Prehľad
Role: Administrátor, Supervízor, Zamestnanec | Rozhranie: Web, Mobil
Náklady a množstvá v CrewCenter sú funkciou dostupnou na webe aj v mobile, ktorá umožňuje štandardizované hlásenie výdavkov a typov výstupov v dennej práci.
Na mobile môžu všetci používatelia (administrátori, supervízori a zamestnanci) pridávať a hlásiť náklady a množstvá ako súčasť svojich denných aktivít, čím sa zabezpečuje presný a konzistentný zber údajov v teréne.
Na webe majú administrátori plnú kontrolu nad konfiguráciou a správou. To zahŕňa vyhradenú stránku na správu, kde môžu vytvárať, upravovať a organizovať typy nákladov a množstiev, udržiavať konzistenciu názvov a spravovať dostupnosť naprieč projektmi a tímami.
Administrátori môžu tiež ovládať nastavenia funkcie, ako je povolenie alebo zakázanie Nákladov a množstiev a udržiavanie hlavného zoznamu typov.
Povolenie a zakázanie Nákladov a množstiev
Role: Administrátor | Rozhranie: Web
Náklady a množstvá sú predvolene povolené. Používatelia ich môžu vypnúť v Všeobecných nastaveniach (všetky súvisiace prvky viditeľné pre zákazníka zmiznú, keď je prepínač vypnutý). Keď sú povolené, v navigačnom menu sa zobrazí stránka Náklady a množstvá pre administrátorov a všetci používatelia ju vidia v mobile.
Pridávanie typov výdavkov a výstupov
Role: Administrátor | Rozhranie: Web
Keď je funkcia povolená, administrátori uvidia vyhradenú stránku „Náklady a množstvá“ na ľavom bočnom paneli, ktorá zobrazuje všetky existujúce typy výdavkov a výstupov.
- Otvorte kartu „Náklady a množstvá“
-
Kliknite na Vytvoriť v hornej časti stránky: otvorí sa panel „Pridať položku“ ako bočné okno.
- Vyberte kategóriu zo zoznamu alebo napíšte novú. Potom kliknite na „Pridať XXX“, ktorá sa zobrazí, aby ste ju pridali.
- Zadajte požadované informácie pre typ nákladu alebo množstva, napríklad:
- Názov
- Kód
- Kategória
- Nákladové stredisko
- Popis
- Jednotka a hodnota
- Typ – či ide o výdavok (použitie finančných prostriedkov) alebo výstup (napr. odpracované hodiny, dokončené úlohy)
- Ďalšie nastavenia (napríklad: vyžaduje sa komentár)
Poznámka: Kategória a názov sú povinné polia.
Ak má náklad hodnotu, administrátor by mal tiež určiť príslušnú jednotku.
Napríklad:
- noci – pre pobyty v ubytovaní
- dni – pre diéty alebo prenájmy
- hodiny – pre prácu založenú na čase,
- kilometre, míle – pre prejdenú vzdialenosť, kilowatthodiny (kWh) pre spotrebu energie
- mena – pre peňažné hodnoty ako náklady alebo mzdy za prácu.
Poznámka: Hodnota môže mať až 15 číslic pred desatinnou čiarkou a až 4 desatinné miesta
4. Kliknite na Vytvoriť na uloženie nového typu nákladu a množstva.
Dôležité:
- Novú položku nie je možné vytvoriť, pokiaľ nie je vybraná kategória.
- Používateľ nemôže odstrániť kategóriu, ak obsahuje aspoň jednu položku.
- Hromadná úprava kategórií alebo jednotiek momentálne nie je podporovaná.
-
Ak bola kategória alebo jednotka vytvorená s nesprávnym názvom, máte dve možnosti:
1. Opraviť existujúcu aktualizáciou názvu vo vlastnostiach každého nákladu a množstva, ktoré používajú rovnaký názov kategórie alebo jednotky.
2. Vytvoriť úplne novú kategóriu/jednotku s správnym názvom a začať používať túto namiesto nej.
Pridávanie Nákladov a množstiev do výkazov práce v jedinom režime
Role: Administrátor, Supervízor | Rozhranie: Web
Administrátor a supervízor môžu pridať hodnoty Nákladov a množstiev do jedného záznamu vo výkaze práce – pre seba alebo pre akéhokoľvek zamestnanca vo svojom účte.
- Prejdite do Výkazov práce.
