Prehľad
Role: Admin, Supervisor | Rozhranie: Web
Ak chcete otvoriť nastavenia účtu CrewCenter, klepnite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu. Po otvorení nastavení sa používateľ automaticky presunie do všeobecného zobrazenia (nastavenia účtu).
V nastaveniach nájdete sedem záložiek:
- Všeobecné
- Rozvrhy
- Sviatky
- Automatizácia
- Typy času
- Hlásenie neprítomností
- Export dát nájomcu
Nastavenie |
Vplyv |
Použitie |
Zakázať ak |
Tip / Dôležité |
|---|---|---|---|---|
| Stavebný denník | Povoľuje denné hlásenie projektov z mobilu | Potrebujete dokumentáciu stavby, denné záznamy alebo hlásenia | Hlásenie sa nepoužíva | Pomáha pri auditoch a transparentnosti projektov |
| Geolokácia | Sleduje polohu zamestnanca pri príchode a odchode | Právna požiadavka alebo sledovanie terénnych pracovníkov | Existujú obavy o súkromie alebo nie je potrebná | Zabezpečte súlad s GDPR a informujte zamestnancov |
| Kódy nákladov | Umožňuje priradiť čas ku kategóriám nákladov | Finančné sledovanie, rozpočtovanie, kontrola nákladov projektov | Nie je potrebné rozdelenie nákladov | Kódy nákladov pomáhajú lepšiemu prehľadu o financiách projektov v dlhodobom horizonte |
| Náklady a množstvo | Podpora pokročilého sledovania nákladov/množstva | Plánovanie pokročilých materiálových hlásení | Zatiaľ nerelevantné | Udržujte jasný prehľad odrážajúci štandardizovaný zoznam materiálov |
| Mobilné vytváranie projektov | Riadi, kto môže vytvárať projekty v mobile | Supervízori potrebujú flexibilitu na mieste | Chcete prísnu kontrolu projektov | Odporúčaná prax je obmedziť prístup len pre adminov alebo supervízorov |
| Pracovné rozvrhy | Definuje očakávané pracovné hodiny → ovplyvňuje nadčasy, neprítomnosti, mzdy | Vždy potrebné | Nikdy (základná funkcia) | Základ všetkých výpočtov času. Najlepšie je definovať čo najskôr. |
| Viacero rozvrhov | Podpora rôznych pracovných zmlúv zamestnancov | Čiastočný úväzok, plný úväzok, rôzne krajiny | Keďže všetci noví zamestnanci sú automaticky priradení k „predvolenému“ rozvrhu, viacero rozvrhov by sa malo vytvárať len ak predvolený neplatí pre všetkých. | Jeden zamestnanec môže byť priradený len k jednému rozvrhu naraz |
| Trvanie prestávky a tolerancia | Označuje odchýlky v pracovnom a prestávkovom čase | Monitorovanie súladu a detekcia chýb | Keď je prijateľné flexibilné riešenie prestávok a nie je potrebný prísny dohľad. |
Malá tolerancia = prísna kontrola; väčšia = viac flexibility pri prestávkach zamestnancov |
Nastavenie |
Vplyv |
Použitie |
Zakázať ak |
Tip / Dôležité |
| Kalendár sviatkov | Zobrazuje sviatky a ovplyvňuje sledovanie času | Vždy potrebný pre plánovanie a súlad | Nikdy sa neodporúča | Udržiavajte ročné kalendáre na začiatku každého roka |
| Prepísanie sviatku (0 hodín) | Všetky odpracované hodiny na sviatok sa počítajú ako nadčas | Platí štandardné pravidlá pre sviatky | Sviatky sa považujú za bežné pracovné dni | Predvolene zapnuté, ak je vypnuté, môže to vyžadovať viac manuálnych úprav počas roka v niektorých prípadoch |
| Prednastavené prestávky (automatizácia) | Automaticky pridáva prestávky, zabezpečuje súlad | Právne požiadavky na prestávky alebo časté chyby používateľov | Zamestnanci manuálne a presne zaznamenávajú svoje prestávky, berúc osobnú zodpovednosť za začiatok a koniec. | Udržiavajte záznamy jasne oddelené a prehľadné. |
| Firemné vs osobné prestávky | Firemné = štandardizované, Osobné = flexibilné | Súlad (firemné) alebo flexibilita (osobné) | Štandardizácia nie je potrebná | Používatelia môžu úplne vypnúť prednastavené prestávky a nastaviť ich ako „Neaktívne“, ak nechcú, aby sa prestávky automaticky pridávali do ich časových kariet. |
| Špeciálne typy času | Umožňuje sledovať nestandardnú prácu (školenia, cestovanie atď.) | Podrobné hlásenia alebo potreby súladu | Bežný pracovný čas je dostatočný; nie je potrebné zaznamenávať špeciálny čas. |
Udržiavajte jasné a zhodné pomenovanie s hláseniami |
Nastavenie |
Vplyv |
Použitie |
Zakázať ak |
Tip / Dôležité |
