Přehled
Role: Admin, Supervisor | Rozhraní: Web
Pro otevření nastavení účtu CrewCenter klepněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu. Po otevření nastavení se uživatel automaticky přepne do zobrazení Obecné (nastavení účtu).
V nastavení najdete sedm záložek:
- Obecné
- Rozvrhy
- Státní svátky
- Automatizace
- Typy času
- Hlášení absencí
- Export dat nájemce
Nastavení |
Dopad |
Použít když |
Zakázat pokud |
Tip / Důležité |
|---|---|---|---|---|
| Stavební deník | Povoluje denní reportování projektů z mobilu | Potřebujete dokumentaci staveniště, denní záznamy nebo reportování | Reportování se nepoužívá | Pomáhá při auditech a transparentnosti projektu |
| Geolokace | Sleduje polohu zaměstnance při příchodu a odchodu | Právní požadavek nebo sledování pracovníků v terénu | Existují obavy o soukromí nebo není potřeba | Zajistěte soulad s GDPR a informujte zaměstnance |
| Kódy nákladů | Umožňuje přiřazení času k nákladovým kategoriím | Finanční sledování, rozpočtování, kontrola nákladů projektu | Není potřeba rozdělení nákladů | Kódy nákladů pomáhají dlouhodobě lépe přehlednout finance projektu |
| Náklady a množství | Podporuje pokročilé sledování nákladů/množství | Plánování pokročilého materiálového reportování | Zatím nerelevantní | Mějte jasný přehled odrážející standardizovaný seznam materiálu |
| Mobilní tvorba projektů | Řídí, kdo může vytvářet projekty v mobilu | Supervizoři potřebují flexibilitu na místě | Chcete přísnou kontrolu projektů | Doporučená praxe je omezit přístup pouze na administrátory nebo supervizory |
| Pracovní rozvrhy | Definuje očekávané pracovní hodiny → ovlivňuje přesčasy, absence, mzdy | Vždy vyžadováno | Nikdy (základní funkce) | Základ všech výpočtů času. Nejlepší je definovat co nejdříve. |
| Více rozvrhů | Podporuje různé pracovní smlouvy zaměstnanců | Částečný úvazek, plný úvazek, různé země | Vzhledem k tomu, že všichni noví zaměstnanci jsou automaticky přiřazeni k "výchozímu" rozvrhu, měly by být více rozvrhů vytvářeny pouze pokud výchozí rozvrh neplatí pro všechny. | Jeden zaměstnanec může mít přiřazen pouze jeden rozvrh |
| Doba přestávky a tolerance | Označuje odchylky v pracovní době a přestávkách | Monitorování souladu a detekce chyb | Když je přijatelné flexibilní zacházení s přestávkami a není potřeba přísný dohled. |
Malá tolerance = přísná kontrola; větší = větší flexibilita zaměstnanců při přestávkách |
Nastavení |
Dopad |
Použít když |
Zakázat pokud |
Tip / Důležité |
| Kalendář státních svátků | Zobrazuje svátky a ovlivňuje sledování času | Vždy potřeba pro plánování a dodržování předpisů | Nikdy nedoporučeno | Udržujte roční kalendáře na začátku každého roku |
| Přepsání svátků (0 hodin) | Veškeré odpracované hodiny na svátky se počítají jako přesčas | Platí standardní pravidla pro svátky | Svátky se považují za běžné pracovní dny | Ve výchozím nastavení povoleno, ale pokud je zakázáno, může to v některých případech vyžadovat více manuálních úprav během roku |
| Přednastavené přestávky (Automatizace) | Automaticky přidává přestávky, zajišťuje dodržování pravidel | Právní požadavky na přestávky nebo časté uživatelské chyby | Zaměstnanci zaznamenávají přestávky ručně a přesně, s osobní odpovědností za zaznamenání začátku a konce přestávky. | Udržujte záznamy jasně oddělené a uspořádané. |
| Firemní vs osobní přestávky | Firemní = standardizované, Osobní = flexibilní | Dodržování pravidel (firemní) nebo flexibilita (osobní) | Není potřeba standardizace | Uživatelé si mohou zcela vypnout Přednastavené přestávky a nastavit je jako "Neaktivní", pokud nechtějí, aby se jim přestávky automaticky přidávaly do výkazu času. |
| Speciální typy času | Povoluje sledování nestandardní práce (školení, cestování atd.) | Potřeby podrobného reportování nebo souladu | Stačí běžná pracovní doba; není potřeba zaznamenávat speciální čas. |
Udržujte názvy jasné a sladěné s reportováním |
Nastavení |
Dopad |
Použít když |
