Bautagebuch (Tagesberichte) und Vorlagen

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    Übersicht

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    Bautagesberichte (Tagesberichte) in CrewCenter bieten eine digitale, standardisierte Möglichkeit, tägliche Aktivitäten auf Bauprojekten zu dokumentieren und zu teilen. Diese Funktion ersetzt manuelle Papierberichte und ermöglicht es Teams, Arbeitsstunden, Wetter, Vorfälle und den Projektfortschritt mit Fotodokumentation zu verfolgen. Das Bautagebuch (Tagesberichte) ist sowohl auf Web- als auch auf mobilen Plattformen verfügbar und unterstützt eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro.

    Hinweis: Es muss mindestens ein Projekt erstellt werden, damit das Bautagebuch (Tagesberichte) sichtbar ist.
     

    Wichtige Funktionen des Bautagebuchs (Tagesberichte)

    Datenerfassung
    Erfassen Sie detaillierte Projektdaten, indem Sie vorhandene Zeiterfassungen und zugehörige Informationen – Arbeitskräfte, Dauer, Kostenstellen, Materialien und Ausgaben – mit zusätzlichen Eingaben zusammenführen. Dazu gehören Fotos, die mit dem Projekt und Datum verknüpft sind, sowie manuelle Einträge wie Wetter, Kommentare, Checklistenpunkte und optionale Unterschriften.

    Mobile Freigabe
    Berichte auf dem Mobilgerät unterschreiben und als PDF speichern.

    PDF-Zugriff
    Auf Bericht-PDFs von jeder Plattform aus zugreifen und sie teilen.

    Vorlagensynchronisierung
    Vorlageneinstellungen aus dem Web werden auf Mobilgeräten berücksichtigt (z. B. bleiben ausgeblendete Felder ausgeblendet).

    Zugriffskontrolle
    Nur Supervisoren (Projektmanager) und Admins haben Zugriff auf alle Bautagebücher (Tagesberichte).

     

    Wichtige Funktionen und Benutzerrollen

    Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die verfügbaren Berechtigungen in der CrewCenter-Anwendung, abhängig von der Benutzerrolle. Die Tabelle zeigt, welche Aktionen von Administratoren, Supervisoren und Mitarbeitern ausgeführt werden können.
     
    Aktion Admin Supervisor 
    (als Projektmanager)*     		Mitarbeiter
    Bautagebuch aktivieren/deaktivieren 

     

    Ja

    Nein

     

    Nein
    Berichte erstellen, bearbeiten und teilen

    Ja
    Vorlagen verwalten
    Firmenlogo hinzufügen
    PDF drucken oder exportieren
    Daten anzeigen und hinzufügen
    Berichte anzeigen und bearbeiten
    PDFs unterschreiben und teilen
    Web-Vorlageneinstellungen berücksichtigen

    *Hinweis: Nur Supervisoren, die mindestens einem Projekt zugewiesen sind, können das Bautagebuch (Tagesberichte) anzeigen.

    So erstellen und verwalten Sie Projektberichte im Bautagebuch (Tagesberichte)

    Rollen: Admin | Oberfläche: Web

     

    Bautagebuch (Tagesberichte) aktivieren 

    1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen.

    2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ den Schalter für das Bautagebuch (Tagesberichte).

       

     

    Einen Projektbericht im Bautagebuch erstellen 

    Rollen: Admin | Oberfläche: Web

     

    Das Erstellen eines täglichen Projektberichts in CrewCenter hilft dabei, alle wichtigen Aktivitäten, Arbeitskräftedaten und Baustellenbedingungen für jeden Tag zu dokumentieren. Dieser Prozess gewährleistet genaue Aufzeichnungen und unterstützt Compliance, Kommunikation und Projektverfolgung. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihren Bericht im Bautagebuch (Tagesberichte) zu erstellen und zu verwalten:

    1. Melden Sie sich auf der Webplattform an und wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Bautagebuch (Tagesberichte)“ aus.
    2. Klicken Sie auf „Bericht erstellen“.
    3. Wählen Sie das Projekt aus.
    4. Wählen Sie das Datum aus. 
       
