Überblick
Rollen: Admin, Supervisor | Interface: Web
Um die CrewCenter-Kontoeinstellungen zu öffnen, tippen Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Beim Öffnen der Einstellungen gelangen Sie automatisch zur Ansicht „Allgemein“ (Kontoeinstellungen).
In den Einstellungen finden Sie sieben Registerkarten:
- Allgemein
- Arbeitspläne
- Feiertage
- Automatisierung
- Zeitarten
- Abwesenheitsmeldung
- Mandantendaten-Export
Einstellung |
Auswirkung |
Verwendung bei |
Deaktivieren wenn |
Tipp / Wichtig |
|---|---|---|---|---|
| Bautagebuch | Ermöglicht tägliche Projektberichte vom Mobilgerät | Sie benötigen Baustellendokumentation, Tagesberichte oder Reporting | Reporting wird nicht verwendet | Hilft bei Audits und Projekttransparenz |
| Geolokalisierung | Verfolgt den Standort der Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln | Gesetzliche Vorgabe oder Verfolgung von Außendienstmitarbeitern | Es bestehen Datenschutzbedenken oder ist nicht erforderlich | Stellen Sie die DSGVO-Konformität sicher und informieren Sie die Mitarbeiter |
| Kostencodes | Ermöglicht die Zuordnung von Zeit zu Kostenkategorien | Finanzielle Nachverfolgung, Budgetierung, Projektkostenkontrolle | Keine Notwendigkeit für Kostenaufschlüsselung | Kostencodes helfen langfristig, den finanziellen Überblick über Projekte zu verbessern |
| Kosten & Menge | Unterstützt erweiterte Kosten-/Mengenerfassung | Planung von erweiterten Materialberichten | Noch nicht relevant | Behalten Sie eine klare Übersicht, die eine standardisierte Materialliste widerspiegelt |
| Mobile Projekterstellung | Steuert, wer Projekte mobil erstellen kann | Supervisoren benötigen Flexibilität vor Ort | Sie möchten strenge Projektkontrolle | Empfohlene Praxis ist es, den Zugriff nur auf Admins oder Supervisoren zu beschränken |
| Arbeitspläne | Definiert erwartete Arbeitszeiten → beeinflusst Überstunden, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung | Immer erforderlich | Niemals (Kernfunktionalität) | Grundlage aller Zeitberechnungen. Es ist am besten, dies so früh wie möglich zu definieren. |
| Mehrere Arbeitspläne | Unterstützt unterschiedliche Mitarbeiterverträge | Teilzeit, Vollzeit, verschiedene Länder | Da alle neuen Mitarbeiter automatisch dem „Standard“-Plan zugewiesen werden, sollten mehrere Pläne nur erstellt werden, wenn der Standard nicht für alle gilt. | Ein Mitarbeiter kann immer nur einem Arbeitsplan zugeordnet sein |
| Pause Dauer & Toleranz | Markiert Abweichungen bei Arbeits- und Pausenzeiten | Überwachungs- und Fehlererkennung zur Einhaltung | Wenn flexible Pausenregelungen akzeptabel sind und keine strenge Überwachung erforderlich ist. |
Kleine Toleranz = strenge Kontrolle; größer = mehr Flexibilität für Mitarbeiter bei der Pausennahme |
Einstellung |
Auswirkung |
Verwendung bei |
Deaktivieren wenn |
Tipp / Wichtig |
| Feiertagskalender | Zeigt Feiertage an und beeinflusst die Zeiterfassung | Immer notwendig für Planung & Einhaltung | Niemals empfohlen | Pflegen Sie die Jahreskalender zu Beginn jedes Jahres |
| Feiertagsüberschreibung (0 Stunden) | Behandelt alle gearbeiteten Feiertagsstunden als Überstunden | Standard-Feiertagsregeln gelten | Feiertage werden wie normale Arbeitstage behandelt | Standardmäßig aktiviert, aber wenn deaktiviert, kann es in einigen Fällen mehr manuelle Anpassungen im Jahr erfordern |
