Wie man Stundenzettel aus CrewCenter Web exportiert

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Rollen: Admin | Schnittstelle: Web

Übersicht

Der Export von Stundenzetteln und Abwesenheitsdaten in CrewCenter Web ermöglicht es Ihnen, genehmigte Arbeitszeiten und Abwesenheiten in Lohnabrechnungs-, ERP- und Berichtssysteme zu übertragen. CrewCenter unterstützt sowohl menschenlesbare Excel-Berichte als auch maschinenlesbare ERP/CSV-Formate.


Hinweis: Exportdateien können personenbezogene Daten enthalten. Gehen Sie mit ihnen entsprechend den Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens um.

Öffnen Sie das Export-Panel

  • Gehen Sie zur Seite Stundenzettel in CrewCenter Web.

  • Wählen Sie oben links Exportieren aus.

Wählen Sie eine Exportvorlage

Das Export-Panel öffnet sich und durch Klicken auf das Dropdown-Menü Exportvorlagen sehen Sie die verfügbaren Exportvorlagen.

CrewCenter bietet mehrere Standardexportvorlagen an:

  • BRZ-Exportvorlage (BRZ-Datei) - wenn Ihr ERP-Team diese Formate importiert.

  • Stundenzettel der Mitarbeiter (Excel-Datei) - für lohnabrechnungsähnliche Monatsberichte.

  • CrewCenter Standardexport (Excel-Datei) - für flexible Zusammenfassungen

  • MOS’aik (Moser Software GmbH) - wenn Ihr ERP-Team diese Formate importiert.

  • Rohdatenexport (CSV) - für Integrationen oder Datenanalysen.

  • BRZ der Arbeitsstunden mit Pausen - - wenn Ihr ERP-Team diese Formate importiert.

Tipp: Verwenden Sie eine Excel-Vorlage für lesbare Berichte. Verwenden Sie ERP- oder Rohdatenexporte, wenn Sie Daten in ein anderes System importieren.

Wichtig: Die Auswahl einer anderen Exportvorlage setzt alle aktuell angewendeten Filter zurück, einschließlich des ausgewählten Zeitraums, der Mitarbeiter und Projekte. Um den Verlust Ihrer Einstellungen zu vermeiden, wählen Sie zuerst die Exportvorlage und konfigurieren dann alle anderen Exportoptionen.
 

Mitarbeiterzuweisung in Exportberichten

(der gleiche Vorgang gilt für alle Vorlagen)


Unterhalb der Abschnitte Exportvorlage und Zeitraum können Sie auswählen, welche Mitarbeiter in Ihrem Export enthalten sein sollen. Klicken Sie auf Alle Mitarbeiter, um die Auswahl zu ändern, wählen Sie Benutzer manuell aus oder sortieren Sie nach Rolle. Um Benutzer nach Rolle auszuwählen, klicken Sie auf Sortieren nach: Mitarbeiter und wählen Sie die gewünschte Rolle sowie die Reihenfolge, in der die Benutzer erscheinen sollen.



Im Mitarbeiterauswahlbildschirm haben Sie folgende Optionen:

  1. Alle auswählen / abwählen


    Folgende Symbole gelten:

    • Wenn alle Mitarbeiter ausgewählt sind, sehen Sie ein Häkchen neben Alle auswählen:
    • Wenn eine Teilauswahl der Mitarbeiter getroffen wurde, sehen Sie einen Strich neben Alle auswählen:
    • Wenn keine Mitarbeiter ausgewählt sind, bleibt das Kästchen leer:
  2. Um bestimmte Mitarbeiter auszuwählen, können Sie das Kästchen neben dem Namen des Benutzers manuell anklicken.
     


Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die ausgewählten Mitarbeiter in einer separaten Ansicht zu überprüfen. 
 


Sortieroptionen: Sortieren nach Mitarbeiter oder Vorgesetztem, auf- oder absteigend.

Klicken Sie auf Aktualisieren, um Ihre Änderungen zu speichern, oder auf Abbrechen, wenn Sie die Auswahl nicht fortsetzen möchten.
 

 

Projektzuweisung in Exportberichten

Benutzer können einen Projektfilter anwenden und Berichte für alle Projekte aktivieren oder bestimmte Projekte nach Bedarf auswählen. 

 

 

Um einen Filter für alle Projekte anzuwenden, schalten Sie die Option „Alle Projekte“ ein. 

 

 

Wenn Sie bestimmte Projekte auswählen möchten, schalten Sie die Option „Alle Mitarbeiter“ aus und wählen Sie die gewünschten Projekte aus der Liste aus.

 

Wählen Sie den Exportzeitraum

(der gleiche Vorgang gilt für alle Vorlagen)

Um den Zeitraum für Ihren Export festzulegen, öffnen Sie das Dropdown-Menü Exportzeitraum.
 

 

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Letzte Woche
  • Benutzerdefinierter Bereich
  • Monat

Bitte beachten Sie: standardmäßig ist der vorherige volle Monat ausgewählt:

Verwendung eines benutzerdefinierten Bereichs

 

Wenn ein benutzerdefinierter Bereich ausgewählt wird, erscheinen Felder für Start- und Enddatum, in die Sie die gewünschten Daten eingeben können, um einen Export für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen.

Stundenzettel der Mitarbeiter-Vorlage

Mitarbeiter: Wählen Sie einen, mehrere oder alle Mitarbeiter aus. Für Stundenzettel der Mitarbeiter können bis zu 500 Mitarbeiter in einer Datei enthalten sein.