      Hinweis: Das heutige Datum ist standardmäßig eingestellt.
       
    5. Wählen Sie bei Bedarf eine Vorlage aus der Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen Bericht ohne Vorlage. 
    6. Fügen Sie einen Berichtstitel hinzu (optional). 
    7. Laden Sie das Firmenlogo hoch, das im Bericht angezeigt werden soll (optional). 
    8. Wetterdetails werden automatisch anhand des Projektstandorts und des Datums ausgefüllt. Die Wettereinheiten (Celsius oder Fahrenheit) werden automatisch entsprechend der ausgewählten Sprache aktualisiert.
    9. Arbeitsstunden und Pausen der Mitarbeiter werden aus den erfassten Zeiterfassungen übernommen. Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Stunden erfasst wurden, und enthält nur Mitarbeiter, die Zeiterfassungen eingereicht haben. Wenn keine Stunden erfasst wurden, bleibt der Bereich leer.

      )
       
      Hinweis: Der Admin kann auswählen, ob alle Mitarbeiter oder jeweils nur 12 Mitarbeiter angezeigt werden sollen. Klicken Sie dazu auf „Alle anzeigen“ oder „Ausblenden“.

     

    1. Arbeitszeitarten, Kostenstellen, Kosten und Mengen sowie Kommentare der Mitarbeiter werden ebenfalls automatisch aus den erfassten Zeiterfassungen übernommenn. Wenn keine Daten erfasst wurden, bleibt der Bereich leer. 

    Hinweis: Admins können im Widget „Zeitarten“ zwischen regulären und ausgeschlossenen Zeiteinträgen unterscheiden. Ausgeschlossene Einträge sind entsprechend gekennzeichnet und können über ein Kontrollkästchen ein- oder ausgeblendet werden. Sie werden nicht zur Summe der zahlbaren Stunden gerechnet.

     

    1. Fügen Sie unter „Zusätzliche Daten“ weitere Daten hinzu (z. B. Beobachtungen oder Details zur Baustelle). 

      Hinweis: Dokumentieren Sie die Exposition gegenüber Gefahren. Verwenden Sie beispielsweise den Abschnitt „Zusätzliche Daten“, um relevante Gefahren am Arbeitsplatz oder Expositionsbedingungen wie übermäßigen Lärm, Staub, Dämpfe oder andere potenziell schädliche Bedingungen zu dokumentieren. Die Aufzeichnung dieser Informationen im Tagesbericht kann dazu beitragen, eine klare Dokumentation der Baustellenbedingungen zu führen und die Sicherheit der Mitarbeiter, Folgemaßnahmen sowie geltende gesetzliche oder arbeitsschutzrechtliche Meldepflichten zu unterstützen.
       
    2. Fügen Sie bei Bedarf Checklisten hinzu (z. B. Sicherheits- oder Materialchecklisten). 

    3. Fügen Sie eine Unterschrift hinzu, indem Sie Ihren Namen eingeben, oder laden Sie Unterschriften von Ihrem Computer hoch, um sie in den Bericht aufzunehmen.

       

     

    14. Kosten und Mengen hinzufügen 

     

     

    Alle Fotos aus der Fotobibliothek mit übereinstimmendem Datum und Projekt werden automatisch geladen.

    Um Elemente aus der Fotodokumentation hinzuzufügen, öffnen Sie die Registerkarte „Fotos“ und verknüpfen Sie das Bild für das entsprechende Projekt und Datum mit dem Bautagebuch (Tagesbericht).
     
    A. Öffnen Sie die Registerkarte „Fotos“.
    B. Wählen Sie das gewünschte Bild aus.
    C. Klicken Sie auf das rote Stift-Symbol (Bearbeiten), um mit der Bearbeitung zu beginnen.
     

