Ako exportovať výkazy pracovného času z CrewCenter Web

Role: Admin | Rozhranie: Web

Otvorte panel Export

• Prejdite na stránku Výkazy pracovného času (Timesheets) v CrewCenter Web.

• Vyberte Export v pravom hornom rohu.
  
  

Vyberte šablónu exportu

Panel exportu sa otvorí a kliknutím na rozbaľovaciu ponuku Šablóny exportu (Export templates) môžete vidieť dostupné šablóny exportu.

CrewCenter poskytuje niekoľko štandardných šablón exportu:

• BRZ exportná šablóna (BRZ súbor)

• Výkazy pracovného času zamestnancov (Excel súbor)

• Štandardný export CrewCenter (Excel súbor)

• MOS’aik (Moser Software GmbH)

• Export surových dát (CSV)

Priradenie zamestnancov v exportných reportoch
(rovnaký postup platí pre všetky šablóny)

  Pod sekciami šablóny exportu a časového obdobia môžete vybrať, ktorých zamestnancov chcete zahrnúť do exportu. Kliknite na Všetci zamestnanci (All Employees) pre úpravu výberu, manuálne vyberte používateľov alebo triedte podľa role. Pre výber používateľov podľa role kliknite na Triediť podľa: Zamestnanec a vyberte požadovanú rolu a poradie, v akom sa používatelia zobrazia. Nahraďte týmto textom vyššie: Keď ste v menu „Export“, môžete vybrať Všetci zamestnanci / [X] zamestnancov(kde X je počet vybraných zamestnancov)



Na obrazovke výberu zamestnancov máte nasledujúce možnosti: Vybrať / Zrušiť výber všetkých
Platné ikony: Keď sú vybraní všetci zamestnanci, vedľa Vybrať všetkých (Select all) sa zobrazí začiarknutie:
Keď je vybraná čiastočná skupina zamestnancov, vedľa Vybrať všetkých (Select All) sa zobrazí pomlčka:
Keď nie sú vybraní žiadni zamestnanci, políčko zostane prázdne:
Vybrať iba určitých zamestnancov Nahraďte textom: Pre výber konkrétnych zamestnancov manuálne zaškrtnite políčko vedľa mena používateľa.
 
Ďalej môžete vybraných zamestnancov skontrolovať v samostatnom zobrazení. Nahraďte textom: môžete triediť podľa zamestnanca alebo nadriadeného vzostupne alebo zostupne.
 
Možnosti triedenia: Triediť podľa zamestnanca alebo nadriadeného, vzostupne alebo zostupne. Odstrániť
 
Pre dokončenie výberu kliknite na Aktualizovať (Update), alebo pre zrušenie výberu kliknite na Zrušiť (Cancel).
  Priradenie projektov v exportných reportoch Používateľ môže použiť filter projektov a povoliť reporty pre všetky projekty alebo špecifikovať konkrétne projekty podľa potreby.  Ak chcete použiť filter na všetky projekty, jednoducho zapnite možnosť "Všetky projekty (All projects)".  Ak chcete vybrať konkrétne projekty, kliknite na "XX projektov" a vyberte tie, ktoré chcete zo zoznamu. Výber časového rámca exportu (rovnaký postup platí pre všetky šablóny)

Pre definovanie obdobia exportu otvorte rozbaľovaciu ponuku Časový rámec exportu (Export time frame).
  Nasledujúce možnosti sú k dispozícii: Posledný týždeň Vlastné obdobie Mesiac Upozornenie: predvolene je vybraný predchádzajúci celý mesiac: Použitie vlastného obdobia Keď je vybrané Vlastné obdobie, zobrazia sa ďalšie polia: Dátum začiatku Dátum konca Zadajte požadované dátumy na vygenerovanie exportu pre konkrétne časové obdobie. Šablóna Výkazy pracovného času zamestnancov Zamestnanci: Vyberte jedného, viacerých alebo všetkých zamestnancov. Pre Výkazy pracovného času zamestnancov môžete zahrnúť viacerých zamestnancov do jedného súboru (až do 500). Časové obdobie: Použite prednastavenia ako posledný týždeň alebo posledný mesiac, alebo vyberte vlastné dátumové obdobie. Pre budúce neprítomnosti použite vlastný výber dátumov (žiadny preddefinovaný filter). Formát času: Vyberte, ako sa zobrazujú trvania (napr. H,MM alebo H:MM). Zaokrúhľovanie nie je dostupné pre "Výkazy pracovného času zamestnancov". Výkazy pracovného času zamestnancov – Exportované údaje (Excel) Pri exportovaní výkazov pracovného času zamestnancov výsledný Excel súbor obsahuje nasledujúce sekcie. 1. Prehľad zamestnanca
Prehľad zamestnanca obsahuje meno zamestnanca. 2. Detaily zamestnanca
Sekcia detailov zamestnanca zahŕňa ID zamestnanca, spoločnosť, nadčasy na začiatku, zmeny a nadčasy na konci. 3. Detaily reportu
Detaily reportu obsahujú časové obdobie, mesiac a rok, a kalendárne týždne. 4. Telo reportu
Hlavné telo reportu pozostáva z nasledujúcich stĺpcov: dátum, deň, začiatok, koniec, typ, prestávka, plánované hodiny, skutočné hodiny, extra hodiny a pracovný čas. Riadky sú vyhradené pre dátumy a súhrnné záznamy. 5. Karty zamestnancov
Každý zamestnanec vybraný do reportu je exportovaný do samostatného Excel hárku obsahujúceho všetky príslušné informácie.
 
