Übersicht
Rollen: Admin, Supervisor | Benutzeroberfläche: Web
Um die CrewCenter-Kontoeinstellungen zu öffnen, tippen Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke. Beim Öffnen der Einstellungen wird der Benutzer automatisch zur allgemeinen Ansicht (Kontoeinstellungen) geführt.
In den Einstellungen finden Sie sieben Registerkarten:
- Allgemein
- Arbeitspläne
- Feiertage
- Automatisierung
- Zeitarten
- Abwesenheitsmeldung
- Tenant-Datenauszug
Allgemein
Die allgemeinen Tenant-Einstellungen enthalten Informationen zur Zeitzone des Tenants, die bei der Erstellung des Tenants festgelegt und später nicht mehr geändert werden kann.
In diesem Abschnitt kann der Administrator:
- Das Baustellentagebuch aktivieren oder deaktivieren, um die Erstellung täglicher Projektberichte zu ermöglichen
- Die Geolokalisierung aktivieren oder deaktivieren, um Standortdaten zu erfassen
- Die Kostenstellen aktivieren oder deaktivieren, um die Zeiterfassung auf spezifische Kostenstellen zu ermöglichen
- Die Kosten und Mengen aktivieren oder deaktivieren (kommende Funktion)
Zusätzlich kann der Administrator entscheiden, ob das Hinzufügen von Projekten über die mobile App für Administratoren, Vorgesetzte und Mitarbeiter erlaubt ist.
Arbeitspläne
Der jährliche Arbeitsplan in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, die erwarteten Arbeitszeiten für jeden Tag des Jahres festzulegen. Dies gewährleistet eine genaue Berechnung von Überstunden, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter. Das Verständnis und die Verwaltung dieser Arbeitspläne sind für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und eine effiziente Personalverwaltung in Bauumgebungen unerlässlich.
Administratoren können mehrere Arbeitspläne erstellen, beispielsweise für Teilzeit- und Vollzeitmitarbeiter. Allerdings kann jedem Mitarbeiter jeweils nur ein Arbeitsplan zugewiesen werden.
In diesem Abschnitt können Administratoren auch die erwartete Gesamtpausenzeit definieren sowie Toleranzen für Arbeitszeiten und Pausen festlegen. Wenn ein Mitarbeiter weniger oder mehr Stunden als erwartet arbeitet oder wenn die Pausendauer außerhalb der definierten Toleranz liegt, erscheint ein Indikator im Stundenzettel. Dies hilft Administratoren und Vorgesetzten, schnell zu erkennen, wenn Arbeitszeit oder Pausen vom erwarteten Bereich abweichen.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Artikel: Einführung in den jährlichen Arbeitsplan
Feiertage
Der Feiertagskalender in CrewCenter ermöglicht Administratoren, Feiertage für Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Jahres zu definieren und zu verwalten. Diese Funktion stellt eine genaue Zeiterfassung sicher, gewährleistet die Einhaltung lokaler Vorschriften und unterstützt die Personalplanung, indem Feiertage in den Mitarbeiterkalendern sichtbar gemacht werden.
Die Feiertagsfunktion ermöglicht die Erstellung von Urlaubskalendern, jeder mit einem eindeutigen Namen und einer Liste von Feiertagen (Daten und Namen). Diese Kalender können Mitarbeitern zugewiesen werden, was die Verwaltung und Referenzierung von Feiertagen für ein bestimmtes Jahr erleichtert, da jeder Kalender jahresspezifisch ist und jährlich aktualisiert werden kann.
Der Feiertagskalender erlaubt es Administratoren, die erwartete Arbeitszeit auf 0 Stunden zu überschreiben. Selbst wenn der Arbeitsplan normalerweise an diesem Tag X Stunden vorsieht, behandelt das System alle geleisteten Stunden als Überstunden. Diese Umschaltung ist standardmäßig für neue und bestehende Urlaubskalender aktiviert.
Mit dieser aktiven Überschreibung werden alle im Stundenzettel erfassten Arbeitsstunden – egal ob im Live-Modus oder nachträglich eingetragen – korrekt als Mehrzeit erkannt und berechnet.
Feiertage werden als Indikator am entsprechenden Tag im Stundenzettel angezeigt.
