Panoramica
Ruoli: Admin, Supervisore | Interfaccia: Web
Per aprire le impostazioni dell'account CrewCenter, toccare l'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra. Aprendo le impostazioni, l'utente verrà automaticamente indirizzato alla vista Generale (impostazioni account).
Nelle Impostazioni si trovano sette schede:
- Generale
- Orari
- Festività Pubbliche
- Automazione
- Tipi di tempo
- Segnalazione assenze
- Estrazione dati tenant
Generale
Le impostazioni generali del tenant includono informazioni sul fuso orario del tenant, definito durante la creazione del tenant e non modificabile successivamente.
In questa sezione, l'amministratore può:
- Abilitare o Disabilitare il Diario di Cantiere per consentire la creazione di report giornalieri di progetto
- Abilitare o Disabilitare il Geolocalizzazione per tracciare i dati di posizione
- Abilitare o Disabilitare i Codici di Costo per consentire l'allocazione del tempo a codici di costo specifici
- Abilitare o Disabilitare Costi e Quantità (funzionalità in arrivo)
Inoltre, l'amministratore può decidere se consentire l'aggiunta di progetti tramite l'app mobile per amministratori, supervisori e dipendenti.
Orari
L'Orario Annuale di Lavoro in CrewCenter consente agli amministratori di definire le ore di lavoro previste per ogni giorno dell'anno. Ciò garantisce un calcolo accurato degli straordinari, delle assenze e delle buste paga per tutti i dipendenti. Comprendere e gestire questi orari è essenziale per la conformità e una gestione efficiente della forza lavoro in ambienti di costruzione.
Gli amministratori possono creare più orari di lavoro, ad esempio per dipendenti part-time e full-time. Tuttavia, ogni dipendente può essere assegnato a un solo orario di lavoro alla volta.
In questa sezione, gli amministratori possono anche definire il tempo totale di pausa previsto, nonché impostare tolleranze sia per le ore di lavoro che per le pause. Se un dipendente lavora meno o più ore del previsto o se la durata della pausa rientra al di fuori della tolleranza definita, comparirà un indicatore nel foglio presenze. Questo aiuta amministratori e supervisori a identificare rapidamente quando il tempo di lavoro o le pause si discostano dall'intervallo previsto.
Per maggiori informazioni, si prega di consultare l'articolo: Introduzione all'Orario Annuale di Lavoro
Festività Pubbliche
Il calendario delle Festività Pubbliche in CrewCenter consente agli amministratori di definire e gestire le festività pubbliche per i dipendenti all'interno di un anno specifico. Questa funzionalità garantisce un tracciamento accurato del tempo, la conformità alle normative locali e supporta la pianificazione della forza lavoro rendendo visibili le festività pubbliche nei calendari dei dipendenti.
La funzione Festività Pubbliche permette la creazione di Calendari Festivi, ciascuno con un nome univoco e una lista di festività (date e nomi). Questi calendari possono essere assegnati ai dipendenti, facilitando la gestione e il riferimento alle festività pubbliche per un determinato anno, poiché ogni calendario è specifico per l'anno e può essere aggiornato annualmente.
Il calendario delle festività pubbliche consente agli amministratori di sovrascrivere il tempo di lavoro previsto a 0 ore. Anche se l'orario di lavoro normalmente assegna X ore lavorative in quel giorno, il sistema tratta tutte le ore lavorate come straordinari. Questo interruttore è abilitato di default sia per i nuovi calendari festivi che per quelli esistenti.
Con questa sovrascrittura attiva, tutte le ore lavorate e inserite nel foglio presenze - sia in modalità live che postumo - vengono correttamente identificate e calcolate come tempo extra.
Le festività pubbliche sono mostrate come indicatore nel giorno corrispondente nel foglio presenze.
Automazione e Pause Preimpostate
Gli amministratori possono attivare e configurare pause preimpostate a livello aziendale utilizzando l'interfaccia Web. Gli utenti possono scegliere tra pause aziendali, personali o disabilitare le pause preimpostate. Le pause preimpostate vengono aggiunte automaticamente alle schede orarie e validate per evitare sovrapposizioni, garantendo la conformità alle politiche aziendali.