- Otvorte výkaz práce pre vybraný deň.
- Vyberte projekt a zadajte čas príchodu a odchodu.
-
Pridajte Náklady a množstvá.
- Vyberte relevantné položky Nákladov a množstiev zo zoznamu zaškrtnutím políčka.
-
Potvrďte výber.
- Ak je to potrebné, upravte hodnoty.
- Ak je to potrebné, pridajte komentár.
-
Kliknite na Hlásiť na uloženie.
Pridávanie Nákladov a množstiev do výkazov práce v režime viacerých používateľov
Role: Administrátor, Supervízor | Rozhranie: Web
Administrátor a supervízor môžu pridať hodnoty Nákladov a množstiev do viacerých záznamov vo výkazoch práce naraz, pokrývajúc dva alebo viac dní a dvoch alebo viac zamestnancov. Administrátori môžu aplikovať tieto aktualizácie na všetkých pracovníkov, zatiaľ čo supervízori môžu aktualizovať iba zamestnancov im pridelených a aj seba samých.
Postup pri pridávaní záznamov vo výkazoch práce naraz:
- Prejdite do Výkazov práce.
- Vyberte dvoch alebo viacerých zamestnancov.
- Kliknite na Pridať záznam času.
- Vyberte dni, pre ktoré chcete pridať čas, náklady a množstvá.
- Vyberte projekt, potom zadajte čas príchodu a odchodu.
-
Kliknite na Pridať náklady a množstvá.
- Vyberte Náklady a množstvá zo zoznamu zaškrtnutím políčok.
-
Potvrďte výber.
-
Stlačte „Žiadni zamestnanci“ na priradenie zamestnancov. Tu si používateľ môže vybrať, ktorým zamestnancom priradí náklady a množstvá.
- Vyberte všetkých zamestnancov alebo konkrétnych zamestnancov zo zoznamu.
- Stlačte Potvrdiť.
- Ak je potrebné, upravte hodnoty pre záznam.
- Ak chcete, pridajte komentár.
- Kliknite na Hlásiť na uloženie.
Úprava Nákladov a množstiev
Role: Administrátor | Rozhranie: Web
Administrátor môže upravovať Náklady a množstvá na stránke Náklady a množstvá po ich vytvorení.
Ak sa daný náklad alebo množstvo zmení, bude sa to vzťahovať iba na budúce záznamy; už uložené výkazy práce nebudú ovplyvnené.
Postup pri úprave Nákladov a množstiev:
- Prejdite na kartu Náklady a množstvá.
-
Vyberte záznam, ktorý chcete upraviť, a kliknite na tri bodky (menu).
-
Kliknite na Upraviť.
- Upravte príslušné polia podľa potreby.
- Stlačte Aktualizovať.
Poznámka: Ak upravíte záznam nákladu a množstva, predtým vytvorené záznamy zostanú nezmenené.
Mazanie a deaktivácia Nákladov a množstiev
Role: Administrátor | Rozhranie: Web
- Prejdite na kartu Náklady a množstvá.
- Vyberte záznam, ktorý chcete deaktivovať, a kliknite na tri bodky (menu).
-
Stlačte Deaktivovať. Položka sa stane neaktívnou.
-
Vyberte riadok Neaktívne a stlačte tri bodky. Zvoľte vymazanie
- Potvrďte akciu v pop-up okne.
Dôležité: Neaktívne alebo vymazané záznamy sa už nebudú zobrazovať ako vyberateľné možnosti vo Výkaze práce.
Existujúce záznamy, ktoré už používajú Náklady a množstvá, zostanú nezmenené.
Pridávanie Nákladov a množstiev na mobile v režime Live
Role: Administrátor, Supervízor, Zamestnanec | Rozhranie: Mobil
Všetci používatelia môžu pridávať náklady a množstvá na mobile. Postupujte podľa týchto krokov:
- Prihlásenie (Clock In)
- Vyberte Upraviť náklady a množstvá.
- Vyberte jednu alebo viac položiek z vybranej kategórie.
- Stlačte Ďalej (Next).
- Upravte množstvá podľa potreby.
- Stlačte Potvrdiť (Confirm).
Úprava typov Nákladov a množstiev na mobile v režime Live
Role: Administrátor, Supervízor, Zamestnanec | Rozhranie: Mobil
V režime Live môže používateľ upravovať náklady a množstvá.