| Voreingestellte Pausen (Automatisierung) | Fügt Pausen automatisch hinzu, stellt Einhaltung sicher | Gesetzliche Pausenanforderungen oder häufige Benutzerfehler | Mitarbeiter erfassen ihre Pausenzeiten manuell und genau und übernehmen persönliche Verantwortung für Beginn und Ende. | Halten Sie Einträge klar getrennt, um eine organisierte Übersicht zu gewährleisten. |
| Unternehmens- vs. persönliche Pausen | Unternehmen = standardisiert, Persönlich = flexibel | Compliance (Unternehmen) oder Flexibilität (persönlich) | Standardisierung nicht erforderlich | Benutzer können voreingestellte Pausen komplett deaktivieren und als „Inaktiv“ setzen, wenn sie keine automatischen Pausen in ihrer Stempelliste wünschen. |
| Spezielle Zeitarten | Ermöglicht die Erfassung von nicht-standardmäßiger Arbeit (Schulung, Reise usw.) | Detaillierte Berichte oder Compliance-Anforderungen | Reguläre Arbeitszeit reicht aus; keine speziellen Zeiten müssen erfasst werden. |
Halten Sie die Benennung klar und an das Reporting angepasst |
Einstellung |
Auswirkung |
Verwendung bei |
Deaktivieren wenn |
Tipp / Wichtig |
| Benutzerdefinierte Zeitartnamen | Passt Systemkategorien an Unternehmensbegriffe an | Integration mit Lohnabrechnungs-/Reporting-Systemen | Standardnamen sind ausreichend | Vermeiden Sie zu häufige Umbenennungen. Häufige Änderungen können die Konsistenz im Reporting stören und Verwirrung in historischen Daten erzeugen. |
| Abwesenheitsarten | Strukturiert die Abwesenheitserfassung (Urlaub, Krankheit usw.) | Immer erforderlich für Personalmanagement | Niemals empfohlen | Standardisieren Sie diese organisationweit |
| Abwesenheitsgrenzen | Gibt erlaubte Abwesenheiten pro Jahr an | Verfolgung von Ansprüchen (Urlaubstage) | Grenzen für Feiertage sind entweder nicht anwendbar oder werden über ein externes System verwaltet. | Grenzen sind NICHT strikt (nur informativ) |
| Kommentare erforderlich (Abwesenheit) | Fügt Abwesenheitseinträgen Kontext hinzu | Krankheit oder besondere Fälle | Nicht erforderlich bei einfachen Abwesenheitsarten oder wenn Datenschutzbedenken bezüglich der Angabe des Abwesenheitsgrundes bestehen | Verbessert die Nachvollziehbarkeit bei Audits |
| Abwesenheitsmeldung deaktivieren | Versteckt die Abwesenheitsfunktion vollständig | Externes HR-System verwaltet Abwesenheiten | Abwesenheiten sollen in CrewCenter erfasst werden | Die Deaktivierung entfernt die Sichtbarkeit für Nutzer, Mitarbeiter und Manager sehen und verwalten Abwesenheiten nicht mehr in CrewCenter |
| Mandantendaten-Export | Exportiert vollständige Systemdaten (CSV) | Audits, Reporting, Backups, Migrationen | Deaktivierung ist nicht möglich. | Regelmäßige Exporte = bewährte Praxis für Datensicherung und Wiederherstellungsbereitschaft |
| Exportdaten-Nutzung | Ermöglicht externe Analysen und Compliance-Überwachung | BI-Tools, gesetzliche Vorgaben, Archivierung | Kein externes Reporting benötigt | Nützlich für Systemmigration und Audits |
Allgemein
Die allgemeinen Mandanteneinstellungen enthalten Informationen zur Zeitzone des Mandanten, die bei der Mandantenerstellung festgelegt und später nicht mehr geändert werden kann.
