Přehled
Role: Administrátor, Supervizor | Rozhraní: Web
Pro otevření nastavení účtu CrewCenter klepněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu. Po otevření nastavení se uživatel automaticky přepne na zobrazení Obecné (nastavení účtu).
V Nastaveních naleznete sedm záložek:
- Obecné
- Rozvrhy
- Veřejné svátky
- Automatizace
- Typy času
- Hlášení nepřítomnosti
- Export dat nájemce
Nastavení |
Dopad |
Použití |
Zakázat, pokud |
Tip / Důležité |
|---|---|---|---|---|
| Stavební deník | Umožňuje denní hlášení projektů z mobilu | Potřebujete dokumentaci staveniště, denní záznamy nebo hlášení | Hlášení se nepoužívá | Pomáhá při auditech a transparentnosti projektů |
| Geolokace | Sleduje polohu zaměstnance při příchodu a odchodu | Právní požadavek nebo sledování pracovníků v terénu | Existují obavy o soukromí nebo není potřeba | Zajistěte soulad s GDPR a informujte zaměstnance |
| Kódy nákladů | Umožňuje přiřazování času ke kategoriím nákladů | Finanční sledování, rozpočtování, kontrola nákladů projektů | Není potřeba rozčlenění nákladů | Kódy nákladů pomáhají dlouhodobě lepšímu přehledu o financích projektů |
| Náklady a množství | Podporuje pokročilé sledování nákladů/množství | Plánování pokročilého materiálového hlášení | Zatím nerelevantní | Mějte přehled odrážející standardizovaný seznam materiálu |
| Mobilní tvorba projektů | Řídí, kdo může vytvářet projekty na mobilu | Supervizoři potřebují flexibilitu přímo na místě | Chcete přísnou kontrolu projektů | Doporučená praxe je omezit přístup pouze na administrátory nebo supervizory |
| Pracovní rozvrhy | Definují očekávané pracovní hodiny → ovlivňuje přesčasy, nepřítomnosti, mzdy | Vždy vyžadováno | Nikdy (základní funkce) | Základ všech výpočtů času. Nejlepší je definovat co nejdříve. |
| Více rozvrhů | Podporuje různé pracovní smlouvy zaměstnanců | Částečný úvazek, plný úvazek, různé země | Vzhledem k tomu, že všichni noví zaměstnanci jsou automaticky přiřazeni k "výchozímu" rozvrhu, více rozvrhů by mělo být vytvořeno pouze pokud výchozí neplatí pro všechny. | Jeden zaměstnanec může mít přiřazen pouze jeden rozvrh |
| Doba přestávky a tolerance | Zaznamenává odchylky v pracovní a přestávkové době | Sledování souladu a detekce chyb | Když je flexibilní přístup k přestávkám přijatelný a není potřeba přísný dohled. |
Malá tolerance = přísná kontrola; větší tolerance = větší flexibilita při přestávkách zaměstnanců |
Nastavení |
Dopad |
Použití |
Zakázat, pokud |
Tip / Důležité |
| Kalendář veřejných svátků | Zobrazuje svátky a ovlivňuje sledování času | Vždy potřeba pro plánování a dodržování předpisů | Nikdy nedoporučeno | Udržujte roční kalendáře na začátku každého roku |
| Přepsání svátků (0 hodin) | Všechny odpracované hodiny během svátků se počítají jako přesčas | Platí standardní sváteční pravidla | Svátky jsou považovány za běžné pracovní dny | Ve výchozím nastavení povoleno, ale pokud je zakázáno, může to v některých případech vyžadovat více ručních úprav během roku |
| Přednastavené přestávky (automatizace) | Automaticky přidává přestávky, zajišťuje dodržování předpisů | Právní požadavky na přestávky nebo časté uživatelské chyby | Zaměstnanci ručně a přesně zaznamenávají své přestávky a sami zodpovídají za uvedení začátku a konce přestávky. | Udržujte záznamy jasně oddělené a přehledné. |
| Firemní vs osobní přestávky | Firemní = standardizované, Osobní = flexibilní | Dodržování předpisů (firemní) nebo flexibilita (osobní) | Není potřeba standardizace | Uživatelé si mohou zvolit úplné vypnutí přednastavených přestávek a nastavit je jako "neaktivní", pokud nechtějí, aby jim byly přestávky automaticky přidávány do docházky. |
| Speciální typy času | Umožňuje sledování nestandardní práce (školení, cesta atd.) | Podrobné hlášení nebo potřeby souladu | Stačí běžná pracovní doba; není potřeba zaznamenávat speciální čas. |
Udržujte názvy jasné a v souladu s hlášením |
Nastavení |
Dopad |
Použití |
Zakázat, pokud |
Tip / Důležité |