Zakázat pokud |
Tip / Důležité |
| Vlastní názvy typů času | Sladí systémové kategorie s terminologií společnosti | Integrace s mzdovými/reportingovými systémy | Výchozí názvy jsou dostačující | Vyhněte se častému přejmenovávání. Časté změny mohou narušit konzistenci reportů a způsobit zmatky v historických datech. |
| Typy absencí | Strukturuje sledování absencí (dovolená, nemocenská atd.) | Vždy potřeba pro HR řízení | Nikdy nedoporučeno | Standardizujte napříč organizací |
| Limity absencí | Určuje povolené absence za rok | Sledování nároku (dny dovolené) | Limity na dovolenou nejsou relevantní nebo jsou spravovány externím systémem. | Limity nejsou přísné (pouze informativní) |
| Požadovat komentáře (absence) | Přidává kontext k záznamům absencí | Nemocenská nebo zvláštní případy | Není potřeba u jednoduchých typů absencí nebo pokud existují obavy o soukromí ohledně sdílení důvodu absence | Zlepšuje sledovatelnost auditu |
| Zakázat hlášení absencí | Úplně skryje funkci absencí | Externí HR systém spravuje absence | Absence by měly být sledovány v CrewCenter | Zakázáním se odstraní viditelnost pro uživatele, zaměstnanci a manažeři již nebudou vidět ani spravovat absence v CrewCenter |
| Export dat nájemce | Exportuje kompletní systémová data (CSV) | Audity, reportování, zálohy, migrace | Zakázání není možné. | Pravidelné exporty = nejlepší praxe zálohování dat a připravenost na obnovu |
| Využití exportovaných dat | Povoluje externí analýzu a sledování souladu | BI nástroje, právní požadavky, archivace | Není potřeba externí reportování | Užitečné pro migraci systému a audity |
Obecné
Obecná nastavení nájemce zahrnují informace o časovém pásmu nájemce, které je definováno při vytvoření nájemce a nelze jej později změnit.
V této sekci může správce:
- Povolit nebo zakázat Stavební deník pro umožnění tvorby denních projektových zpráv
- Povolit nebo zakázat Geolokaci pro sledování údajů o poloze
- Povolit nebo zakázat Kódy nákladů pro umožnění přiřazení času ke specifickým kódům nákladů
- Povolit nebo zakázat Náklady a množství pro umožnění přidávání nákladů a množství v denním sledování času
Navíc může správce rozhodnout, zda je povoleno přidávat projekty přes mobilní aplikaci pro administrátory, supervizory a zaměstnance.
Rozvrhy
Roční pracovní rozvrh v CrewCenter umožňuje administrátorům definovat očekávané pracovní hodiny pro každý den v roce. To zajišťuje přesný výpočet přesčasů, absencí a mezd pro všechny zaměstnance. Pochopení a správa těchto rozvrhů je nezbytná pro dodržování předpisů a efektivní řízení pracovní síly v prostředí stavebnictví.
Administrátoři mohou vytvářet více pracovních rozvrhů, například pro zaměstnance na částečný a plný úvazek. Nicméně každý zaměstnanec může mít přiřazen pouze jeden pracovní rozvrh současně.
V této sekci mohou administrátoři také definovat očekávaný celkový čas přestávek a nastavit tolerance jak pro pracovní dobu, tak pro přestávky. Pokud zaměstnanec odpracuje méně nebo více hodin než je očekáváno, nebo pokud délka jeho přestávky překročí definovanou toleranci, v časovém listu se zobrazí indikátor. To pomáhá správcům a supervizorům rychle identifikovat, kdy pracovní doba nebo přestávky odchylují od očekávaného rozsahu.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Úvod do ročního pracovního rozvrhu
Státní svátky
Kalendář státních svátků v CrewCenter umožňuje administrátorům definovat a spravovat státní svátky pro zaměstnance v konkrétním roce. Tato funkce zajišťuje přesné sledování času, dodržování místních předpisů a podporuje plánování pracovní síly tím, že zviditelňuje státní svátky v kalendářích zaměstnanců.
Funkce státních svátků umožňuje vytváření kalendářů svátků, každý s unikátním názvem a seznamem svátků (datumy a názvy). Tyto kalendáře lze přiřadit zaměstnancům, což usnadňuje správu a referenci státních svátků pro daný rok, protože každý kalendář je specifický pro rok a může být každoročně aktualizován.