In diesem Abschnitt kann der Administrator:
- Die Bautagebuch aktivieren oder deaktivieren, um die Erstellung täglicher Projektberichte zu ermöglichen
- Die Geolokalisierung aktivieren oder deaktivieren, um Standortdaten zu erfassen
- Die Kostencodes aktivieren oder deaktivieren, um Zeit bestimmten Kostencodes zuzuordnen
- Die Kosten und Menge aktivieren oder deaktivieren, um Kosten und Mengen in der täglichen Zeiterfassung hinzuzufügen
Zusätzlich kann der Administrator entscheiden, ob das Hinzufügen von Projekten über die mobile App für Administratoren, Supervisoren und Mitarbeiter erlaubt ist.
Arbeitspläne
Der jährliche Arbeitsplan in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, die erwarteten Arbeitszeiten für jeden Tag im Jahr festzulegen. Dies gewährleistet eine genaue Berechnung von Überstunden, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter. Das Verständnis und die Verwaltung dieser Pläne sind essenziell für die Einhaltung von Vorschriften und eine effiziente Personalverwaltung in Bauumgebungen.
Administratoren können mehrere Arbeitspläne erstellen, beispielsweise für Teilzeit- und Vollzeitmitarbeiter. Allerdings kann jeder Mitarbeiter immer nur einem Arbeitsplan zugeordnet sein.
In diesem Abschnitt können Administratoren auch die erwartete Gesamtpausenzeit definieren sowie Toleranzen für Arbeitszeiten und Pausen festlegen. Wenn ein Mitarbeiter weniger oder mehr Stunden als erwartet arbeitet oder wenn seine Pausendauer außerhalb der definierten Toleranz liegt, erscheint ein Indikator in der Stempelliste. Dies hilft Administratoren und Vorgesetzten, Abweichungen von der erwarteten Arbeitszeit oder Pausenzeit schnell zu erkennen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Einführung in den jährlichen Arbeitsplan
Feiertage
Der Feiertagskalender in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, Feiertage für Mitarbeiter in einem bestimmten Jahr zu definieren und zu verwalten. Diese Funktion gewährleistet eine genaue Zeiterfassung, die Einhaltung lokaler Vorschriften und unterstützt die Personalplanung, indem Feiertage in den Mitarbeiterkalendern sichtbar gemacht werden.
Die Feiertagsfunktion erlaubt die Erstellung von Feiertagskalendern, jeder mit einem einzigartigen Namen und einer Liste von Feiertagen (Termine und Namen). Diese Kalender können Mitarbeitern zugewiesen werden, was die Verwaltung und Referenzierung von Feiertagen für ein bestimmtes Jahr erleichtert, da jeder Kalender jahresspezifisch ist und jährlich aktualisiert werden kann.
Der Feiertagskalender ermöglicht es Administratoren, die erwartete Arbeitszeit auf 0 Stunden zu setzen. Selbst wenn der Arbeitsplan normalerweise an diesem Tag X Arbeitsstunden vorsieht, behandelt das System alle gearbeiteten Stunden als Überstunden. Diese Einstellung ist standardmäßig für neue und bestehende Feiertagskalender aktiviert.
Mit dieser aktiven Überschreibung werden alle gearbeiteten und in die Stempelliste eingetragenen Stunden – egal ob im Live- oder Nachtragemodus – korrekt als Mehrarbeit erkannt und berechnet.
Feiertage werden als Indikator am entsprechenden Tag in der Stempelliste angezeigt.
Automatisierung und voreingestellte Pausen
Administratoren können unternehmensweite voreingestellte Pausen über die Weboberfläche aktivieren und konfigurieren. Benutzer können zwischen Unternehmens-, persönlichen Pausen oder dem Deaktivieren voreingestellter Pausen wählen. Voreingestellte Pausen werden automatisch zu den Stempellisten hinzugefügt und validiert, um Überschneidungen zu vermeiden und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Einführung in Pausen
Hinweis: Automatisierte Pausen überschneiden sich nicht mit anderen Einträgen, daher können sie nur hinzugefügt werden, wenn keine andere Zeit erfasst wird.