| Vlastní názvy typů času | Zajišťuje sladění kategorií systému s terminologií společnosti | Integrace s mzdovými/hlášeními systémy | Výchozí názvy jsou dostačující | Vyhněte se častému přejmenovávání. Časté změny mohou narušit konzistenci hlášení a způsobit zmatek v historických datech. |
| Typy nepřítomnosti | Strukturuje sledování nepřítomnosti (dovolená, nemoc atd.) | Vždy vyžadováno pro HR správu | Nikdy nedoporučeno | Standardizujte napříč organizací |
| Limity nepřítomnosti | Udává povolenou nepřítomnost za rok | Sledování nároku (dny dovolené) | Limity na svátky nejsou použitelné nebo jsou spravovány externě. | Limity nejsou přísné (pouze informativní) |
| Požadavek na komentáře (nepřítomnost) | Přidává kontext k záznamům nepřítomnosti | Nemoc nebo speciální případy | Není potřeba u jednoduchých typů nepřítomnosti nebo pokud jsou obavy o soukromí ohledně sdílení důvodu nepřítomnosti | Zlepšuje auditní sledovatelnost |
| Zakázat hlášení nepřítomnosti | Úplně skryje funkci nepřítomnosti | Externí HR systém spravuje nepřítomnosti | Nepřítomnosti by měly být sledovány v CrewCenter | Zakázání odstraní viditelnost uživatelům, zaměstnanci a manažeři již nebudou moci v CrewCenter nepřítomnosti vidět ani spravovat |
| Export dat nájemce | Exportuje kompletní systémová data (CSV) | Audity, hlášení, zálohy, migrace | Zakázání není možné. | Pravidelné exporty = nejlepší praxe pro zálohování dat a připravenost na obnovu |
| Použití exportovaných dat | Umožňuje externí analýzu a sledování souladu | BI nástroje, právní požadavky, archivace | Není potřeba externí hlášení | Užitečné pro migraci systému a audity |
Obecné
Obecná nastavení nájemce zahrnují informace o časovém pásmu nájemce, které je definováno při vytvoření nájemce a nelze jej později změnit.
V této sekci může administrátor:
- Povolit nebo zakázat Stavební deník pro umožnění tvorby denních projektových zpráv
- Povolit nebo zakázat Geolokaci pro sledování údajů o poloze
- Povolit nebo zakázat Kódy nákladů pro umožnění přiřazení času ke konkrétním kódům nákladů
- Povolit nebo zakázat Náklady a množství pro umožnění přidávání nákladů a množství v denním sledování času
Dále může administrátor rozhodnout, zda je povoleno přidávání projektů prostřednictvím mobilní aplikace pro administrátory, supervizory a zaměstnance.
Rozvrhy
Roční pracovní rozvrh v CrewCenter umožňuje administrátorům definovat očekávané pracovní hodiny pro každý den v roce. To zajišťuje přesný výpočet přesčasů, nepřítomností a mezd pro všechny zaměstnance. Pochopení a správa těchto rozvrhů je zásadní pro dodržování předpisů a efektivní řízení pracovní síly v prostředí stavebnictví.
V této sekci mohou administrátoři také definovat očekávaný celkový čas přestávek a nastavit tolerance jak pro pracovní dobu, tak pro přestávky. Pokud zaměstnanec pracuje méně nebo více hodin, než je očekáváno, nebo pokud délka jeho přestávky překročí definovanou toleranci, v docházce se zobrazí indikátor. To pomáhá administrátorům a supervizorům rychle identifikovat odchylky v pracovní době nebo přestávkách od očekávaného rozsahu.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Úvod do ročního pracovního rozvrhu
Veřejné svátky
Kalendář veřejných svátků v CrewCenter umožňuje administrátorům definovat a spravovat veřejné svátky pro zaměstnance v konkrétním roce. Tato funkce zajišťuje přesné sledování času, dodržování místních předpisů a podporuje plánování pracovní síly tím, že zobrazuje veřejné svátky v kalendářích zaměstnanců.
Funkce Veřejné svátky umožňuje vytvářet kalendáře svátků, každý s unikátním názvem a seznamem svátků (datum a název). Tyto kalendáře lze přiřadit zaměstnancům, což usnadňuje správu a odkazování na veřejné svátky pro daný rok, protože každý kalendář je specifický pro rok a může být aktualizován každý rok.
Kalendář veřejných svátků umožňuje administrátorům přepsat očekávanou pracovní dobu na 0 hodin. I když rozvrh obvykle přiřazuje pracovní hodiny X na tento den, systém považuje všechny odpracované hodiny za přesčasy. Tento přepínač je ve výchozím nastavení povolen pro nové i existující kalendáře svátků.