| Vlastné názvy typov času | Zladí systémové kategórie s firemnou terminológiou | Integrácia s mzdovými/hlásiacimi systémami | Predvolené názvy sú dostatočné | Vyvarujte sa častému premenovávaniu. Časté zmeny môžu narušiť konzistenciu hlásení a spôsobiť zmätok v historických dátach. |
| Typy neprítomností | Štruktúruje sledovanie neprítomností (dovolenka, PN atď.) | Vždy potrebné pre HR manažment | Nikdy sa neodporúča | Štandardizujte v celej organizácii |
| Limity neprítomností | Udáva povolenú neprítomnosť za rok | Sledovanie nároku (dní dovolenky) | Limity na sviatky nie sú použiteľné alebo sú riadené externým systémom. | Limity NIE sú prísne (len informatívne) |
| Vyžadovať komentáre (neprítomnosť) | Pridáva kontext k záznamom neprítomnosti | PN alebo špeciálne prípady | Nie je potrebné pre jednoduché typy neprítomností alebo ak sú obavy o súkromie zdieľania dôvodu neprítomnosti | Zlepšuje sledovateľnosť pri auditoch |
| Zakázať hlásenie neprítomností | Úplne skryje funkciu neprítomností | Externý HR systém spravuje neprítomnosti | Neprítomnosti by mali byť sledované v CrewCenter | Zakázanie odstráni viditeľnosť pre používateľov, zamestnanci a manažéri už nebudú vidieť ani spravovať neprítomnosti v CrewCenter |
| Export dát nájomcu | Exportuje úplné systémové dáta (CSV) | Audity, hlásenia, zálohy, migrácie | Zakázanie nie je možné. | Pravidelné exporty = najlepšia prax pre zálohovanie dát a pripravenosť na obnovu |
| Využitie exportovaných dát | Povoľuje externú analýzu a sledovanie súladu | BI nástroje, právna požiadavka, archivácia | Nie je potrebné externé hlásenie | Užitočné pre migráciu systému a audity |
Všeobecné
Všeobecné nastavenia nájomcu zahŕňajú informácie o časovom pásme nájomcu, ktoré je definované pri vytváraní nájomcu a neskôr ho nie je možné zmeniť.
V tejto sekcii môže administrátor:
- Povoliť alebo zakázať Stavebný denník pre umožnenie vytvárania denných projektových hlásení
- Povoliť alebo zakázať Geolokáciu pre sledovanie polohy
- Povoliť alebo zakázať Kódy nákladov pre priraďovanie času ku konkrétnym kódom nákladov
- Povoliť alebo zakázať Náklady a množstvo pre pridávanie nákladov a množstva v dennom sledovaní času
Okrem toho môže administrátor rozhodnúť, či je povolené pridávanie projektov cez mobilnú aplikáciu pre administrátorov, supervízorov a zamestnancov.
Rozvrhy
Ročný pracovný rozvrh v CrewCenter umožňuje adminom definovať očakávané pracovné hodiny pre každý deň v roku. To zabezpečuje presný výpočet nadčasov, neprítomností a miezd pre všetkých zamestnancov. Pochopenie a správa týchto rozvrhov je nevyhnutná pre súlad s predpismi a efektívnu správu pracovnej sily v stavebnom prostredí.
V tejto sekcii môžu admini tiež definovať očakávaný celkový čas prestávok, ako aj nastaviť tolerancie pre pracovné hodiny a prestávky. Ak zamestnanec odpracuje menej alebo viac hodín, než sa očakáva, alebo ak trvanie prestávky prekročí nastavenú toleranciu, v časovej karte sa zobrazí indikátor. To pomáha administrátorom a supervízorom rýchlo identifikovať odchýlky v pracovnom čase alebo prestávkach od očakávaného rozsahu.
Pre viac informácií si pozrite článok: Úvod do ročného pracovného rozvrhu
Sviatky
Kalendár sviatkov v CrewCenter umožňuje administrátorom definovať a spravovať štátne sviatky pre zamestnancov v rámci konkrétneho roka. Táto funkcia zabezpečuje presné sledovanie času, súlad s miestnymi predpismi a podporuje plánovanie pracovnej sily tým, že zobrazuje štátne sviatky v kalendári zamestnancov.
Funkcia sviatkov umožňuje vytvárať kalendáre sviatkov, každý s unikátnym názvom a zoznamom sviatkov (dátumy a názvy). Tieto kalendáre môžu byť priradené zamestnancom, čo uľahčuje správu a referenciu štátnych sviatkov pre daný rok, pretože každý kalendár je viazaný na konkrétny rok a môže byť každoročne aktualizovaný.
Kalendár sviatkov umožňuje adminom prepísať očakávaný pracovný čas na 0 hodín. Aj keď pracovný rozvrh normálne priraďuje na daný deň X pracovných hodín, systém považuje všetky odpracované hodiny za nadčas. Táto možnosť je predvolene zapnutá pre nové aj existujúce kalendáre sviatkov.
