Zuschläge

Überblick

Zuschläge werten Zeiterfassungen automatisch anhand gesetzlicher oder vertraglicher Vergütungsregeln aus und erfassen die Ergebnisse in strukturierten Lohnartenkonten. Mit dieser Funktion können Bauunternehmen die Berechnung von Überstunden, Nachtzuschlägen und Feiertagsvergütungen automatisieren und die manuelle, Excel-basierte Erfassung durch ein prüfbares und exportfähiges System ersetzen.

1. Statusreihenfolge: Jeder Eintrag beginnt mit Vorschau. Nach der Prüfung wechselt er zu In Prüfung, und sobald er an die Lohnbuchhaltung gesendet wurde, wird er zu An Lohnbuchhaltung gesendet. Sie können jederzeit zwischen den Status wechseln.

2. Ablauf für den Einstieg: Zuschläge aktivieren → Lohnarten erstellen → Regeln erstellen → im persönlichen Kalender prüfen → an die Lohnbuchhaltung senden.

3. Was Zuschläge nicht tun: Zuschläge berechnen Stunden oder Werte je Lohnart. Sie berechnen kein Geld; die Sätze werden in Ihrem Lohnabrechnungssystem angewendet. 

Wichtig: 

• Die Zuschlagsfunktion ist von Ihrem Abonnement abhängig. Wenn diese Funktion nicht verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsmitarbeiter.
• „An Lohnbuchhaltung gesendet“ ist ein Lohnstatus in CrewCenter. Er zeigt an, dass die Daten für die Lohnverarbeitung finalisiert wurden. Der Export oder die Übertragung der Daten an das Lohnabrechnungssystem erfolgt separat.

Zuschläge aktivieren

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Um die Zuschlagsfunktion für einen Mandanten zu aktivieren, muss der Administrator folgende Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie im Hauptmenü die Einstellungen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Allgemein.
3. Suchen Sie den Bereich Zuschläge.
4. Schalten Sie den Schalter Zuschläge auf EIN.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.

Wenn die Funktion aktiviert ist, wird in der Hauptnavigation ein eigener Menüpunkt Zuschläge angezeigt. Dieser enthält vier zentrale Registerkarten für administrative Aufgaben:

Lohnarten

Administratoren verwenden Lohnarten, um bestimmte Konten zu definieren – beispielsweise für Überstunden, Nachtzuschläge oder Reisekosten –, die den Anforderungen ihres ERP-Systems entsprechen. Das System sammelt Werte über Zuschlagsregeln automatisch in diesen Konten und erstellt so ein dauerhaftes Hauptbuch mit vollständigem Prüfverlauf.

Für die Verwaltung von Lohnarten stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

1. Lohnarten verwalten: Lohnarten einschließlich eindeutiger Codes und Einheiten erstellen, anzeigen und aktualisieren.
2. Soft-Delete: Eine Lohnart kann nur gelöscht werden, wenn keine aktive Zuschlagsregel sie als Ziel verwendet.
3. Mitarbeiterzuweisung: Wählen Sie aus, für welche Mitarbeiter die Lohnart gilt. Standardmäßig sind alle Mitarbeiter ausgewählt. Eine Zuschlagsregel kann Werte für einen Mitarbeiter nur dann automatisch erfassen, wenn dieser Mitarbeiter sowohl in der Lohnartenzuweisung als auch in der Mitarbeiterauswahl der Regel enthalten ist. (Die beiden Mitarbeiterauswahlen dienen unterschiedlichen Zwecken: Die Lohnartenzuweisung legt fest, welche Mitarbeiter automatisch berechnete Werte für diese Lohnart erhalten können. Die Mitarbeiterauswahl der Regel legt fest, für welche Mitarbeiter eine bestimmte Zuschlagsregel gilt.)

4. Tabellenansicht: Alle Lohnarten in einer zentralen Tabelle mit Status, wichtigen Attributen und Zeilenaktionen anzeigen.

    

So erstellen Sie eine Lohnart

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Führen Sie zum Erstellen einer neuen Lohnart folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie Zuschläge → Lohnarten.
2. Klicken Sie auf Erstellen.
3. Geben Sie einen Namen für die Lohnart ein, z. B. Wochenendarbeit.
4. Der Status ist standardmäßig auf Aktiv gesetzt.
5. Wählen Sie die Maßeinheit:

• Dauer – legen Sie die Unter- und Obergrenzen fest.
• Benutzerdefiniert – geben Sie eine eigene Einheit ein, z. B. Stunden oder Tage, und legen Sie die Unter- und Obergrenzen fest.