     

    D. Wählen Sie das Datum und das Projekt aus.
    E. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken. 
     
     
     
    Das Bild wird nun im Bautagebuch (Tagesbericht) für den ausgewählten Tag angezeigt.
     
    Die zweite Möglichkeit, ein Bild hinzuzufügen, besteht direkt auf der Seite des Tagesberichts. Tippen Sie dazu im Abschnitt „Fotos“ unten auf der Seite auf die Schaltfläche „+“.
     
     
    Hinweis:  Bilder, die direkt zum Bautagebuch (Tagesbericht) hinzugefügt werden, werden nur vorübergehend für die Erstellung des Tagesberichts gespeichert. Wenn Sie das Berichtsdatum ändern, die Seite wechseln oder die Seite aktualisieren, verschwinden diese Bilder. Um Fotos dauerhaft im Bericht zu speichern, laden Sie sie in den Abschnitt „Fotos“ hoch. Direkt zum Bautagebuch hinzugefügte Bilder werden nicht in der Fotobibliothek gespeichert.
     

    Sobald alle Daten eingegeben wurden, kann der Benutzer den Bericht als PDF speichern oder als Entwurf speichern, um später fortzufahren.

     

    So speichern Sie den Bericht als PDF

     

    Benutzer können den Bericht als PDF speichern, indem sie oben rechts auf „PDF speichern“ klicken. 

     

    Eine Meldung mit dem Text „PDF erstellt: Herunterladen“ wird angezeigt. Die Datei wird erstellt und kann durch Klicken auf „Herunterladen“ auf die lokale Festplatte heruntergeladen werden.
     

     

    Die Datei wird standardmäßig im Ordner „Downloads“ gespeichert.

    Dateiname: Das heruntergeladene PDF wird automatisch anhand des Berichtsdatums und des Projektnamens benannt, zum Beispiel: 2026-10-15_ProjectName_Daily_Report.pdf. 

    Hinweise: 

    • PDF-Exporte des Bautagebuchs werden im Hintergrund verarbeitet, sodass Sie weiterarbeiten können. Sie werden benachrichtigt, sobald die Datei bereit ist, oder können ihren Status prüfen, um sie herunterzuladen. Dadurch werden Zeitüberschreitungen bei großen Berichten verhindert.
    • Es gelten Beschränkungen für gleichzeitige Exporte: 1 für kostenlose Testversionen, 10 für zahlende Mandanten.

     

    Alle gespeicherten PDFs finden Sie in der Registerkarte „PDF-Berichte“ in der oberen Navigationsleiste des Bautagebuchs (Tagesberichts). PDF-Berichte werden dauerhaft gespeichert, sofern sie nicht manuell vom Benutzer gelöscht werden. In der Regel hat ein Supervisor, der als benannter Projektleiter Zugriff besitzt, das Recht, die Berichte zu ändern oder zu löschen.
    Benutzer können alle Projekte anzeigen oder die Ergebnisse filtern, indem sie ein oder mehrere bestimmte Projekte auswählen. 
    Stellen Sie sicher, dass das Datum oben rechts auf den gewünschten Wert eingestellt ist.
     

     

    Standardmäßig werden Berichte für den aktuellen Monat angezeigt. Um dies zu ändern, klicken Sie oben rechts auf den Monatsnamen und wählen Sie Berichte für einen bestimmten Tag, eine Woche, einen Monat oder einen benutzerdefinierten Datumsbereich aus.

     

    Benutzer können ihren Fortschritt auch speichern, indem sie auf „Entwurf speichern“ klicken und später zum Bericht zurückkehren.

     

    Der Entwurf wird innerhalb der Anwendung gespeichert. Um ihn anzuzeigen und den Bericht fertigzustellen, gehen Sie zur Registerkarte „Bautagebuch (Tagesberichte)“ und öffnen Sie das Datum, an dem Sie mit der Erstellung des Berichts begonnen haben.

