So konfigurieren Sie Einstellungen für genaue Exportdaten

Übersicht

Rollen: Admin | Schnittstelle: Web

CrewCenter bietet mehrere Exportoptionen zur Unterstützung von Projektmanagement- und Lohnabrechnungsprozessen.

Um sicherzustellen, dass exportierte Daten korrekt, relevant und einfach zu interpretieren sind, ist es wichtig, verschiedene Einstellungen und Arbeitsabläufe innerhalb der Anwendung zu überprüfen und zu konfigurieren. Dieser Artikel beschreibt die wichtigsten Voraussetzungen und erforderlichen Empfehlungen.

Arbeitszeitplan

Mit dem jährlichen Arbeitszeitplan in CrewCenter können Administratoren die erwarteten Arbeitsstunden für jeden Tag des Jahres festlegen. Er bildet die Grundlage für eine genaue Zeiterfassung und Personalplanung. Diese erwarteten Stunden werden zur Berechnung von Überstunden verwendet, indem die erfasste Arbeitszeit eines Mitarbeiters mit seiner geplanten Arbeitszeit verglichen wird.

Hinweis: Sie können mehrere Arbeitszeitpläne für dasselbe Jahr erstellen (z. B. Vollzeit Büro, Vollzeit Baustelle, Teilzeit). Jedem Mitarbeiter kann pro Jahr nur ein Arbeitszeitplan zugewiesen werden.

Administratoren müssen jedes Jahr einen jährlichen Arbeitszeitplan erstellen und pflegen, indem sie die täglichen Arbeitszeiten manuell festlegen. Wenn dies nicht erfolgt, werden die erfassten Stunden nicht als Überstunden berechnet.

Die Genauigkeit der Überstundenberechnung hängt vollständig von einem korrekt konfigurierten Arbeitszeitplan und dem Beschäftigungsbeginn ab. Fehlt einer dieser Werte oder ist er falsch, können Überstundensalden, Lohnabrechnungsexporte und Berechnungen von Überstundenzuschlägen erheblich verfälscht werden, wodurch zusätzlicher manueller Aufwand für die Lohnbuchhaltung und die Buchhaltung entsteht. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der mitten im Monat beginnt, scheinbar große Überstundendefizite oder -überschüsse angesammelt haben, wenn das tatsächliche Beschäftigungsbeginn im System nicht erfasst ist.

Um Arbeitszeitpläne zu verwalten, navigieren Sie zu Einstellungen > Zeitpläne.

Weitere Informationen:

Jährlicher Arbeitszeitplan

Überstunden in CrewCenter

Feiertage

Administratoren können Feiertagskalender erstellen und pflegen, die gesetzliche Feiertage und andere arbeitsfreie Tage für eine bestimmte Region oder ein bestimmtes Unternehmen enthalten. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Feiertagskalenders ist die Option Erwartete Zeit beeinflussen verfügbar. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die erwartete Arbeitszeit des Mitarbeiters für den Feiertag auf 0 Stunden reduziert. Dadurch wird jede an diesem Tag erfasste Zeit als Überstunden behandelt, unabhängig vom konfigurierten Arbeitszeitplan des Mitarbeiters.

Diese Einstellung wirkt sich direkt auf Zeitberechnungen, Überstundensalden und exportierte Daten aus. Daher ist es wichtig, Feiertagskalender korrekt zu konfigurieren.

Um Feiertage zu verwalten, navigieren Sie zu Einstellungen > Feiertage.

Weitere Informationen: So erstellen und verwalten Sie Feiertage

Besondere Zeitarten

Besondere Zeitarten sind Kategorien zur Erfassung von nicht standardmäßigen Arbeitszeiten, z. B. Fahrzeit, Schulungen oder anderen Aktivitäten, die keine regulären Arbeitszeiten oder Pausen darstellen. Diese Zeitarten stehen zur Auswahl, wenn Mitarbeiter ihre Zeit in CrewCenter erfassen. Dadurch lassen sich alle relevanten Arbeitsaktivitäten einfacher erfassen und im Exportbericht differenziert darstellen.

Wenn ein Administrator für eine besondere Zeitart, z. B. Privater Termin, die Option Von Summen ausschließen aktiviert, wird die erfasste Zeit nicht in die Gesamtarbeitszeit des Mitarbeiters einbezogen.

Um besondere Zeitarten zu verwalten, navigieren Sie zu Einstellungen > Zeiterfassung.

Weitere Informationen: Besondere Zeitarten in CrewCenter

Abwesenheitserfassung

Administratoren können verschiedene Abwesenheitsarten erstellen, z. B. Urlaub, privater Termin, Krankheitsurlaub oder Schulung. Beim Konfigurieren einer Abwesenheitsart können Administratoren festlegen, ob die Abwesenheit von den Gesamtarbeitszeiten ausgeschlossen, von einem bestimmten Zeitbudget abgezogen oder auf Keine Präferenz gesetzt werden soll.

Diese Einstellung wirkt sich direkt darauf aus, wie Abwesenheitsstunden berechnet und in Exportberichten dargestellt werden.

Administratoren können für eine Abwesenheitsart die Option Zusätzliches Zeitbudget verwenden aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Dauer der Abwesenheit vom Überstundensaldo des Mitarbeiters abgezogen.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter mit 10 Überstunden erfasst eine zweistündige private Abwesenheit. Sein Saldo wird automatisch auf 8 Stunden reduziert.

Um Abwesenheiten zu verwalten, navigieren Sie zu Einstellungen > Abwesenheitserfassung.

Weitere Informationen: Abwesenheiten in CrewCenter Web und Mobile

Kostenstellen

Kostenstellen helfen Unternehmen, Zeiteinträge nach der Art der ausgeführten Arbeit oder der jeweiligen Projektphase zu kategorisieren. Durch die Zuordnung erfasster Stunden zu Aktivitäten wie Aushub, Schalungsarbeiten oder Betonieren erhalten Projektmanager einen besseren Überblick über Arbeitskosten, Projektfortschritt und Ressourcennutzung auf Web- und Mobile-Plattformen.

Hinweis: Kostenstellen teilen die bereits erfasste Zeit auf und sind keine zusätzlichen Zeiteinträge.

Um Kostenstellen zu verwalten, navigieren Sie in der Hauptansicht zur Seite Kostenstellen.

Weitere Informationen: Kostenstellen in CrewCenter

Kosten und Mengen

Administratoren können unternehmensspezifische Kosten und Mengen definieren, um die Erfassung von Ausgaben, Materialien und Produktionsergebnissen im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Nach der Konfiguration können Benutzer diese Werte als Teil ihrer täglichen Aktivitäten sowohl in der Web- als auch in der Mobile-Anwendung erfassen.

Kosten und Mengen sind in Berichten auch als separate Kategorien verfügbar. Ihre Berechnung und buchhalterische Behandlung kann je nach Anforderungen des Unternehmens, Berichtsregeln und Geschäftsprozessen variieren.

Um Kosten und Mengen zu verwalten, navigieren Sie in der Hauptansicht zur Seite Kosten und Mengen.

Weitere Informationen: Kosten und Mengen in CrewCenter