Wie arbeitet man mit wöchentlichen Stundenzetteln?

Dieser Artikel erklärt, wie Mitarbeiter, Vorgesetzte und Administratoren mit wöchentlichen Stundenzetteln in CrewCenter arbeiten, vom Erfassen der Zeit bis zum Export der finalisierten Daten für die Gehaltsabrechnung.

 

Als CrewCenter-Nutzer können Sie erfassen:

• Arbeitsstunden
• Pausen
• Ganztägige Abwesenheiten
• Teilweise Abwesenheiten am Tag

Zeiteinträge können entweder mit der Mobile App (für alle Nutzer) oder der Web-Oberfläche (Admin oder Vorgesetzter) erstellt werden.

Hinzufügen von Zeit über Mobile:

Wie man wöchentliche Stundenzettel überprüft

Rollen: Admin, Vorgesetzter | Benutzeroberfläche: Web

Als Vorgesetzter (oder Admin) können Sie die Stundenzettel der Mitarbeiter überprüfen und sicherstellen, dass die erfassten Stunden korrekt sind.

CrewCenter hebt Abweichungen hervor, wie zum Beispiel:

• Weniger als die erwarteten Stunden
• Mehr als die erwarteten Stunden

Das System vergleicht die erfassten Stunden mit den vom Administrator definierten Toleranzen.

 

Wie man wöchentliche Stundenzettel genehmigt

Rollen: Admin, Vorgesetzter | Benutzeroberfläche: Web, Mobil

Als Vorgesetzter (oder Administrator) können Sie Zeiteinträge genehmigen, sobald diese überprüft und verifiziert wurden.

Die Genehmigung bestätigt, dass die erfasste Zeit und Abwesenheiten korrekt sind und für die Gehaltsabrechnung bereitstehen.

Genehmigte Einträge können in der Regel wieder ent-genehmigt werden, falls vor der endgültigen Sperrung Korrekturen erforderlich sind.

 

Wie man wöchentliche Stundenzettel sperrt

Rollen: Admin | Benutzeroberfläche: Web 

 

Als Administrator können Sie genehmigte Stundenzettel sperren, um weitere Änderungen zu verhindern.

Nachdem ein Stundenzettel gesperrt wurde:

• können Zeiteinträge nicht mehr bearbeitet werden
• können Zeiteinträge nicht mehr gelöscht werden
• können keine neuen Einträge hinzugefügt werden

 

Gesperrte Einträge werden in der Mobile App als schreibgeschützt angezeigt:

 

Wie man Genehmigung und Sperrung versteht

Obwohl Genehmigung und Sperrung normalerweise nacheinander durchgeführt werden, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke. 

Genehmigung

Rollen: Vorgesetzter, Admin | Benutzeroberfläche: Web, Mobil

Als Vorgesetzter oder Administrator genehmigen Sie Stundenzettel, um die erfasste Zeit und Abwesenheiten vor der Gehaltsabrechnung zu überprüfen. Dieser Schritt bestätigt, dass alle Einträge geprüft und akzeptiert wurden. Genehmigte Stundenzettel können ent-genehmigt werden, wenn vor der endgültigen Sperrung Korrekturen erforderlich sind. Sobald ein Stundenzettel genehmigt wurde, können Mitarbeiter keine Einträge mehr hinzufügen, bearbeiten oder löschen, es sei denn, die Genehmigung wird aufgehoben.

Sperrung

Rollen: Admin | Benutzeroberfläche: Web

Als Administrator können Sie Stundenzettel sperren, um die Daten für die Gehaltsabrechnung zu finalisieren und weitere Änderungen zu verhindern.

Nach der Sperrung können Einträge nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Auf mobilen Geräten werden gesperrte Einträge hervorgehoben, um anzuzeigen, dass sie schreibgeschützt sind.

Wie man teilweise gesperrte Stundenzettel erkennt

Rollen: Vorgesetzter, Admin | Benutzeroberfläche:  Mobil

Als Vorgesetzter oder Administrator können Sie partielle Sperrindikatoren verwenden, um Stundenzettel zu erkennen, die noch nicht vollständig finalisiert sind.

Indikator auf Mitarbeiterebene

Wird angezeigt, wenn nur einige Tage innerhalb der Woche eines Mitarbeiters gesperrt sind.

Indikator auf Tagesebene

Wird angezeigt, wenn nicht alle Stundenzettel der Mitarbeiter für einen bestimmten Tag gesperrt sind.

Der graue Haken-Indikator zeigt an, wo noch Überprüfungen, Genehmigungen oder Einträge erforderlich sind, bevor die endgültige administrative Sperrung erfolgt. Er ist sowohl auf Android als auch auf iOS verfügbar, um Nutzern zu helfen, fehlende Genehmigungen oder Einträge nachzuvollziehen.

Wie man wöchentliche Stundenzettel exportiert

Rollen: Admin | Benutzeroberfläche: Web 

 

Als Administrator können Sie Stundenzetteldaten in externe ERP- und Gehaltsabrechnungssysteme exportieren, wie z. B. Moser Software (MOS'aik). Um den benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, wenden Sie sich bitte an den Support oder den SDM (Sales Development Manager).

Es sollten nur finalisierte und gesperrte Daten exportiert werden.