Übersicht
Rollen: Admin, Supervisor | Benutzeroberfläche: Web
Um die Kontoeinstellungen von CrewCenter zu öffnen, tippen Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Beim Öffnen der Einstellungen gelangt der Benutzer automatisch zur Ansicht „Allgemein“ (Kontoeinstellungen).
In den Einstellungen finden Sie sieben Registerkarten:
- Allgemein
- Arbeitspläne
- Feiertage
- Automatisierung
- Zeitarten
- Abwesenheitsmeldung
- Datenexport des Mandanten
Einstellung |
Auswirkung |
Anwendung bei |
Deaktivieren wenn |
Tipp / Wichtig |
|---|---|---|---|---|
| Bautagebuch | Ermöglicht tägliche Projektberichte über Mobilgerät | Sie benötigen Baudokumentation, Tagesberichte oder Meldungen | Meldungen werden nicht verwendet | Hilft bei Audits und Projekttransparenz |
| Geolokalisierung | Verfolgt den Standort der Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln | Gesetzliche Vorgabe oder Nachverfolgung von Außendienstmitarbeitern | Datenschutzbedenken bestehen oder nicht erforderlich | Stellen Sie die DSGVO-Konformität sicher und informieren Sie die Mitarbeiter |
| Kostencodes | Ermöglicht die Zuordnung von Zeit zu Kostenkategorien | Finanzielle Nachverfolgung, Budgetierung, Projektkostenkontrolle | Keine Notwendigkeit für Kostenaufteilung | Kostencodes helfen langfristig bei der besseren Übersicht der Projektfinanzen |
| Kosten & Menge | Unterstützt fortgeschrittenes Kosten-/Mengentracking | Planung fortgeschrittener Materialberichte | Noch nicht relevant | Verschaffen Sie sich eine klare Übersicht mit standardisierter Materialliste |
| Mobile Projekterstellung | Steuert, wer Projekte mobil erstellen kann | Supervisoren benötigen Flexibilität vor Ort | Sie möchten strikte Projektkontrolle | Empfohlen ist, den Zugriff nur für Administratoren oder Supervisoren zu erlauben |
| Arbeitspläne | Definiert erwartete Arbeitszeiten → beeinflusst Überstunden, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung | Immer erforderlich | Niemals (Kernfunktionalität) | Grundlage aller Zeitberechnungen. Es ist am besten, dies so früh wie möglich zu definieren. |
| Mehrere Arbeitspläne | Unterstützt unterschiedliche Mitarbeiterverträge | Teilzeit, Vollzeit, verschiedene Länder | Da alle neuen Mitarbeiter automatisch dem „Standard“-Arbeitsplan zugeordnet werden, sollten mehrere Arbeitspläne nur erstellt werden, wenn der Standard nicht für alle gilt. | Ein Mitarbeiter kann immer nur einen Arbeitsplan zugewiesen bekommen |
| Pause Dauer & Toleranz | Markiert Abweichungen in Arbeits- und Pausenzeiten | Überwachung der Einhaltung und Fehlererkennung | Wenn flexible Pausenregelungen akzeptabel sind und keine strikte Überwachung erforderlich ist. |
Kleine Toleranz = strenge Kontrolle; größere = mehr Flexibilität bei Pausennahme durch Mitarbeiter |
Einstellung |
Auswirkung |
Anwendung bei |
Deaktivieren wenn |
Tipp / Wichtig |
| Feiertagskalender | Zeigt Feiertage an und beeinflusst die Zeiterfassung | Immer notwendig für Planung & Einhaltung | Niemals empfohlen | Pflegen Sie die jährlichen Kalender zu Beginn jedes Jahres |
| Feiertagsüberschreibung (0 Stunden) | Behandelt alle gearbeiteten Feiertagsstunden als Überstunden | Standard-Feiertagsregeln gelten | Feiertage werden als normale Arbeitstage behandelt | Standardmäßig aktiviert; wenn deaktiviert, kann dies in einigen Fällen mehr manuelle Anpassungen im Jahr erfordern |
| Vorgegebene Pausen (Automatisierung) | Fügt Pausen automatisch hinzu, gewährleistet Einhaltung | Gesetzliche Pausenregelungen oder häufige Benutzerfehler | Mitarbeiter erfassen ihre Pausenzeiten manuell und genau und übernehmen persönliche Verantwortung für Start- und Endzeiten. | Halten Sie Einträge klar getrennt und sorgen Sie für eine organisierte Darstellung. |
| Unternehmens- vs. persönliche Pausen | Unternehmen = standardisiert, Persönlich = flexibel | Compliance (Unternehmen) oder Flexibilität (persönlich) | Standardisierung nicht erforderlich | Benutzer können die vorgegebenen Pausen komplett deaktivieren und als „Inaktiv“ setzen, wenn sie keine automatischen Pausen in ihren Stundenzetteln möchten. |
| Spezielle Zeitarten | Ermöglicht die Erfassung von nicht standardmäßiger Arbeit (Schulungen, Reisen usw.) | Detaillierte Berichterstattung oder Compliance-Anforderungen | Reguläre Arbeitszeit ist ausreichend; keine speziellen Zeiten müssen erfasst werden. |