Kalendář státních svátků umožňuje administrátorům přepsat očekávanou pracovní dobu na 0 hodin. I když pracovní rozvrh běžně přiřazuje X pracovních hodin v daný den, systém považuje jakékoli odpracované hodiny za přesčas. Tento přepínač je ve výchozím nastavení aktivován pro nové i stávající kalendáře svátků.
S aktivním přepsáním jsou všechny odpracované hodiny zadané do časového listu - ať už v režimu živého zápisu nebo dodatečném zápisu - správně identifikovány a vypočítány jako přesčas.
Státní svátky jsou v časovém listu zobrazeny jako indikátor na příslušný den.
Automatizace a přednastavené přestávky
Administrátoři mohou aktivovat a konfigurovat firemní přednastavené přestávky pomocí webového rozhraní. Uživatelé si mohou vybrat mezi firemními, osobními přestávkami nebo jejich vypnutím. Přednastavené přestávky se automaticky přidávají do výkazů času a ověřují se, aby nedocházelo k překrývání, což zajišťuje dodržování firemních pravidel.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Úvod do přestávek
Poznámka: Automatizované přestávky se nepřekrývají s jinými záznamy, takže je lze přidat pouze, pokud není zaznamenán žádný jiný čas.
Typy času
Speciální typy času jsou kategorie používané k zaznamenávání nestandardních pracovních hodin, jako je doba jízdy, školení nebo jiné aktivity, které nejsou běžnou pracovní dobou nebo přestávkami. Tyto typy jsou k dispozici k výběru, když zaměstnanci zaznamenávají svůj čas v CrewCenter, což usnadňuje zachycení všech relevantních pracovních aktivit.
Existují čtyři předdefinované speciální typy času:
- Docházka
- Celková práce
- Normální práce
- Přestávka
Administrátor může každému z těchto typů přiřadit vlastní kódové označení.
Zaměstnanci mohou vybírat speciální typy času při příchodu nebo odchodu z práce, nebo při dodatečném zadávání času. To zajišťuje, že veškerá odvedená práce, včetně činností mimo běžné povinnosti, je přesně sledována. Speciální typy času podporují dodržování pracovněprávních předpisů a pomáhají organizacím analyzovat, jak je čas rozdělen mezi různé aktivity.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Speciální typy času v CrewCenter
Hlášení absencí
Administrátoři mohou definovat typy absencí, nastavit roční limity, přiřadit je zaměstnancům nebo skupinám a rozhodnout, zda jsou vyžadovány komentáře. Správa absencí je dostupná pouze na webu pro konfiguraci. Administrátoři mohou překročit limity absencí, protože tyto limity slouží spíše jako vodítko než jako přísný strop. Pokud je hlášení absencí zakázáno, uživatelé nemohou vytvářet nové absence a záložka Absence je skryta.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Jak spravovat absence v CrewCenter Web a Mobile
Export dat nájemce
Nastavení nájemce a dynamická data - včetně pracovních rozvrhů, přestávek, absencí a kódů nákladů - jsou denně exportována jako CSV soubory pro analytické účely.
Administrátoři mohou snadno shromáždit všechny informace ze svého účtu jedním kliknutím.
Jak exportovat data nájemce
Pro export dat nájemce klikněte na „Exportovat data nájemce“ v pravém horním rohu. Soubor bude stažen do vašeho zařízení.
Exportovaná složka obsahuje samostatné CSV soubory s daty zaměstnanců a systému:
- absence
- app_settings
- break
- break_rule
- cost_code
- cost_code_period
- cost_component
- employee
- project
- special_condition
- tenant_settings
- tenant_user
- time_types
- work_period
- work_period_edition
- work_time_setting
Proč exportovat data nájemce?
Administrátoři mohou chtít exportovat data nájemce, včetně všech informací o účtu a zaměstnancích, z několika důvodů:
- Audit a dodržování předpisů: Pro udržení kompletního záznamu o používání systému, datech zaměstnanců a provozní historii pro interní nebo externí audity.
- Zálohování a archivace dat: Pro zajištění bezpečné kopie všech dat mimo systém pro dlouhodobé uchovávání nebo kontinuitu podnikání.
- Uzavření účtu nebo odchod: Pokud organizace přestane aplikaci používat, export dat zajistí pokračující přístup k historickým informacím před tím, než již nebudou v systému dostupné.
- Reportování a analýza: Pro analýzu dat pracovní síly, pracovních rozvrhů nebo vzorců docházky v externích nástrojích.
- Migrace do jiného systému: Pro usnadnění přenosu dat při přechodu na jinou platformu nebo HR systém.
- Právní nebo regulační požadavky: Pro splnění zákonů vyžadujících uchovávání nebo předkládání záznamů o zaměstnancích a provozu.