Überblick
Rollen: Admin, Supervisor | Schnittstelle: Web
Um die CrewCenter-Kontoeinstellungen zu öffnen, tippen Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Beim Öffnen der Einstellungen wird der Benutzer automatisch zur allgemeinen Ansicht (Kontoeinstellungen) weitergeleitet.
In den Einstellungen finden Sie sieben Registerkarten:
- Allgemein
- Arbeitspläne
- Feiertage
- Automatisierung
- Zeitarten
- Abwesenheitsmeldung
- Mandantendatenexport
Allgemein
Die allgemeinen Mandanteneinstellungen umfassen Informationen zur Zeitzone des Mandanten, die bei der Erstellung des Mandanten festgelegt und später nicht mehr geändert werden kann.
In diesem Abschnitt kann der Administrator:
- Das Baubuch aktivieren oder deaktivieren, um die Erstellung täglicher Projektberichte zu ermöglichen
- Die Geolokalisierung aktivieren oder deaktivieren, um Standortdaten zu verfolgen
- Die Kostenstellen aktivieren oder deaktivieren, um die Zeiterfassung bestimmten Kostenstellen zuzuordnen
- Die Kosten und Mengen aktivieren oder deaktivieren (kommendes Feature)
Zusätzlich kann der Administrator entscheiden, ob das Hinzufügen von Projekten über die mobile App für Administratoren, Supervisoren und Mitarbeiter erlaubt ist.
Arbeitspläne
Der jährliche Arbeitsplan in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, die erwarteten Arbeitsstunden für jeden Tag des Jahres festzulegen. Dies gewährleistet eine genaue Berechnung von Überstunden, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter. Das Verständnis und die Verwaltung dieser Arbeitspläne sind für die Einhaltung von Vorschriften und eine effiziente Personalverwaltung in Bauumgebungen unerlässlich.
Administratoren können mehrere Arbeitspläne erstellen, zum Beispiel für Teilzeit- und Vollzeitmitarbeiter. Allerdings kann jeder Mitarbeiter jeweils nur einem Arbeitsplan zugewiesen werden.
In diesem Abschnitt können Administratoren auch die erwartete Gesamtpausenzeit definieren sowie Toleranzen für Arbeitsstunden und Pausen festlegen. Wenn ein Mitarbeiter weniger oder mehr Stunden als erwartet arbeitet oder wenn die Pausendauer außerhalb der definierten Toleranz liegt, erscheint ein Indikator im Stundenzettel. Dies hilft Administratoren und Vorgesetzten, schnell zu erkennen, wenn Arbeitszeit oder Pausen vom erwarteten Bereich abweichen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Einführung in den jährlichen Arbeitsplan
Feiertage
Der Feiertagskalender in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, Feiertage für Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Jahres zu definieren und zu verwalten. Diese Funktion sorgt für eine genaue Zeiterfassung, die Einhaltung lokaler Vorschriften und unterstützt die Personalplanung, indem Feiertage in den Mitarbeiterkalendern sichtbar gemacht werden.
Die Feiertagsfunktion ermöglicht die Erstellung von Urlaubskalendern, die jeweils einen eindeutigen Namen und eine Liste von Feiertagen (Daten und Namen) enthalten. Diese Kalender können Mitarbeitern zugewiesen werden, was die Verwaltung und Referenzierung von Feiertagen für ein bestimmtes Jahr erleichtert, da jeder Kalender jahresspezifisch ist und jährlich aktualisiert werden kann.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Kalender die Planung oder die erfassten Arbeitsstunden nicht beeinflusst. Feiertage werden nur als Indikator am entsprechenden Tag im Stundenzettel zur Sichtbarkeit angezeigt.
Dies ist rein eine kosmetische Funktion und hat keine Auswirkung auf die Stundenberechnung.
Automatisierung und voreingestellte Pausen
Administratoren können unternehmensweite voreingestellte Pausen über die Web-Oberfläche aktivieren und konfigurieren. Benutzer können zwischen Unternehmens-, persönlichen oder deaktivierten voreingestellten Pausen wählen. Voreingestellte Pausen werden automatisch zu den Stundenzetteln hinzugefügt und validiert, um Überschneidungen zu vermeiden und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Einführung in Pausen
Hinweis: Automatisierte Pausen überschneiden sich nicht mit anderen Einträgen, daher können sie nur hinzugefügt werden, wenn keine andere Zeit erfasst wird.