Zeitraum: Verwenden Sie Voreinstellungen wie letzte Woche oder letzten Monat oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich. Für zukünftige Abwesenheiten verwenden Sie die benutzerdefinierte Datumsauswahl (kein vordefinierter Filter).

Zeitformat: Wählen Sie die Zeitanzeige. Zum Beispiel H,MM oder H:MM.

Hinweis: Für „Stundenzettel der Mitarbeiter“ ist keine Rundung verfügbar.

 

Stundenzettel der Mitarbeiter – exportierte Daten (Excel)

Beim Exportieren von Stundenzetteln der Mitarbeiter enthält die resultierende Excel-Datei folgende Abschnitte:

1. Mitarbeiterübersicht (Name des Mitarbeiters.)
2. Mitarbeiterdetails (Mitarbeiternummer, Firma, Überstunden zu Beginn, Änderungen und Überstunden am Ende.)
3. Berichtdetails (Zeitraum, Monat und Jahr sowie Kalenderwochen)
4. Berichtsinhalt (Datum, Tag, Beginn, Ende, Typ, Pause, geplante Stunden, tatsächliche Stunden, Mehrstunden und Arbeitszeit)
5. Mitarbeiter-Tabs (Jeder für den Bericht ausgewählte Mitarbeiter wird in einem separaten Tab mit allen entsprechenden Informationen exportiert.)
 


 

CrewCenter Standardexport-Vorlage

Im CrewCenter Standardexport können Sie wählen, ob Ergebnisse für jeden Mitarbeiter, jedes Projekt und/oder jeden Tag angezeigt werden sollen. Die Auswahl dieser Optionen aktiviert weitere Auswahlkriterien für Zeitarten und andere Datenfelder.
Mehrere Gruppierungen sind erlaubt und mindestens ein Exportfeldtyp (z. B. Gesamtarbeitszeit) muss ausgewählt werden. 

 

Verfügbare Exportzeitarten und -felder

Ergebnisse anzeigen:

Zeitarten einschließen: 

Andere Datenfelder:

Rundung: Wählen Sie zwischen Auf volle Stunden runden, auf halbe Stunde runden, keine Rundung oder auf Viertelstunde runden.
Dies ändert keine gespeicherten Daten.
 

 

Tipp: Aktivieren Sie den Zeitraum, um einen bestimmten Arbeitszeitraum anzuzeigen.

Die oberste Zeile im exportierten Excel-Blatt entspricht den im Exportmenü getroffenen Auswahlmöglichkeiten:
 



Exporte im H:MM-Format mit Kommatrennzeichen zeigen sowohl positive als auch negative Werte sofort an:


Der Export im H:MM-Format kann jedoch in Excel zu versteckten Werten führen:
 


Um dieses Problem zu beheben, folgen Sie bitte den Anweisungen im folgenden Artikel:

Wie man negative Zeitwerte in CrewCenter Excel-Exporten korrekt anzeigt

Export für ERP-Integration

BRZ-Exportvorlage: 

Verwenden Sie diese, wenn Sie CrewCenter-Daten in das BRZ-ERP-System importieren. 

Hinweis: Ändern Sie BRZ-Dateien vor dem Import nicht.

MOS’aik-Export: 

Stellen Sie sicher, dass die externe Mandanten-ID gesetzt ist und Kostenstellen-/Projektdaten den MOS’aik-Anforderungen entsprechen. Die Ausgabe ist eine tabulatorgetrennte UTF-8-Textdatei mit festen Spalten.


Rohdatenexport (CSV)-Vorlage

  • Der Rohdatenexport erzeugt ein ZIP-Archiv, das CSV-Dateien für Arbeitsprotokolle, Abwesenheiten, Mitarbeiter, Projekte und Kostenstellen/Sonderbedingungen enthält.

  • Die Daten enthalten genaue, nicht gerundete Zeiteinträge, wie von den Benutzern erfasst.

Das folgende Bild zeigt eine Employees.csv 
 


Beispiel einer Extended work log.csv
 


Ein Beispiel einer Projects.csv

 

 
work log.csv
 

 

Export-Einstellungen speichern

CrewCenter merkt sich Ihre Exporteinstellungen für jede Vorlage. Dies umfasst Einstellungen wie:

  • Zeitformate
  • Rundungsoptionen
  • Ausgewählte Datenfelder
  • Andere Exportkonfigurationsoptionen

Wenn Sie erneut Daten mit derselben Vorlage exportieren, lädt der Exportdialog automatisch Ihre vorherigen Einstellungen. Dies reduziert die manuelle Eingabe und beschleunigt wiederholte Exporte.

Hinweis: Jede Exportvorlage speichert nur einen Satz gespeicherter Einstellungen pro Vorlage.

 

Fehlerbehebung bei Exporten

  • Wenn ein Export lange dauert, reduzieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter oder verkürzen Sie den ausgewählten Zeitraum.

  • Wenn der Export fehlschlägt oder nicht heruntergeladen wird, überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, aktualisieren Sie die Seite oder versuchen Sie es mit weniger Mitarbeitern oder einem kürzeren Zeitraum.

  • Wenn Daten fehlen, überprüfen Sie den Zeitraum, die Mitarbeiterauswahl und verifizieren Sie Zeitarten sowie ERP-Konfigurationseinstellungen.

  • Hinweis: Für den Import werden nur CSV-Dateien mit UTF-8-Codierung unterstützt; als Spaltentrennzeichen wird nur „;“ unterstützt.

 

 

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