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Panoramica
L'esportazione dei fogli presenze e dei dati di assenza in CrewCenter Web consente di trasferire il tempo di lavoro approvato e le assenze nei sistemi di gestione paghe, ERP e di reportistica. CrewCenter supporta sia report Excel leggibili dall’uomo sia formati ERP/CSV leggibili dalle macchine.
Nota: I file di esportazione possono contenere dati personali. Gestirli secondo i requisiti di protezione dei dati della vostra azienda.
Aprire il pannello di esportazione
Accedere alla pagina Fogli presenze in CrewCenter Web.
Selezionare Esporta nell’angolo in alto a sinistra.
Scegliere un modello di esportazione
Si aprirà il pannello di esportazione e cliccando sul menu a tendina Modelli di esportazione potrete vedere i modelli di esportazione disponibili.
CrewCenter offre diversi modelli di esportazione standard:
Modello di esportazione BRZ (File BRZ) - se il vostro team ERP importa questi formati.
Fogli presenze dipendenti (file Excel) - per report mensili in stile paghe.
Esportazione standard CrewCenter (file Excel) - per riepiloghi flessibili
MOS’aik (Moser Software GmbH) - se il vostro team ERP importa questi formati.
Esportazione dati grezzi (CSV) - per integrazioni o analisi dati.
BRZ delle ore lavorate con pause - - se il vostro team ERP importa questi formati.
Consiglio: Usate un modello Excel per report leggibili. Usate esportazioni ERP o dati grezzi quando importate dati in un altro sistema.
Importante: Selezionare un modello di esportazione diverso azzera tutti i filtri attualmente applicati, inclusi il periodo selezionato, i dipendenti e i progetti. Per evitare di perdere le impostazioni, prima scegliete il modello di esportazione e poi configurate tutte le altre opzioni di esportazione.
Assegnazione dipendenti nei report di esportazione
(lo stesso processo vale per tutti i modelli)
Sotto le sezioni del modello di esportazione e del periodo temporale, potete scegliere quali dipendenti includere nell’esportazione. Cliccate su Tutti i dipendenti per modificare la selezione, selezionare manualmente gli utenti o ordinare per ruolo. Per selezionare utenti in base al ruolo, cliccate su Ordina per: Dipendente e scegliete il ruolo desiderato e l’ordine in cui gli utenti appariranno.
Nella schermata di selezione dipendenti, avete le seguenti opzioni:
-
Seleziona / Deseleziona tutto
Si applicano le seguenti icone:-
Quando tutti i dipendenti sono selezionati, appare un segno di spunta accanto a Seleziona tutto:
-
Quando è stata fatta una selezione parziale dei dipendenti, appare un trattino accanto a Seleziona tutto:
-
Quando nessun dipendente è selezionato, la casella rimane vuota:
-
Quando tutti i dipendenti sono selezionati, appare un segno di spunta accanto a Seleziona tutto:
-
Per selezionare dipendenti specifici, potete spuntare manualmente la casella accanto al nome dell’utente.
Inoltre, avete la possibilità di rivedere i dipendenti selezionati in una vista separata.
Opzioni di ordinamento: Ordina per dipendente o per supervisore, in ordine crescente o decrescente.
Cliccate Aggiorna per salvare le modifiche o Annulla se non volete procedere con la selezione.
Assegnazione progetti nei report di esportazione
Gli utenti possono applicare un filtro Progetto e abilitare report per tutti i progetti o specificare determinati progetti secondo le loro esigenze.
Per applicare un filtro a tutti i progetti, attivate l’opzione "Tutti i progetti".
Selezionare l’intervallo temporale di esportazione
(lo stesso processo vale per tutti i modelli)
Per definire l’intervallo temporale per l’esportazione, aprite il menu a tendina Intervallo temporale di esportazione.
Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Ultima settimana
- Intervallo personalizzato
- Mese
Si prega di notare: il mese completo precedente è selezionato di default:
Usare un intervallo personalizzato
Quando viene selezionato un intervallo personalizzato, appaiono i campi data di inizio e fine, dove potete inserire le date desiderate per generare un’esportazione per un periodo specifico.
Modello fogli presenze dipendenti
Dipendenti: Selezionate uno, più o tutti i dipendenti. Per i fogli presenze dipendenti, potete includere fino a 500 dipendenti in un unico file.