Per maggiori informazioni, si prega di consultare l'articolo: Introduzione alle Pause
Nota: Le pause automatizzate non si sovrappongono ad altre voci, quindi possono essere aggiunte solo quando non è registrato altro tempo.
Tipi di tempo
I tipi di tempo speciali sono categorie utilizzate per registrare ore di lavoro non standard, come il tempo di guida, la formazione o altre attività che non sono ore di lavoro regolari o pause. Questi tipi sono disponibili per la selezione quando i dipendenti registrano il loro tempo in CrewCenter, facilitando la cattura di tutte le attività lavorative rilevanti.
Ci sono quattro tipi di tempo speciali predefiniti:
- Presenza
- Lavoro Totale
- Lavoro Normale
- Pausa
L'amministratore può assegnare un nome codice personalizzato a ciascuno di questi tipi.
I dipendenti possono selezionare i tipi di tempo speciali quando timbrano l'ingresso o l'uscita o quando inseriscono il tempo dopo le ore. Ciò garantisce che tutto il lavoro svolto, comprese le attività al di fuori dei compiti regolari, venga tracciato accuratamente. I tipi di tempo speciali supportano la conformità alle normative sul lavoro e aiutano le organizzazioni ad analizzare come il tempo viene speso nelle diverse attività.
Per maggiori informazioni, si prega di consultare l'articolo: Tipi di tempo speciali in CrewCenter
Segnalazione assenze
Gli amministratori possono definire i tipi di assenza, impostare limiti annuali, assegnarli a dipendenti o gruppi e decidere se richiedere commenti. La gestione delle assenze è disponibile solo sul Web per la configurazione. Gli amministratori possono superare i limiti di assenza, poiché questi limiti servono come linea guida e non come limite rigido. Se la segnalazione delle assenze è disabilitata, gli utenti non possono creare nuove assenze e la scheda Assenze è nascosta.
Per maggiori informazioni, si prega di consultare l'articolo: Come gestire le assenze in CrewCenter Web e Mobile
Estrazione dati tenant
Le impostazioni del tenant e i dati dinamici - inclusi orari di lavoro, pause, assenze e codici di costo - vengono esportati quotidianamente come file CSV per scopi analitici.
Gli amministratori possono raccogliere facilmente tutte le informazioni dal loro account con un solo clic.
Come esportare i dati del tenant
Per esportare i dati del tenant, fare clic su “Esporta dati tenant” nell'angolo in alto a destra. Il file verrà scaricato sul dispositivo locale.
La cartella esportata contiene file CSV separati con dati dei dipendenti e di sistema:
- assenza
- impostazioni_app
- pausa
- regola_pausa
- codice_costo
- periodo_codice_costo
- componente_costo
- dipendente
- progetto
- condizione_speciale
- impostazioni_tenant
- utente_tenant
- tipi_tempo
- periodo_lavoro
- edizione_periodo_lavoro
- impostazione_tempo_lavoro
Perché esportare i dati del tenant?
Gli amministratori potrebbero voler esportare i dati del tenant, inclusi tutte le informazioni dell'account e dei dipendenti, per diversi motivi:
- Scopi di audit e conformità: Per mantenere un registro completo dell'uso del sistema, dei dati dei dipendenti e della storia operativa per audit interni o esterni.
- Backup e archiviazione dei dati: Per garantire una copia sicura di tutti i dati disponibile al di fuori del sistema per l'archiviazione a lungo termine o la continuità aziendale.
- Chiusura dell'account o dimissioni: Se l'organizzazione smette di utilizzare l'applicazione, esportare i dati assicura l'accesso continuo alle informazioni storiche prima che non siano più disponibili nel sistema.
- Reportistica e analisi: Per analizzare i dati della forza lavoro, gli orari di lavoro o i modelli di presenza in strumenti esterni.
- Migrazione a un altro sistema: Per facilitare il trasferimento dei dati quando si passa a una piattaforma o sistema HR differente.
- Requisiti legali o normativi: Per conformarsi a leggi che richiedono la conservazione o la presentazione di registri dei dipendenti e operativi.