Zeitarten
Spezielle Zeitarten sind Kategorien, die verwendet werden, um nicht standardmäßige Arbeitszeiten zu erfassen, wie Fahrzeiten, Schulungen oder andere Tätigkeiten, die keine regulären Arbeitszeiten oder Pausen sind. Diese Arten stehen zur Auswahl, wenn Mitarbeiter ihre Zeit in CrewCenter erfassen, was die Erfassung aller relevanten Arbeitsaktivitäten erleichtert.
Es gibt vier vordefinierte spezielle Zeitarten:
- Anwesenheit
- Gesamtarbeit
- Normale Arbeit
- Pause
Der Administrator kann jeder dieser Arten einen benutzerdefinierten Code-Namen zuweisen.
Mitarbeiter können spezielle Zeitarten beim Ein- oder Ausstempeln oder bei der nachträglichen Zeiterfassung auswählen. Dies stellt sicher, dass alle geleisteten Arbeiten, einschließlich Tätigkeiten außerhalb der regulären Aufgaben, genau erfasst werden. Spezielle Zeitarten unterstützen die Einhaltung von Arbeitsvorschriften und helfen Organisationen, die Zeitverwendung in verschiedenen Aktivitäten zu analysieren.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Spezielle Zeitarten in CrewCenter
Abwesenheitsmeldung
Administratoren können Abwesenheitsarten definieren, jährliche Limits festlegen, diese Mitarbeitern oder Gruppen zuweisen und entscheiden, ob Kommentare erforderlich sind. Die Abwesenheitsverwaltung ist nur im Web zur Konfiguration verfügbar. Administratoren können Abwesenheitsgrenzen überschreiten, da diese Grenzen als Richtlinien und nicht als strikte Obergrenzen dienen. Wenn die Abwesenheitsmeldung deaktiviert ist, können Benutzer keine neuen Abwesenheiten erstellen und die Registerkarte Abwesenheit wird ausgeblendet.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Wie man Abwesenheiten in CrewCenter Web und Mobile verwaltet
Mandantendatenexport
Mandanteneinstellungen und dynamische Daten – einschließlich Arbeitsplänen, Pausen, Abwesenheiten und Kostenstellen – werden täglich als CSV-Dateien für Analysezwecke exportiert.
Administratoren können alle Informationen aus ihrem Konto mit nur einem Klick sammeln.
Wie man Mandantendaten exportiert
Um Mandantendaten zu exportieren, klicken Sie oben rechts auf „Mandantendaten exportieren“. Die Datei wird auf Ihr lokales Gerät heruntergeladen.
Der exportierte Ordner enthält separate CSV-Dateien mit Mitarbeiter- und Systemdaten:
- absence
- app_settings
- break
- break_rule
- cost_code
- cost_code_period
- cost_component
- employee
- project
- special_condition
- tenant_settings
- tenant_user
- time_types
- work_period
- work_period_edition
- work_time_setting
Warum Mandantendaten exportieren?
Administratoren möchten Mandantendaten einschließlich aller Konto- und Mitarbeiterinformationen aus verschiedenen Gründen exportieren:
- Prüfungs- und Compliance-Zwecke: Um eine vollständige Aufzeichnung der Systemnutzung, Mitarbeiterdaten und Betriebshistorie für interne oder externe Prüfungen zu führen.
- Datensicherung und Archivierung: Um eine sichere Kopie aller Daten außerhalb des Systems für die Langzeitspeicherung oder Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
- Kontoschließung oder Austritt: Wenn die Organisation die Anwendung nicht mehr nutzt, stellt der Export der Daten den fortgesetzten Zugriff auf historische Informationen sicher, bevor diese im System nicht mehr verfügbar sind.
- Berichterstattung und Analyse: Um Personaldaten, Arbeitspläne oder Anwesenheitsmuster in externen Werkzeugen zu analysieren.
- Migration zu einem anderen System: Um die Datenübertragung beim Wechsel zu einer anderen Plattform oder einem anderen HR-System zu erleichtern.
- Gesetzliche oder regulatorische Anforderungen: Um Gesetze einzuhalten, die die Aufbewahrung oder Einreichung von Mitarbeiter- und Betriebsdaten vorschreiben.