6. Mitarbeiter zuweisen:

• Lassen Sie Alle Mitarbeiter aktiviert, um den Zuschlag allen Mitarbeitern zuzuweisen. 
• Deaktivieren Sie alternativ Alle Mitarbeiter und wählen Sie einen oder mehrere bestimmte Mitarbeiter aus.

7. Geben Sie gegebenenfalls eine externe ID ein.
8. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, um den Zuschlag und seine vorgesehene Verwendung zu beschreiben.
9. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Lohnart zu erstellen.

Grenzwerte

Das System lehnt unrealistisch große Werte ab (im Billionenbereich oder höher). Sie müssen diesen Grenzwert nicht konfigurieren.

Dies ist unabhängig von der optionalen Obergrenze, die Sie je Lohnart festlegen können: Die Obergrenze begrenzt den Wert auf das von Ihnen definierte Maximum. 

Beispiel: Bei einer Obergrenze von 50 wird ein Eintrag, der den Wert 51 ergibt, als 50 gespeichert.

Lohnarten deaktivieren oder löschen

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Führen Sie zum Deaktivieren einer Lohnart folgende Schritte aus (kann eine Lohnart deaktiviert werden, wenn eine aktive Zuschlagsregel vorhanden ist?):

1. Klicken Sie auf der rechten Seite der Lohnart auf die drei Punkte.
2. Wählen Sie Deaktivieren.

Hinweis: Vorherige Einträge bleiben erhalten. Durch die Deaktivierung werden sie als Inaktiv markiert, anstatt gelöscht zu werden. Die Lohnart bleibt in der Tabelle sichtbar.

So löschen Sie eine Lohnart dauerhaft:

1. Wählen Sie die deaktivierte Lohnart aus.
2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf die drei Punkte.
3. Wählen Sie Löschen.

Hinweis: Vorherige Einträge bleiben erhalten. Die Lohnart verschwindet aus der Tabelle.

Zuschlagsregeln

• Zeitfenster – Zuschlagsregeln ermöglichen es Administratoren, bestimmte Lohnarten automatisch abhängig davon anzuwenden, wann die Arbeit ausgeführt wird, beispielsweise an Wochentagen, Wochenenden, Feiertagen oder in definierten Zeiträumen.
• Schwellenwert (noch nicht verfügbar) – legt fest, wie viel Zeit sich über einen Tag, eine Woche oder einen Monat summieren muss, bevor ein bestimmter Satz angewendet wird. Dies unterscheidet sich von Zeitfensterregeln, die sich darauf konzentrieren, wann die Arbeit stattfindet (z. B. Nachtschichten).

Beispiele:

• Schwellenwert: Überstunden ab 8 Stunden – Wenn ein Mitarbeiter mehr als 8 Stunden pro Tag arbeitet, erhält er für jede zusätzliche Stunde einen Zuschlag von 25 %.
• Schwellenwert: Überstunden ab 10 Stunden – Wenn ein Mitarbeiter mehr als 10 Stunden pro Tag arbeitet, erhält er für jede über 10 Stunden hinaus geleistete Zeit einen Zuschlag von 50 %.
• Zeitfenster: Arbeit an Feiertagen
  Mitarbeiter, die an einem Feiertag arbeiten, erhalten für alle geleisteten Stunden einen Zuschlag von 100 %.

Zuschlagsregeln erstellen – Zeitfenster

Führen Sie zum Erstellen einer Zuschlagsregel mit einem Zeitfenster folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Zuschläge.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Zuschlagsregeln.
3. Klicken Sie auf Erstellen und bleiben Sie auf der Registerkarte „Zeitfenster“.
4. Geben Sie einen Namen für die Zuschlagsregel ein.
5. Der Status ist standardmäßig auf Aktiv gesetzt.
6. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die die Funktionsweise der Zuschlagsregel erläutert.
7. Legen Sie die Zeiten und Tage fest, an denen die Regel gilt, beispielsweise Wochentage, Wochenenden oder Feiertage.

Hinweise: 

• Es zählt nur der überlappende Teil eines Zeiteintrags. 