- Na obrazovke Live vyberte Upraviť náklady a množstvá.
- Na úpravu existujúceho nákladu vyberte položku, ktorú chcete zmeniť.
- Aktualizujte hodnotu a stlačte Potvrdiť.
- Na pridanie nového nákladu stlačte Pridať položku.
- Vyberte položku zo zoznamu.
- Ak je to potrebné, upravte hodnotu.
-
Stlačte Ďalej, potom Potvrdiť.
Mazanie typov Nákladov a množstiev na mobile v režime Live
Role: Administrátor, Supervízor, Zamestnanec | Rozhranie: Mobil
V režime Live je možné mazať Náklady a množstvá. Postupujte podľa týchto krokov:
- Na obrazovke Live vyberte Upraviť náklady a množstvá.
- Vyberte položku, ktorú chcete zmazať, potom kliknite na ikonu X vpravo.
- Potvrďte svoj výber v pop-up okne a kliknite na Vymazať.
-
Zatvorte okno Náklady a množstvá.
Export Nákladov a množstiev
Role: Administrátor | Rozhranie: Web
Administrátori môžu exportovať výkazy práce zamestnancov vrátane údajov o Nákladoch a množstvách.
Postup:
- Prejdite do Výkazov práce.
- Vyberte Export.
- Zaškrtnite možnosť Náklady a množstvá.
- Vyberte, či chcete zahrnúť všetky kategórie alebo len vybrané.
- Vyberte, či chcete zahrnúť komentáre k Nákladom a množstvám.
- Kliknite na Export na vygenerovanie súboru.
Administrátori môžu tiež zahrnúť agregované údaje o Nákladoch a množstvách (N&M) pri exporte výkazov práce zamestnancov podľa kategórie.
Postup:
- Prejdite do Výkazov práce.
- Vyberte Export.
- Vyberte šablónu exportu výkazov práce zamestnancov.
- Vyberte, či chcete zahrnúť všetky kategórie alebo len vybrané.
- Vyberte, či chcete zahrnúť komentáre k Nákladom a množstvám.
- Kliknite na Export na vygenerovanie súboru.
Je tiež možné exportovať zoznam všetkých existujúcich Nákladov a množstiev, aktívnych aj neaktívnych. Postup:
- Prejdite na kartu Náklady a množstvá.
- Kliknite na ikonu na stiahnutie.
Poznámka: Súbor obsahujúci Názov, Kód, Nákladové stredisko, Popis, Stav, Kategóriu, Jednotku a Hodnotu sa stiahne do vášho lokálneho počítača vo formáte CSV.
Navrhované kategórie pre Náklady a množstvá
Role: Administrátor | Rozhranie: Web
Administrátori môžu spravovať širokú škálu typov výdavkov a výstupov, vrátane nasledujúcich; berte na vedomie, že ide len o navrhovaný zoznam, ktorý môže byť upravený, rozšírený alebo prispôsobený špecifickým požiadavkám organizácie:
- Ubytovanie a cestovanie: Hotelový pobyt, diéta / denný prídel, taxi, letenka, parkovné
- Doprava a palivo: Palivo (benzín / nafta), nabíjanie elektrického vozidla, prenájom vozidla, náhrada za kilometre (km / míle)
- Stravovanie a výdavky na živobytie: Náklady na jedlo, príspevok na jedlo (fixná suma), pohostenie klienta
- Prenájom vybavenia: Nákup nástrojov, oprava nástrojov, bezpečnostné vybavenie, spotrebný materiál (káble, rúry, upevňovacie prvky), spotreba materiálu (kg / metre / kusy)
- Práca a časové výstupy: Nadčasy, nočné smeny, víkendová práca, pohotovostný čas, čas na zavolaní
- Stavebné a prevádzkové náklady: Poplatok za vstup na stavenisko, povolenia na vstup, likvidácia odpadu, upratovacie služby
-
Administratívne a rôzne: Použitie telefónu alebo internetu, kancelárske potreby, náklady na tlač, poplatky za školenia alebo certifikácie, poplatky za dodržiavanie predpisov alebo inšpekcie
Viac informácií
Ak potrebujete podporu pri nastavovaní Nákladov a množstiev alebo chcete poradiť, ako najlepšie využiť túto funkciu so svojimi tímami, kontaktujte podporu CrewCenter pre pomoc: support@crewcenter.com.