Jak pracovat s týdenními výkazy práce?

Tento článek vysvětluje, jak zaměstnanci, vedoucí a administrátoři pracují s týdenními výkazy práce v CrewCenter, od zaznamenávání času až po export finalizovaných dat pro mzdy.

 

Jako uživatel CrewCenter můžete zaznamenávat:

• Pracovní hodiny
• Přestávky
• Celodenní absence
• Částečné absence během dne

Záznamy času lze vytvářet pomocí mobilní aplikace (všichni uživatelé) nebo webového rozhraní (Admin nebo Vedoucí).

Přidání času v mobilu:

Jak kontrolovat týdenní výkazy práce

Role: Admin, Vedoucí | Rozhraní: Web

Jako vedoucí (nebo Admin) můžete kontrolovat výkazy práce zaměstnanců a ověřit, že zaznamenané hodiny jsou správné.

CrewCenter zvýrazňuje nesrovnalosti, jako jsou:

• Méně hodin než očekávané
• Více hodin než očekávané

Systém porovnává zaznamenané hodiny s tolerancemi definovanými administrátorem.

 

Jak schvalovat týdenní výkazy práce

Role: Admin, Vedoucí | Rozhraní: Web, Mobil

Jako vedoucí (nebo administrátor) můžete schvalovat záznamy ve výkazu práce poté, co byly zkontrolovány a ověřeny.

Schválení potvrzuje, že zaznamenaný čas a absence jsou správné a připravené k zpracování mezd.

Schválené záznamy lze obvykle znovu odschválit, pokud jsou před konečným uzamčením potřeba opravy.

 

Jak uzamknout týdenní výkazy práce

Role: Admin | Rozhraní: Web 

 

Jako administrátor můžete uzamknout schválené výkazy práce, aby se zabránilo dalším změnám.

Po uzamčení výkazu práce:

• Nelze upravovat záznamy času
• Nelze mazat záznamy času
• Nelze přidávat nové záznamy

 

Uzamčené záznamy jsou v mobilní aplikaci zobrazeny jako pouze pro čtení:

 

Jak pochopit schvalování a uzamykání

Ačkoliv se schvalování a uzamykání obvykle provádí jedno po druhém, slouží různým účelům. 

Schvalování

Role: Vedoucí, Admin | Rozhraní: Web, Mobil

Jako vedoucí nebo administrátor schvalujete výkazy práce, abyste ověřili zaznamenaný čas a absence před zpracováním mezd. Tento krok potvrzuje, že všechny záznamy byly zkontrolovány a přijaty. Schválené výkazy práce lze odschválit, pokud jsou před konečným uzamčením potřeba opravy. Jakmile je výkaz práce schválen, zaměstnanci již nemohou přidávat, upravovat ani mazat záznamy, pokud není schválení odebráno.

Uzamykání

Role: Admin | Rozhraní: Web

Jako administrátor můžete uzamknout výkazy práce, aby byla data finalizována pro mzdy a zabránilo se dalším úpravám.

Po uzamčení nelze záznamy upravovat ani mazat. V mobilu jsou uzamčené položky zvýrazněny, aby bylo jasné, že jsou pouze pro čtení.

Jak rozpoznat částečně uzamčené výkazy práce

Role: Vedoucí, Admin | Rozhraní:  Mobil

Jako vedoucí nebo administrátor můžete použít indikátory částečného uzamčení k identifikaci výkazů práce, které ještě nejsou plně finalizované.

Indikátor na úrovni zaměstnance

Zobrazuje se, když jsou uzamčeny pouze některé dny v týdnu zaměstnance.

Indikátor na úrovni dne

Zobrazuje se, když nejsou uzamčeny výkazy práce všech zaměstnanců za konkrétní den.

Šedá značka zaškrtnutí ukazuje, kde je ještě potřeba kontrola, schválení nebo záznamy před konečným administrativním uzamčením. Je dostupná jak na Androidu, tak iOS, aby uživatelům pomohla sledovat chybějící schválení nebo záznamy.

Jak exportovat týdenní výkazy práce

Role: Admin | Rozhraní: Web 

 

Jako administrátor můžete exportovat data z výkazů práce do externích ERP a mzdových systémů, jako je Moser Software (MOS'aik). Pro vytvoření vlastního reportu kontaktujte prosím podporu nebo SDM (Sales Development Managera).

Exportovat by měla být pouze finalizovaná a uzamčená data.