Beispiel: 

Regel 06:00–20:00:

 Zeiteintrag 05:00–21:00 → 14 Stunden zählen

• Wenn mehrere Regeln zutreffen, schreibt jede Regel ihren eigenen Eintrag (z. B. eine Wochentagsregel und eine Feiertagsregel am selben Tag).
• Eine Nachtschicht, die Mitternacht überschreitet, wird als zwei Datensätze gespeichert. Jeder Teil zählt für seinen eigenen Kalendertag.

8. Weisen Sie die Regel einer Lohnart zu, die bereits auf der Registerkarte Lohnarten erstellt wurde.
9. Wählen Sie aus, wie der Zuschlag berechnet werden soll:
   • Multiplizieren mit* – multipliziert den Wert mit dem angegebenen Faktor.
   • Addieren* – addiert den angegebenen Wert.
   • Subtrahieren* – subtrahiert den angegebenen Wert.
10. Weisen Sie die Regel allen Mitarbeitern zu oder wählen Sie bestimmte Mitarbeiter aus.
11. Weisen Sie die Regel allen Projekten zu oder wählen Sie bestimmte Projekte aus.
12. Klicken Sie auf Erstellen, um die Zuschlagsregel zu speichern.

* Um einen negativen Faktor oder Wert anzuwenden, geben Sie vor dem Wert das Minuszeichen (-) ein:

 

Zuschlagsregeln erstellen – Schwellenwert – noch nicht verfügbar 

Führen Sie zum Erstellen einer Zuschlagsregel mit einem Schwellenwert folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Zuschläge.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Zuschlagsregeln.
3. Klicken Sie auf Erstellen.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte „Schwellenwert“.
5. Geben Sie einen Namen für die Zuschlagsregel ein.
6. Der Status ist standardmäßig auf Aktiv gesetzt.
7. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die die Funktionsweise der Zuschlagsregel erläutert.
8. Legen Sie fest, wann Stunden den Schwellenwert im ausgewählten Zeitraum (Tag/Woche/Monat) überschreiten. 
9. Wählen Sie die gemessene Eingabe aus.
10. Wählen Sie die Richtung (positiv, negativ oder beides möglich).
11. Legen Sie den Schwellenwert als festen Wert fest oder übernehmen Sie ihn aus dem Arbeitsplan des Mitarbeiters. Mitarbeiter ohne Arbeitsplan werden übersprungen; das Überspringen wird in der Zusammenfassung des Durchlaufs angegeben.
12. Weisen Sie die Regel einer Lohnart zu, die bereits auf der Registerkarte Lohnarten erstellt wurde.
13. Wählen Sie aus, wie der Zuschlag berechnet werden soll:
    1. Multiplizieren mit* – multipliziert den Wert mit dem angegebenen Faktor.
    2. Addieren* – addiert den angegebenen Wert.
    3. Subtrahieren* – subtrahiert den angegebenen Wert.
14. Weisen Sie die Regel allen Mitarbeitern zu oder wählen Sie bestimmte Mitarbeiter aus.
15. Weisen Sie die Regel allen Projekten zu oder wählen Sie bestimmte Projekte aus.
16. Klicken Sie auf Erstellen, um die Zuschlagsregel zu speichern.

* Um einen negativen Faktor oder Wert anzuwenden, geben Sie vor dem Wert das Minuszeichen (-) ein.

Beispiel:

Wenn ein Mitarbeiter in einer Woche 46 Stunden arbeitet, der Schwellenwert auf 40 Stunden (vergütet mit 1,5-fach) und eine Obergrenze von 50 Stunden festgelegt ist, erfolgt die Berechnung wie folgt:

1. Gesamtstunden: 46 Stunden.

2. Anrechenbare Stunden: 46 h (gesamt) – 40 h (Schwellenwert) = 6 Stunden.

3. Prüfung: 46 h liegen zwischen der Untergrenze von 40 h und der Obergrenze von 50 h.

4. Ergebnis: 6 Stunden werden mit dem 1,5-fachen Satz vergütet.

5. Berechneter Lohnartenwert: 6 h × 1,5 = 9 h. Der Geldbetrag wird später vom Lohnabrechnungssystem bestimmt.

Gemessene Eingabe: Was zur Summe zählt

Die gemessene Eingabe bestimmt, welche bestimmten Zeiteinträge zum Gesamtschwellenwert zählen. Administratoren müssen den passenden Eingabetyp auswählen, der Ihren Lohnregeln entspricht.