    Hinweis: Benutzer können viele PDFs erstellen, auch für dasselbe Datum. 

     

    So verwalten Sie PDF-Dateien

    Rollen: Admin, Supervisor  | Oberfläche: Web

     

    Alle im PDF-Format gespeicherten Dateien werden in einer separaten Registerkarte „PDF-Berichte“ angezeigt. Sie können ohne Begrenzung gespeichert werden, auch mehrere pro Tag. 

    Admins und Supervisoren können jeden Bericht mit einem einzigen Klick schnell in der Vorschau anzeigen und die Ansicht durch Klicken außerhalb des Berichts schließen.

     

    Auf dieser Seite können Admins und Supervisoren einen PDF-Bericht anzeigen, drucken, herunterladen oder löschen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte rechts neben der Berichtszeile und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.

     

    Wenn der Benutzer die Option „Anzeigen“ auswählt, wird das PDF geöffnet und unten ein Bedienfeld mit zusätzlichen Aktionen angezeigt: Teilen, Herunterladen, Drucken oder Vorschau schließen.

     

    Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

    Teilen: Mit der Option „Teilen“ kann der Benutzer den PDF-Bericht per E-Mail oder über verfügbare Kommunikations-Apps wie Microsoft Teams oder WhatsApp teilen.

    Drucken: Mit der Option „Drucken“ kann der Benutzer den PDF-Bericht drucken.

    Herunterladen: Mit der Option „Herunterladen“ wird der PDF-Bericht auf dem lokalen Computer des Benutzers gespeichert.

    Schließen: Berichtansicht schließen.

     

    Mehrere Berichte können auch für den Sammeldownload als ZIP-Datei oder zum Sammellöschen ausgewählt werden. Für das Sammellöschen ist eine zusätzliche Bestätigung erforderlich.
     

     

    So laden Sie PDF-Berichte gesammelt herunter:

    1. Wählen Sie die gewünschten PDF-Berichte aus.
    2. Klicken Sie auf „Herunterladen“.

    Die PDF-Berichte werden auf Ihrem Computer gespeichert.

     

     

    So löschen Sie PDF-Berichte gesammelt:

    1. Wählen Sie die gewünschten PDF-Berichte aus.
    2. Klicken Sie auf „Löschen“.

     

    So verwalten Sie Vorlagen

    Rollen: Admin, Supervisor  | Oberfläche: Web

     

    Benutzer können eine Vorlage für das Bautagebuch (Tagesberichte) erstellen und für jeden neuen Bericht wiederverwenden, sodass vordefinierte (statische) Daten automatisch eingetragen werden. 

     

     

    So erstellen Sie eine Vorlage:

    1. Gehen Sie zur Registerkarte „Vorlagen“ in der oberen Navigationsleiste des Bautagebuchs (Tagesberichte).
    2. Klicken Sie oben oder in der Mitte des Bildschirms auf „Erstellen“. 
    3. Legen Sie fest, welche Abschnitte sichtbar oder ausgeblendet sein sollen. Um einen Abschnitt auszublenden, klicken Sie auf „Ausblenden“. Verfügbare Abschnitte sind: Wetter, Mitarbeiter, Zeitarten, Kostenstellen, Kommentare, zusätzliche Daten, Checklisten, Unterschriften, Fotos.
    4. Fügen Sie optional Wetterkommentare, zusätzliche Daten, Checklisten und Unterschriften hinzu. Diese werden automatisch in jeden Bericht aufgenommen, der aus der Vorlage erstellt wird. 
    5. Klicken Sie auf „Bestätigen“. 
    Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie die Metadaten der Vorlage hinzufügen können. 
     