Periodo temporale: Usate preimpostazioni come ultima settimana o ultimo mese, oppure selezionate un intervallo di date personalizzato. Per assenze future, usate la selezione data personalizzata (nessun filtro predefinito).
Formato orario: Scegliete la visualizzazione dell’orario. Ad esempio, H,MM o H:MM.
Nota: Non è disponibile l’arrotondamento per i "Fogli presenze dipendenti".
Fogli presenze dipendenti – Dati esportati (Excel)
Quando esportate i fogli presenze dipendenti, il file Excel risultante contiene le seguenti sezioni:
1. Panoramica dipendente (nome del dipendente.)
2. Dettagli dipendente (ID dipendente, azienda, straordinari all’inizio, modifiche e straordinari alla fine.)
3. Dettagli report (periodo, mese e anno, e settimane del calendario)
4. Corpo del report (data, giorno, inizio, fine, tipo, pausa, ore pianificate, ore effettive, ore extra e tempo di lavoro)
5. Schede dipendenti (Ogni dipendente selezionato per il report è esportato in una scheda separata contenente tutte le informazioni corrispondenti.)
Modello esportazione standard CrewCenter
Nelle esportazioni standard CrewCenter, potete scegliere di mostrare i risultati per ogni dipendente, ogni progetto e/o ogni giorno. Selezionando queste opzioni si abiliteranno ulteriori criteri di selezione per tipi di tempo e altri campi dati.
Sono consentiti raggruppamenti multipli e deve essere selezionato almeno un tipo di campo di esportazione (ad esempio, tempo totale di lavoro).
Tipi di tempo e campi di esportazione disponibili
Mostra risultati:
Includi tipi di tempo:
Altri campi dati:
Arrotondamento: scegliete tra Arrotonda all’ora intera, arrotonda alla mezz’ora, nessun arrotondamento o Arrotonda al quarto d’ora.
Questo non altera i dati memorizzati.
Consiglio: Abilitate l’intervallo temporale per mostrare un periodo di lavoro specifico.
La riga superiore nel foglio Excel esportato corrisponderà alle selezioni effettuate nel menu di esportazione:
Le esportazioni in formato H:MM con separatori a virgola mostreranno immediatamente valori positivi e negativi:
Tuttavia, esportare in formati H:MM può causare valori nascosti in Excel:
Per correggere questo problema, seguite le istruzioni nell’articolo seguente:
Esportazione per integrazione ERP
Modello di esportazione BRZ:
Utilizzare quando si importano dati CrewCenter nel sistema ERP BRZ.
Nota: Non modificare i file BRZ prima dell’importazione.
Esportazione MOS’aik:
Assicurarsi che l’ID tenant esterno sia impostato e che i dati di centri di costo/progetto corrispondano ai requisiti di MOS’aik. L’output è un file di testo UTF-8 con colonne separate da tabulazioni e colonne fisse.
Modello esportazione dati grezzi (CSV)
L’esportazione dei dati grezzi produce un archivio ZIP che include CSV per registri di lavoro, assenze, dipendenti, progetti e codici di costo/condizioni speciali.
I dati contengono voci temporali esatte non arrotondate come registrate dagli utenti.
L’immagine seguente mostra un Employees.csv
Esempio di Extended work log.csv
Un esempio di Projects.csv
work log.csv
Salvare le preferenze di esportazione
CrewCenter ricorda le impostazioni di esportazione per ogni modello. Questo include preferenze come:
- Formati orari
- Opzioni di arrotondamento
- Campi dati selezionati
- Altre scelte di configurazione dell’esportazione
Quando esportate nuovamente i dati usando lo stesso modello, la finestra di esportazione caricherà automaticamente le impostazioni precedenti. Questo riduce l’inserimento manuale e velocizza le esportazioni ripetute.
Nota: Ogni modello di esportazione memorizza solo un set di preferenze salvate per modello.
Risoluzione problemi esportazioni
Se un’esportazione richiede molto tempo, riducete il numero di dipendenti o accorciate l’intervallo di date selezionato.
Se l’esportazione fallisce o non si scarica, verificate la connessione internet, aggiornate la pagina o provate con meno dipendenti o un periodo più breve.
Se mancano dati, confermate l’intervallo di date, la selezione dei dipendenti e verificate i tipi di tempo e le impostazioni di configurazione ERP.
Nota: sono supportati solo file CSV in codifica UTF-8 per l’importazione; è supportato solo ";" come separatore di colonna.