S aktivním přepsáním jsou všechny odpracované hodiny zapsané do docházky – ať už v reálném režimu nebo zpětně – správně identifikovány a vypočítány jako přesčas.
Veřejné svátky jsou zobrazeny jako indikátor na odpovídajícím dni v docházce.
Automatizace a přednastavené přestávky
Administrátoři mohou aktivovat a konfigurovat firemní přednastavené přestávky pomocí webového rozhraní. Uživatelé si mohou vybrat mezi firemními, osobními přestávkami nebo úplným vypnutím přednastavených přestávek. Přednastavené přestávky jsou automaticky přidávány do docházky a validovány, aby se zabránilo překryvu, což zajišťuje dodržování firemních pravidel.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Úvod do přestávek
Poznámka: Automatizované přestávky se nepřekrývají s jinými záznamy, takže je lze přidat pouze tehdy, když není zaznamenán žádný jiný čas.
Typy času
Speciální typy času jsou kategorie používané k zaznamenávání nestandardních pracovních hodin, jako je doba jízdy, školení nebo jiné aktivity, které nejsou běžnou pracovní dobou nebo přestávkami. Tyto typy jsou k dispozici k výběru, když zaměstnanci zaznamenávají svůj čas v CrewCenter, což usnadňuje zachycení všech relevantních pracovních aktivit.
Existují čtyři předdefinované speciální typy času:
- Docházka
- Celková práce
- Normální práce
- Přestávka
Administrátor může každému z těchto typů přiřadit vlastní kódové označení.
Zaměstnanci mohou vybírat speciální typy času při příchodu nebo odchodu z práce nebo při zadávání času zpětně. To zajišťuje, že veškerá vykonaná práce, včetně aktivit mimo běžné povinnosti, je přesně zaznamenána. Speciální typy času podporují dodržování pracovních předpisů a pomáhají organizacím analyzovat, jak je čas rozdělen mezi různé činnosti.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Speciální typy času v CrewCenter
Hlášení nepřítomnosti
Administrátoři mohou definovat typy nepřítomnosti, nastavit roční limity, přiřadit je zaměstnancům nebo skupinám a rozhodnout, zda jsou vyžadovány komentáře. Správa nepřítomností je dostupná pouze ve webovém rozhraní pro konfiguraci. Administrátoři mohou překročit limity nepřítomnosti, protože tyto limity slouží spíše jako doporučení než jako přísný strop. Pokud je hlášení nepřítomnosti zakázáno, uživatelé nemohou vytvářet nové nepřítomnosti a záložka Nepřítomnost je skryta.
Pro více informací si prosím přečtěte článek: Jak spravovat nepřítomnosti v CrewCenter Web a Mobile
Export dat nájemce
Nastavení nájemce a dynamická data – včetně pracovních rozvrhů, přestávek, nepřítomností a kódů nákladů – jsou denně exportována jako CSV soubory pro analytické účely.
Administrátoři mohou snadno shromáždit všechny informace ze svého účtu jediným kliknutím.
Jak exportovat data nájemce
Pro export dat nájemce klikněte na „Exportovat data nájemce“ v pravém horním rohu. Soubor bude stažen do vašeho zařízení.
Exportovaná složka obsahuje samostatné CSV soubory s daty zaměstnanců a systému:
- absence
- app_settings
- break
- break_rule
- cost_code
- cost_code_period
- cost_component
- employee
- project
- special_condition
- tenant_settings
- tenant_user
- time_types
- work_period
- work_period_edition
- work_time_setting
Proč exportovat data nájemce?
Administrátoři mohou chtít exportovat data nájemce, včetně všech informací o účtu a zaměstnancích, z několika důvodů:
- Audit a dodržování předpisů: Pro udržení kompletního záznamu o využívání systému, datech zaměstnanců a provozní historii pro interní nebo externí audity.
- Zálohování a archivace dat: Pro zajištění bezpečné kopie všech dat mimo systém pro dlouhodobé uchování nebo kontinuitu podnikání.
- Uzavření účtu nebo odchod: Pokud organizace přestane aplikaci používat, export dat zajistí pokračující přístup k historickým informacím před jejich nedostupností v systému.
- Hlášení a analýzy: Pro analýzu dat o pracovní síle, pracovních rozvrzích nebo docházkových vzorcích v externích nástrojích.
- Migrace do jiného systému: Pro usnadnění přenosu dat při přechodu na jinou platformu nebo HR systém.
- Právní nebo regulační požadavky: Pro splnění zákonů vyžadujících uchovávání nebo předkládání záznamů o zaměstnancích a provozu.