    1. Geben Sie den Namen der Vorlage ein.
    2. Fügen Sie optional einen Berichtsnamen und eine Beschreibung hinzu. 
    3. Laden Sie ein Logo von Ihrem Computer hoch und passen Sie bei Bedarf die Akzentfarbe des PDFs an. 
    4. Wählen Sie aus, ob die Vorlage allen Projekten oder einem bestimmten Projekt zugewiesen werden soll. 
    5. Klicken Sie auf „Bestätigen“, um die Vorlage zu speichern.
    Hinweis: Benutzer können mehrere Vorlagen erstellen. Es gibt keine Begrenzung.
     
    Wichtig: Die Option zum Löschen von Vorlagen wird in zukünftigen Versionen verfügbar sein.
     

    So verwalten Sie das Bautagebuch (Tagesberichte) auf Mobilgeräten

    Rollen: Admin, Supervisor  | Oberfläche: Mobil

     

    Admins und Supervisoren haben auf Mobilgeräten Zugriff auf das Bautagebuch.

    Um das Bautagebuch (Tagesberichte) zu öffnen, öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie Bautagebuch (Tagesberichte) aus. Eine Liste der Einträge der letzten 15 Tage wird angezeigt. Um einen bestimmten Tagebucheintrag anzuzeigen, wählen Sie oben das Projekt und tippen Sie anschließend auf das gewünschte Datum.

    Benutzer können das Bautagebuch (Tagesberichte) unterschreiben und als PDF zur Weitergabe oder Aufbewahrung erstellen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

     

     

    1. Öffnen Sie das Bautagebuch (Tagesberichte) über das Anwendungsmenü.
    2. Wählen Sie oben das Projekt aus.
      • Das zuletzt erstellte Projekt ist standardmäßig ausgewählt.
      • Wenn Sie Zugriff auf mehrere Projekte haben, wählen Sie das passende aus.
    3. Wählen Sie das Datum aus, für das Sie das Bautagebuch erstellen möchten.
    4. Überprüfen Sie den Abschnitt „Zusätzliche Daten“ und gehen Sie die Checkliste durch, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und korrekt sind.
    5. Speichern Sie das Tagebuch als Entwurf, wenn Sie es später weiterbearbeiten möchten (optional).
    6. Fügen Sie die erforderlichen Unterschriften hinzu.
    7. Speichern Sie den Entwurf bei Bedarf erneut oder wählen Sie „PDF erstellen“, um das Bautagebuch (Tagesberichte) sofort zu erstellen.
    8. Überprüfen Sie das erstellte PDF. Es enthält:
      • Automatisch aus dem Web geladene Zeit- und Anwesenheitsdaten
      • Zeitarten
      • Kostenstellen
      • Kommentare
      • Zusätzliche Daten
      • Ausgefüllte Checkliste
      • Alle hinzugefügten Unterschriften
      • Bilder
    9. Teilen Sie das PDF über Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode und/oder schließen Sie das Bautagebuch.

    Hinweis: Der Admin kann in der Vorlage festlegen, wer das Dokument unterschreiben muss. Um einen standardmäßigen Ablauf festzulegen, füllen Sie den Abschnitt „Unterschriften“ der Vorlage aus und geben Sie den Namen der verantwortlichen Person an (z. B. immer der Projektmanager). Der Admin kann die Namen der Unterzeichner vorausfüllen. Diese können jedoch später geändert oder aktualisiert werden. Benutzer sollten daher sicherstellen, dass sie nicht im Namen einer anderen Person unterschreiben. Alternativ kann der Admin eine projektspezifische Vorlage mit den für dieses Projekt bestimmten Unterzeichnern erstellen.

     

    WICHTIG: Der Zugriff für den Supervisor wird nur gewährt, wenn er oder sie als Projektmanager zugewiesen ist.

    Um einem bestimmten Supervisor den Zugriff zu gewähren, befolgen Sie bitte die folgenden Anweisungen:

    1. Navigieren Sie zur Registerkarte „Projekte“.
    2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol rechts neben dem ausgewählten Projekt.
    3. Wählen Sie den Supervisor im Feld „Projektmanager“ aus der Liste der Mitarbeiter aus.

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