Automatisierung und voreingestellte Pausen
Administratoren können unternehmensweite voreingestellte Pausen über die Web-Oberfläche aktivieren und konfigurieren. Benutzer können zwischen unternehmensweiten, persönlichen oder deaktivierten voreingestellten Pausen wählen. Voreingestellte Pausen werden automatisch zu den Zeitkarten hinzugefügt und validiert, um Überschneidungen zu vermeiden, wodurch die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sichergestellt wird.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Artikel: Einführung in Pausen
Hinweis: Automatisierte Pausen überschneiden sich nicht mit anderen Einträgen, daher können sie nur hinzugefügt werden, wenn keine andere Zeit erfasst wird.
Zeitarten
Spezielle Zeitarten sind Kategorien zur Erfassung von nicht standardmäßigen Arbeitszeiten, wie Fahrzeiten, Schulungen oder anderen Aktivitäten, die keine regulären Arbeitszeiten oder Pausen sind. Diese Typen stehen zur Auswahl, wenn Mitarbeiter ihre Zeit in CrewCenter erfassen, was die Erfassung aller relevanten Arbeitsaktivitäten erleichtert.
Es gibt vier vordefinierte spezielle Zeitarten:
- Anwesenheit
- Gesamtarbeit
- Normale Arbeit
- Pause
Der Administrator kann jedem dieser Typen einen benutzerdefinierten Code-Namen zuweisen.
Mitarbeiter können spezielle Zeitarten beim Ein- oder Ausstempeln oder bei der nachträglichen Zeiterfassung auswählen. Dies stellt sicher, dass alle ausgeführten Arbeiten, einschließlich Tätigkeiten außerhalb der regulären Aufgaben, genau erfasst werden. Spezielle Zeitarten unterstützen die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und helfen Organisationen, die Zeitverwendung über verschiedene Aktivitäten hinweg zu analysieren.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Artikel: Spezielle Zeitarten in CrewCenter
Abwesenheitsmeldung
Administratoren können Abwesenheitstypen definieren, jährliche Limits setzen, sie Mitarbeitern oder Gruppen zuweisen und entscheiden, ob Kommentare erforderlich sind. Die Abwesenheitsverwaltung ist nur im Web für die Konfiguration verfügbar. Administratoren können Abwesenheitslimits überschreiten, da diese Limits als Richtlinie und nicht als strikte Obergrenze dienen. Wenn die Abwesenheitsmeldung deaktiviert ist, können Benutzer keine neuen Abwesenheiten erstellen und die Registerkarte Abwesenheit wird ausgeblendet.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Artikel: Wie man Abwesenheiten in CrewCenter Web und Mobile verwaltet
Tenant-Datenauszug
Tenant-Einstellungen und dynamische Daten – einschließlich Arbeitsplänen, Pausen, Abwesenheiten und Kostenstellen – werden täglich als CSV-Dateien für Analysezwecke exportiert.
Administratoren können alle Informationen aus ihrem Konto mit einem einzigen Klick sammeln.
Wie man Tenant-Daten exportiert
Um Tenant-Daten zu exportieren, klicken Sie oben rechts auf „Tenant-Daten exportieren“. Die Datei wird auf Ihr lokales Gerät heruntergeladen.
Der exportierte Ordner enthält separate CSV-Dateien mit Mitarbeiter- und Systemdaten:
- absence
- app_settings
- break
- break_rule
- cost_code
- cost_code_period
- cost_component
- employee
- project
- special_condition
- tenant_settings
- tenant_user
- time_types
- work_period
- work_period_edition
- work_time_setting
Warum Tenant-Daten exportieren?
Administratoren möchten Tenant-Daten, einschließlich aller Konto- und Mitarbeiterinformationen, aus verschiedenen Gründen exportieren:
- Audit- und Compliance-Zwecke: Um eine vollständige Aufzeichnung der Systemnutzung, Mitarbeiterdaten und Betriebshistorie für interne oder externe Prüfungen zu führen.
- Datensicherung und Archivierung: Um eine sichere Kopie aller Daten außerhalb des Systems für die Langzeitspeicherung oder Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
- Kontoschließung oder Kündigung: Wenn die Organisation die Anwendung nicht mehr nutzt, stellt der Export sicher, dass historisch relevante Informationen weiterhin zugänglich sind, bevor sie im System nicht mehr verfügbar sind.
- Berichterstattung und Analyse: Zur Analyse von Personaldaten, Arbeitsplänen oder Anwesenheitsmustern in externen Tools.
- Migration zu einem anderen System: Zur Erleichterung der Datenübertragung bei einem Wechsel zu einer anderen Plattform oder HR-System.
- Gesetzliche oder regulatorische Anforderungen: Zur Einhaltung von Gesetzen, die die Aufbewahrung oder Vorlage von Mitarbeiter- und Betriebsdaten vorschreiben.