Persönlicher Kalender

Der persönliche Kalender bietet einen Überblick über zuschlagsbezogene Informationen für jeden Mitarbeiter. Er ist als eigene Registerkarte unter der Seite Zuschläge verfügbar.

Im Kalender können Sie Arbeitsdaten und Zuschläge für einen ausgewählten wöchentlichen oder monatlichen Abrechnungszeitraum prüfen. Jeder Mitarbeiter und Abrechnungszeitraum kann einen von drei Status haben:

• Vorschau – die Daten stehen zur Prüfung bereit.
• In Prüfung – die Daten werden derzeit geprüft.
• An Lohnbuchhaltung gesendet – der Abrechnungszeitraum wurde finalisiert und zur Lohnverarbeitung gesendet.

Zuschlagsberechnung

Zuschläge werden automatisch berechnet, wenn Sie den persönlichen Kalender eines einzelnen Mitarbeiters öffnen.

Um den persönlichen Kalender zu öffnen, klicken Sie in der linken Spalte auf den Namen des Mitarbeiters oder auf die drei Punkte und wählen Sie „Persönlichen Kalender anzeigen“.

Kalenderübersicht

Der persönliche Kalender konzentriert sich auf Zeitdauern und Summen, nicht auf einzelne Start- und Endzeiten.

Oben im Kalender sehen Sie wichtige Arbeitskennzahlen. Weitere Bereiche bieten einen Überblick über:

• Gesamtarbeit
• Normale Arbeit
• Erwartete Zeit
• Zusätzliche Zeit
• Pausen
• Zuschläge
• Kostenstellen*
• Kosten und Mengen*
• Abwesenheiten*
• Zeitarten*

*noch nicht verfügbar

Diese Anordnung erleichtert die Prüfung aller relevanten lohnbezogenen Informationen eines Mitarbeiters innerhalb des ausgewählten Abrechnungszeitraums.

Hinweis: Die Spalten im persönlichen Kalender bilden eine zeitbasierte Kalenderstruktur ab. Daher sind Standardoptionen der CrewCenter-Tabelle wie das Ändern der Spaltenbreite oder das Neuanordnen von Spalten in dieser Ansicht nicht verfügbar.

Um die Details eines Zeiterfassungseintrags anzuzeigen, klicken Sie auf die Zelle mit der Stundenanzahl. Dadurch wird das Seitenpanel der Zeiterfassung für den ausgewählten Tag geöffnet. Dort können Sie den Eintrag prüfen und auf weitere verfügbare Informationen zugreifen.

Wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, können Sie auch die Schaltfläche Neu berechnen verwenden, um die Berechnung zu aktualisieren. Während der Neuberechnung werden automatisch erstellte Zuschlagseinträge durch die neueste Berechnung ersetzt, während manuell hinzugefügte Einträge unverändert bleiben.

Hinweis: Einträge können nur berechnet werden, wenn sie den Status „In Prüfung“ oder „Vorschau“ haben. 

Statusverhalten

Wie sende ich Zeiterfassungen und Zuschläge an die Lohnbuchhaltung?

Lohnspalten in der Mitarbeiterliste

Transaktionsverlauf

Neuen Eintrag im Transaktionsverlauf hinzufügen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Zuschläge.
2. Wählen Sie Transaktionsverlauf.
3. Klicken Sie auf das Feld Datum und wählen Sie ein Datum oder einen benutzerdefinierten Zeitraum (Woche/Monat/benutzerdefiniert).
4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus dem Dropdownmenü aus.
5. Wählen Sie die Lohnart aus.
6. Geben Sie den berechneten Wert ein (das Ergebnis nach Anwendung der Regel, z. B. 15 bei einem Faktor von 1,5. Wenn Sie den ursprünglichen Wert leer lassen, wird 0 gespeichert).
7. Geben Sie den ursprünglichen Wert ein (die ursprüngliche Menge, z. B. 10 geleistete Stunden).
8. Fügen Sie einen Kommentar hinzu.

Hinweise:

• Der Kommentar ist erforderlich und nicht optional.

• Wenn der ursprüngliche Wert leer bleibt, wird 0 gespeichert.

• Manuelle Einträge bleiben bei einer Aktualisierung der Berechnung erhalten und lösen keine Neuberechnung aus.

• Ein Eintrag kann für jeden Mitarbeiter erstellt werden, auch wenn die Lohnart diesem Mitarbeiter nicht zugewiesen ist.

Export