  Štandardná šablóna exportu CrewCenter Možnosti konsolidácie dát: štandardný export CrewCenter vyberte možnosti zoskupenia v sekcii "zobraziť výsledky (show results)": 

• Pre každého zamestnanca

• Pre každý projekt

• Pre každý deň

Výber týchto možností umožní ďalšie kritériá výberu pre typy času a dátové polia.
Viacnásobné zoskupenia sú povolené a musí byť vybraný aspoň jeden typ exportovaného poľa.

Dostupné typy času a polia pre export

Zobraziť výsledky: Pre každého zamestnanca, Pre každý projekt, Pre každý deň

Zahrnúť typy času: Celkový pracovný čas, Dochádzka, Normálna práca, Prestávka, Neprítomnosť, Špeciálne typy času, Dáta nadčasov (vrátane zmien), Manuálne úpravy nadčasov, Kódy nákladov

Ostatné dátové polia: Začiatok a koniec času, Začiatok a koniec dátumu, Deň v týždni, Spoločnosť zamestnanca, Rola zamestnanca, Priradený nadriadený, ID projektu, Stav projektu, Lokalita projektu, Komentáre, Kategória záznamu, Kód dochádzky, Kód neprítomnosti, Trvanie a typ iba dochádzok, Trvanie iba neprítomností

Zaokrúhľovanie: Vyberte medzi bez zaokrúhľovania, štvrťhodinou, polhodinou alebo celou hodinou.
Toto nemení uložené údaje.
 

Tip: Zapnite časový rozsah pre zobrazenie konkrétneho pracovného obdobia.

Polia v exportovanom Excel súbore budú zodpovedať výberom vykonaným v exportnom menu:
 

Exporty vo formáte H:MM s čiarkovými oddeľovačmi zobrazia okamžite kladné aj záporné hodnoty:

Export vo formátoch H:MM však môže spôsobiť skryté hodnoty v Exceli:
 

Na vyriešenie tohto problému postupujte podľa pokynov v nasledujúcom článku:

Ako opraviť ######## a správne zobraziť záporné hodnoty času v exportoch CrewCenter Excel

Export pre integráciu ERP

BRZ exportná šablóna: 

• Používajte pri importe dát CrewCenter do ERP systému BRZ.

• Poznámka: Nezmenšujte BRZ súbory pred importom.

MOS’aik export: 

• Uistite sa, že externé ID nájomcu je nastavené a nákladové strediská/projektové údaje zodpovedajú požiadavkám MOS’aik. Výstup je textový súbor s tabulátormi UTF-8 s pevnými stĺpcami.
  
  

Šablóna exportu surových dát (CSV)

• Vytvára ZIP archív s CSV súbormi pre pracovné záznamy, neprítomnosti, zamestnancov, projekty a kódy nákladov/špeciálne podmienky.

• Údaje obsahujú presné, nezaokrúhlené časové záznamy tak, ako boli zaznamenané.

Príklady:

Employees.csv
 

Extended work log.csv
 

Projects.csv

 
work log.csv
 

Uloženie preferencií exportu

CrewCenter si pamätá vaše nastavenia exportu pre každú šablónu. To zahŕňa preferencie ako:

• Formáty času
• Možnosti zaokrúhľovania
• Vybrané dátové polia
• Ostatné konfigurácie exportu

Pri opätovnom exporte dát použitím rovnakej šablóny sa dialóg exportu automaticky načíta s vašimi predchádzajúcimi nastaveniami. To znižuje manuálny vstup a zrýchľuje opakované exporty.

Poznámka: Každá šablóna exportu ukladá len jeden súbor preferencií pre danú šablónu.

Tipy na výber správneho exportu

• Použite štandardný export CrewCenter pre flexibilné súhrny.

• Použite Výkazy pracovného času zamestnancov pre mzdové mesačné reporty.

• Používajte BRZ alebo MOS’aik len ak váš ERP tím importuje tieto formáty.

• Použite len surové dáta (CSV) pre integrácie alebo analýzu dát.

Riešenie problémov s exportmi

• Ak export trvá príliš dlho: Znížte počet zamestnancov alebo skráťte časové obdobie.

• Ak export zlyhá alebo sa nestiahne: Skontrolujte pripojenie, obnovte stránku alebo skúste menej zamestnancov či kratšie obdobie.

• Ak chýbajú údaje: Overte časové obdobie, výber zamestnancov a skontrolujte typy času a nastavenia konfigurácie ERP.

• Pre import sú podporované iba CSV súbory v kódovaní UTF-8; ako oddeľovač stĺpcov je podporované iba ";" (bodkočiarka).