Halten Sie die Benennung klar und abgestimmt auf die Berichterstattung |
Einstellung |
Auswirkung |
Anwendung bei |
Deaktivieren wenn |
Tipp / Wichtig |
| Benutzerdefinierte Zeitartnamen | Passt Systemkategorien an Unternehmensbegriffe an | Integration mit Lohn-/Berichtssystemen | Standardnamen sind ausreichend | Vermeiden Sie zu häufiges Umbenennen. Häufige Änderungen können die Konsistenz der Berichte beeinträchtigen und Verwirrung bei historischen Daten erzeugen. |
| Abwesenheitsarten | Strukturiert die Abwesenheitserfassung (Urlaub, Krank, etc.) | Immer erforderlich für HR-Management | Niemals empfohlen | Standardisieren Sie diese im gesamten Unternehmen |
| Abwesenheitsgrenzen | Zeigt erlaubte Abwesenheit pro Jahr an | Verfolgung von Ansprüchen (Urlaubstage) | Grenzen für Feiertage sind entweder nicht anwendbar oder werden extern verwaltet. | Grenzen sind NICHT strikt (nur informativ) |
| Kommentare erforderlich (Abwesenheit) | Fügt Abwesenheitseinträgen Kontext hinzu | Krankheit oder Sonderfälle | Nicht erforderlich für einfache Abwesenheitsarten oder bei Datenschutzbedenken bezüglich des Abwesenheitsgrundes | Verbessert die Nachvollziehbarkeit bei Audits |
| Abwesenheitsmeldung deaktivieren | Blendet die Abwesenheitsfunktion komplett aus | Externes HR-System verwaltet Abwesenheiten | Abwesenheiten sollen in CrewCenter erfasst werden | Deaktivierung entfernt die Sichtbarkeit für Benutzer; Mitarbeiter und Manager sehen und verwalten Abwesenheiten nicht mehr in CrewCenter |
| Datenexport des Mandanten | Exportiert vollständige Systemdaten (CSV) | Audits, Berichte, Backups, Migrationen | Deaktivierung ist nicht möglich. | Regelmäßige Exporte = bewährte Praxis für Datensicherung und Wiederherstellung |
| Verwendung exportierter Daten | Ermöglicht externe Analyse und Compliance-Überwachung | BI-Tools, gesetzliche Vorgaben, Archivierung | Kein externer Bericht erforderlich | Nützlich für Systemmigration und Audits |
Allgemein
Die allgemeinen Mandanteneinstellungen enthalten Informationen zur Zeitzone des Mandanten, die bei der Mandantenerstellung definiert und später nicht mehr geändert werden kann.
In diesem Abschnitt kann der Administrator:
- Das Bautagebuch aktivieren oder deaktivieren, um die Erstellung täglicher Projektberichte zu ermöglichen
- Die Geolokalisierung aktivieren oder deaktivieren, um Standortdaten zu erfassen
- Die Kostencodes aktivieren oder deaktivieren, um Zeit bestimmten Kostencodes zuordnen zu können
- Die Kosten und Mengen aktivieren oder deaktivieren, um Kosten und Mengen in der täglichen Zeiterfassung zu erfassen
Zusätzlich kann der Administrator entscheiden, ob das Hinzufügen von Projekten über die mobile App für Administratoren, Supervisoren und Mitarbeiter erlaubt ist.
Arbeitspläne
Der jährliche Arbeitsplan in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, die erwarteten Arbeitsstunden für jeden Tag des Jahres festzulegen. Dies gewährleistet eine genaue Berechnung von Überstunden, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter. Das Verständnis und die Verwaltung dieser Arbeitspläne sind für die Einhaltung von Vorschriften und eine effiziente Personalverwaltung im Bauumfeld unerlässlich.
In diesem Abschnitt können Administratoren auch die erwartete Gesamtpausenzeit definieren sowie Toleranzen für Arbeitszeit und Pausen einstellen. Wenn ein Mitarbeiter weniger oder mehr Stunden als erwartet arbeitet oder wenn die Pausendauer außerhalb der definierten Toleranz liegt, erscheint ein Indikator im Stundenzettel. Dies hilft Administratoren und Vorgesetzten, Abweichungen von der erwarteten Arbeitszeit oder Pausenzeit schnell zu erkennen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Einführung in den jährlichen Arbeitsplan
Feiertage
Der Feiertagskalender in CrewCenter ermöglicht es Administratoren, Feiertage für Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Jahres zu definieren und zu verwalten. Diese Funktion gewährleistet eine genaue Zeiterfassung, die Einhaltung lokaler Vorschriften und unterstützt die Personalplanung, indem Feiertage im Mitarbeiterkalender sichtbar gemacht werden.
