo vyberte vlastní rozsah dat. Pro budoucí absence použijte vlastní výběr dat (žádný předdefinovaný filtr).

Formát času: Vyberte, jak se zobrazí délky trvání (například H,MM nebo H:MM).

Pro "Časové výkazy zaměstnanců" není k dispozici zaokrouhlování.

Časové výkazy zaměstnanců – exportovaná data (Excel)

Při exportu časových výkazů zaměstnanců sestává výsledný Excelový soubor z následujících částí.

1. Přehled zaměstnance
Přehled zaměstnance obsahuje jméno zaměstnance.

2. Detaily zaměstnance
Část detailů zaměstnance zahrnuje ID zaměstnance, společnost, přesčasy na začátku, změny a přesčasy na konci.

3. Detaily reportu
Detaily reportu obsahují časové období, měsíc a rok a kalendářní týdny.

4. Tělo reportu
Hlavní část reportu obsahuje následující sloupce: datum, den, začátek, konec, typ, přestávka, plánované hodiny, skutečné hodiny, přesčasy a pracovní čas. Řádky jsou vyhrazeny pro data a souhrnné záznamy.

5. Karty zaměstnanců
Každý vybraný zaměstnanec pro report je exportován do samostatného Excelového listu obsahujícího všechny odpovídající informace.

Šablona standardního exportu CrewCenter

Možnosti konsolidace dat:

Pro standardní export CrewCenter vyberte možnosti seskupení pod "zobrazit výsledky":

Pro každého zaměstnance
Pro každý projekt
Pro každý den

Výběr těchto možností umožní další kritéria výběru pro typy času a datová pole.
Je povoleno více seskupení a musí být vybrán alespoň jeden typ exportovaného pole.

Dostupné typy času a pole pro export

Zobrazit výsledky: Pro každého zaměstnance, Pro každý projekt, Pro každý den

Zahrnout typy času: Celkový pracovní čas, Docházka, Normální práce, Přestávka, Absence, Speciální typy času, Přesčasy (včetně úprav), Ruční úpravy přesčasů, Kódy nákladů

Další datová pole: Čas začátku a konce, Datum začátku a konce, Den v týdnu, Společnost zaměstnance, Role zaměstnance, Přiřazený nadřízený, ID projektu, Stav projektu, Místo projektu, Komentáře, Kategorie záznamu, Kód docházky, Kód absence, Délka a typ pouze docházek, Délka pouze absencí

Zaokrouhlování: Vyberte mezi žádným zaokrouhlováním, čtvrt hodinou, půl hodinou nebo celou hodinou.
Toto nemění uložená data.

Tip: Zapněte časový rozsah pro zobrazení konkrétního pracovního období.

Pole v exportovaném Excelovém listu budou odpovídat výběrům provedeným v menu exportu:

Exporty ve formátu H:MM s čárkovými oddělovači budou okamžitě zobrazovat kladné i záporné hodnoty:

Nicméně export ve formátu H:MM může v Excelu způsobit skryté hodnoty:

Pro opravu tohoto problému postupujte podle pokynů v následujícím článku:

Jak opravit ######## a správně zobrazit záporné časové hodnoty v exportech CrewCenter Excel

Export pro ERP integraci

Šablona exportu BRZ:

Použijte při importu dat CrewCenter do ERP systému BRZ.

Poznámka: Nezasahujte do BRZ souborů před importem.

Export MOS’aik:

Ujistěte se, že je nastaven externí tenant ID a že datové střediska nákladů/projekty odpovídají požadavkům MOS’aik. Výstupem je textový soubor s tabulátorovým oddělovačem v kódování UTF-8 s pevnými sloupci.

Šablona exportu surových dat (CSV)

Vytváří ZIP archiv s CSV soubory pro pracovní záznamy, absence, zaměstnance, projekty a kódy nákladů/speciální podmínky.
Data obsahují přesné, nezaokrouhlené časové záznamy tak, jak byly zaznamenány.

Příklady:

Employees.csv

Extended work log.csv

Projects.csv

work log.csv

Uložení preferencí exportu

CrewCenter si pamatuje vaše nastavení exportu pro každou šablonu. To zahrnuje preference jako:

Formáty času
Možnosti zaokrouhlování
Vybraná datová pole
Další konfigurace exportu

Při dalším exportu dat pomocí stejné šablony se dialog exportu automaticky načte s vašimi předchozími nastaveními. To snižuje manuální zadávání a urychluje opakované exporty.

Poznámka: Každá šablona exportu uchovává pouze jednu sadu uložených preferencí na šablonu.

Tipy pro výběr správného exportu

Použijte standardní export CrewCenter pro flexibilní souhrny.
Použijte časové výkazy zaměstnanců pro měsíční reporty ve stylu mezd.
Použijte BRZ nebo MOS’aik pouze pokud váš ERP tým tyto formáty importuje.
Použijte pouze surová data (CSV) pro integrace nebo analýzu dat.