Prehľad
V CrewCenter nie je možné priamo upraviť e-mailovú adresu zamestnanca po vytvorení účtu. Tento návod popisuje správny administratívny postup na aktualizáciu e-mailovej adresy zamestnanca pri zachovaní integrity údajov a zabezpečení správneho spracovania prístupu používateľov.
Poznámka: Archivácia odstráni prístup zamestnanca, ale zachová jeho historické údaje. Vymazanie trvalo odstráni zamestnanca aj všetky súvisiace záznamy.
Kedy zmeniť e-mailovú adresu zamestnanca
Tento postup použite, keď bol zamestnanec vytvorený s nesprávnou e-mailovou adresou alebo keď je potrebné jeho e-mailovú adresu nahradiť po tom, čo už používal CrewCenter.
Dôležité obmedzenie
V niektorých prípadoch nie je možné upraviť, archivovať ani vymazať zamestnanca, ak posledná úprava jeho profilu bola vykonaná používateľom, ktorý už v spoločnosti neexistuje (vymazaný používateľ). Tento „zámok vlastníctva“ zabraňuje zmenám profilu.
Ako tento zámok odstrániť
Ak chcete odomknúť záznam zamestnanca:
- Prejdite na kartu Zamestnanci.
- Nájdite dotknutého zamestnanca.
- Otvorte trojbodové menu napravo a vyberte Upraviť.
- Nič nemeníte — jednoducho kliknite na Uložiť.
- Tým sa aktualizuje hodnota „posledná úprava od“ na vás.
-
Teraz môžete zamestnanca podľa potreby archivovať a/alebo vymazať.
Možnosť 1: Nesprávna e-mailová adresa pri počiatočnom zadaní
Túto možnosť použite, ak zamestnanec ešte nezaznamenal žiadne údaje v CrewCenter.
- Archivujte zamestnanca.
-
Vymažte záznam zamestnanca.
- Poznámka: Vymazanie je trvalé a odstráni zamestnanca aj všetky súvisiace údaje.
- Vytvorte nového zamestnanca so správnou e-mailovou adresou.
Tip: Túto možnosť používajte iba v prípade, že zamestnanec nemá žiadne výkazy pracovného času, záznamy o živom sledovaní, aktivity alebo iné údaje.
Možnosť 2: Zamestnanec už má zaznamenané údaje
Túto možnosť použite, keď záznam zamestnanca už obsahuje výkazy pracovného času, aktivity, relácie živého sledovania alebo iné historické údaje.
-
Archivujte zamestnanca.
- Jeho rola a prístup do aplikácie sú odstránené.
- Akákoľvek relácia živého sledovania sa automaticky ukončí.
- Je skrytý z väčšiny zoznamov a pohľadov.
- Všetky existujúce údaje zostávajú prístupné administrátorom.
- Vytvorte nového zamestnanca so správnou e-mailovou adresou.
Poznámka: Archivácia zachováva údaje; vymazanie ich trvalo odstráni.
Ako zrušiť archiváciu zamestnanca
Ak potrebujete obnoviť prístup alebo viditeľnosť archivovaného zamestnanca:
- Prejdite na kartu Zamestnanci.
- Otvorte trojbodové menu vedľa archivovaného zamestnanca.
- Vyberte Zrušiť archiváciu.
-
Zamestnanec sa opäť zobrazí a môžete mu podľa potreby priradiť prístupové roly.
Tip: Zrušenie archivácie obnoví viditeľnosť, ale automaticky neobnoví roly. Po zrušení archivácie skontrolujte prístupové roly.
Dôležité úvahy
- Vymažte iba ak ste si úplne istí, že historické údaje nebudú potrebné.
- Archivujte, ak zamestnanec má históriu aktivít, ktorú je potrebné zachovať v reportoch.
- Ak údaje existujú, vždy použite Možnosť 2.