Zeitarten
Spezielle Zeitarten sind Kategorien zur Erfassung von nicht-standardmäßigen Arbeitszeiten, wie Fahrzeiten, Schulungen oder andere Tätigkeiten, die keine regulären Arbeitszeiten oder Pausen sind. Diese Typen stehen zur Auswahl, wenn Mitarbeiter ihre Zeiten in CrewCenter erfassen, was die vollständige Erfassung aller relevanten Arbeitsaktivitäten erleichtert.
Es gibt vier vordefinierte spezielle Zeitarten:
- Anwesenheit
- Gesamtarbeit
- Normale Arbeit
- Pause
Der Administrator kann jeder dieser Arten einen benutzerdefinierten Code-Namen zuweisen.
Mitarbeiter können spezielle Zeitarten beim Ein- oder Ausstempeln oder bei der Nacherfassung auswählen. Dies stellt sicher, dass alle geleisteten Arbeiten, einschließlich Tätigkeiten außerhalb der regulären Aufgaben, genau erfasst werden. Spezielle Zeitarten unterstützen die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und helfen Organisationen, die Zeitverwendung über verschiedene Aktivitäten hinweg zu analysieren.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Spezielle Zeitarten in CrewCenter
Abwesenheitsmeldung
Administratoren können Abwesenheitsarten definieren, jährliche Limits festlegen, sie Mitarbeitern oder Gruppen zuweisen und entscheiden, ob Kommentare erforderlich sind. Die Abwesenheitsverwaltung ist nur über das Web zur Konfiguration verfügbar. Administratoren können Abwesenheitsgrenzen überschreiten, da diese Grenzen als Richtlinie und nicht als strikte Obergrenze dienen. Wenn die Abwesenheitsmeldung deaktiviert ist, können Benutzer keine neuen Abwesenheiten anlegen und die Registerkarte „Abwesenheit“ wird ausgeblendet.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Wie man Abwesenheiten in CrewCenter Web und Mobile verwaltet
Mandantendaten-Export
Mandanteneinstellungen und dynamische Daten – einschließlich Arbeitsplänen, Pausen, Abwesenheiten und Kostencodes – werden täglich als CSV-Dateien für Analysezwecke exportiert.
Administratoren können alle Informationen aus ihrem Konto mit einem einzigen Klick sammeln.
Wie man Mandantendaten exportiert
Um Mandantendaten zu exportieren, klicken Sie oben rechts auf „Mandantendaten exportieren“. Die Datei wird auf Ihr lokales Gerät heruntergeladen.
Der exportierte Ordner enthält separate CSV-Dateien mit Mitarbeiter- und Systemdaten:
- absence
- app_settings
- break
- break_rule
- cost_code
- cost_code_period
- cost_component
- employee
- project
- special_condition
- tenant_settings
- tenant_user
- time_types
- work_period
- work_period_edition
- work_time_setting
Warum Mandantendaten exportieren?
Administratoren möchten Mandantendaten, einschließlich aller Konto- und Mitarbeiterinformationen, aus verschiedenen Gründen exportieren:
- Audit- und Compliance-Zwecke: Um eine vollständige Aufzeichnung der Systemnutzung, Mitarbeiterdaten und Betriebshistorie für interne oder externe Audits zu führen.
- Datensicherung und Archivierung: Um eine sichere Kopie aller Daten außerhalb des Systems für Langzeitspeicherung oder Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
- Kontoauflösung oder Kündigung: Falls die Organisation die Anwendung nicht mehr nutzt, stellt der Export sicher, dass historisch wichtige Informationen weiterhin zugänglich sind, bevor sie im System nicht mehr verfügbar sind.
- Berichterstattung und Analyse: Zur Analyse von Personaldaten, Arbeitsplänen oder Anwesenheitsmustern in externen Tools.
- Migration zu einem anderen System: Zur Erleichterung der Datenübertragung beim Wechsel zu einer anderen Plattform oder einem HR-System.
- Gesetzliche oder regulatorische Anforderungen: Zur Einhaltung von Gesetzen, die die Aufbewahrung oder Einreichung von Mitarbeiter- und Betriebsdaten vorschreiben.