S aktívnym prepísaním sú všetky hodiny odpracované a zadané v časovej karte – či už v režime live alebo post mode – správne identifikované a vypočítané ako extra čas.
Štátne sviatky sú zobrazené ako indikátor na príslušný deň v časovej karte.
Automatizácia a prednastavené prestávky
Admini môžu aktivovať a konfigurovať prednastavené prestávky pre celú spoločnosť pomocou webového rozhrania. Používatelia si môžu vybrať medzi firemnými, osobnými alebo vypnutím prednastavených prestávok. Prednastavené prestávky sa automaticky pridávajú do časových kariet a sú overované, aby sa zabránilo prekrytiu, čím sa zabezpečuje súlad s firemnými politikami.
Pre viac informácií si pozrite článok: Úvod do prestávok
Poznámka: Automatizované prestávky sa neprekrývajú s inými záznamami, takže ich možno pridať len vtedy, keď nie je zaznamenaný iný čas.
Typy času
Špeciálne typy času sú kategórie používané na zaznamenávanie nestandardných pracovných hodín, ako je čas strávený jazdou, školením alebo inými aktivitami, ktoré nie sú bežnými pracovnými hodinami alebo prestávkami. Tieto typy sú dostupné na výber, keď zamestnanci zaznamenávajú svoj čas v CrewCenter, čo uľahčuje zachytenie všetkých relevantných pracovných aktivít.
Existujú štyri preddefinované špeciálne typy času:
- Dochádzka
- Celková práca
- Bežná práca
- Prestávka
Administrátor môže každej z týchto kategórií priradiť vlastný kódový názov.
Zamestnanci môžu vybrať špeciálne typy času pri príchode alebo odchode, alebo pri dodatočnom zadávaní času. To zabezpečuje presné sledovanie všetkej vykonanej práce, vrátane aktivít mimo bežných povinností. Špeciálne typy času podporujú súlad s pracovnými predpismi a pomáhajú organizáciám analyzovať, ako je čas rozdelený medzi rôzne aktivity.
Pre viac informácií si pozrite článok: Špeciálne typy času v CrewCenter
Hlásenie neprítomností
Admini môžu definovať typy neprítomností, nastaviť ročné limity, priradiť ich zamestnancom alebo skupinám a rozhodnúť, či sú potrebné komentáre. Správa neprítomností je dostupná iba vo webovej verzii na konfiguráciu. Admini môžu prekročiť limity neprítomností, pretože tieto limity slúžia skôr ako odporúčania než ako prísne hranice. Ak je hlásenie neprítomností zakázané, používatelia nemôžu vytvárať nové neprítomnosti a záložka Neprítomnosti je skrytá.
Pre viac informácií si pozrite článok: Ako spravovať neprítomnosti v CrewCenter Web a Mobile
Export dát nájomcu
Nastavenia nájomcu a dynamické dáta – vrátane pracovných rozvrhov, prestávok, neprítomností a kódov nákladov – sa denne exportujú vo formáte CSV pre analytické účely.
Admini môžu jednoducho získať všetky informácie zo svojho účtu jediným kliknutím.
Ako exportovať dáta nájomcu
Ak chcete exportovať dáta nájomcu, kliknite na „Exportovať dáta nájomcu“ v pravom hornom rohu. Súbor sa stiahne do vášho lokálneho zariadenia.
Exportovaný priečinok obsahuje samostatné CSV súbory so zamestnaneckými a systémovými dátami:
- neprítomnosť
- nastavenia_aplikácie
- prestávka
- pravidlo_prestávky
- kód_nákladov
- obdobie_kódu_nákladov
- nákladová_zložka
- zamestnanec
- projekt
- špeciálna_podmienka
- nastavenia_nájomcu
- používateľ_nájomcu
- typy_času
- obdobie_práce
- úprava_obdobia_práce
- nastavenie_pracovného_času
Prečo exportovať dáta nájomcu?
Admini môžu chcieť exportovať dáta nájomcu vrátane všetkých informácií o účte a zamestnancoch z niekoľkých dôvodov:
- Audity a súlad: Na udržanie kompletného záznamu o používaní systému, dátach zamestnancov a prevádzkovej histórii pre interné alebo externé audity.
- Zálohovanie a archivácia dát: Na zabezpečenie bezpečnej kópie všetkých dát mimo systému pre dlhodobé uchovávanie alebo kontinuitu podnikania.
- Uzavretie účtu alebo odchod zo spoločnosti: Ak organizácia prestane používať aplikáciu, export dát zabezpečí pokračujúci prístup k historickým informáciám predtým, než už nebudú dostupné v systéme.
- Hlásenia a analýzy: Na analýzu dát o pracovnej sile, pracovných rozvrhoch alebo dochádzkových vzorcoch v externých nástrojoch.
- Migrácia na iný systém: Na uľahčenie prenosu dát pri prechode na inú platformu alebo HR systém.
- Právne alebo regulačné požiadavky: Na splnenie zákonov vyžadujúcich uchovávanie alebo predkladanie záznamov o zamestnancoch a prevádzke.