Die Funktion Feiertage ermöglicht die Erstellung von Feiertagskalendern, jeder mit einem eindeutigen Namen und einer Liste von Feiertagen (Daten und Namen). Diese Kalender können Mitarbeitern zugewiesen werden, was die Verwaltung und Referenzierung von Feiertagen für ein bestimmtes Jahr erleichtert, da jeder Kalender jahresspezifisch ist und jährlich aktualisiert werden kann.
Der Feiertagskalender erlaubt es Administratoren, die erwartete Arbeitszeit auf 0 Stunden zu setzen. Auch wenn der Arbeitsplan normalerweise an diesem Tag X Arbeitsstunden vorsieht, behandelt das System alle geleisteten Stunden als Überstunden. Diese Einstellung ist standardmäßig sowohl für neue als auch bestehende Feiertagskalender aktiviert.
Mit aktivierter Überschreibung werden alle gearbeiteten und im Stundenzettel erfassten Stunden – egal ob live oder nachträglich – korrekt als Mehrzeit erkannt und berechnet.
Feiertage werden im Stundenzettel als Indikator am entsprechenden Tag angezeigt.
Automatisierung und vorgegebene Pausen
Administratoren können unternehmensweite vorgegebene Pausen über die Web-Oberfläche aktivieren und konfigurieren. Benutzer können zwischen Unternehmenspausen, persönlichen Pausen oder dem Deaktivieren vorgegebener Pausen wählen. Vorgegebene Pausen werden automatisch in Stundenzettel eingefügt und validiert, um Überschneidungen zu vermeiden und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Einführung in Pausen
Hinweis: Automatisierte Pausen überschneiden sich nicht mit anderen Einträgen und können daher nur hinzugefügt werden, wenn keine andere Zeit erfasst wird.
Zeitarten
Spezielle Zeitarten sind Kategorien zur Erfassung von nicht standardmäßigen Arbeitszeiten, wie Fahrzeiten, Schulungen oder anderen Aktivitäten, die keine regulären Arbeitszeiten oder Pausen sind. Diese Zeitarten stehen zur Auswahl, wenn Mitarbeiter ihre Zeiten in CrewCenter erfassen, und erleichtern die vollständige Erfassung aller relevanten Tätigkeiten.
Es gibt vier vordefinierte spezielle Zeitarten:
- Anwesenheit
- Gesamtarbeitszeit
- Normale Arbeitszeit
- Pause
Der Administrator kann jeder dieser Zeitarten einen eigenen Code-Namen zuweisen.
Mitarbeiter können spezielle Zeitarten beim Ein- oder Ausstempeln oder bei nachträglicher Zeiterfassung auswählen. So wird sichergestellt, dass alle geleisteten Arbeiten, einschließlich Tätigkeiten außerhalb der regulären Aufgaben, genau erfasst werden. Spezielle Zeitarten unterstützen die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und helfen Organisationen, die Zeitverwendung in verschiedenen Tätigkeiten zu analysieren.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Spezielle Zeitarten in CrewCenter
Abwesenheitsmeldung
Administratoren können Abwesenheitsarten definieren, jährliche Limits setzen, diese Mitarbeitern oder Gruppen zuweisen und entscheiden, ob Kommentare erforderlich sind. Die Abwesenheitsverwaltung ist nur im Web zur Konfiguration verfügbar. Administratoren können Abwesenheitsgrenzen überschreiten, da diese als Orientierung und nicht als strikte Obergrenze dienen. Wenn die Abwesenheitsmeldung deaktiviert ist, können Benutzer keine neuen Abwesenheiten erstellen und die Registerkarte „Abwesenheit“ wird ausgeblendet.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Wie man Abwesenheiten in CrewCenter Web und Mobile verwaltet
Datenexport des Mandanten
Mandanteneinstellungen und dynamische Daten – einschließlich Arbeitsplänen, Pausen, Abwesenheiten und Kostencodes – werden täglich als CSV-Dateien für Analysezwecke exportiert.
Administratoren können alle Informationen ihres Kontos mit einem einzigen Klick sammeln.
Wie man Mandantendaten exportiert
Um Mandantendaten zu exportieren, klicken Sie oben rechts auf „Mandantendaten exportieren“. Die Datei wird auf Ihr lokales Gerät heruntergeladen.
Der exportierte Ordner enthält separate CSV-Dateien mit Mitarbeiter- und Systemdaten:
- abwesenheit
- app_settings
- pause
- pause_regel
- kostencode
- kostencode_zeitraum
- kostenbestandteil
- mitarbeiter
- projekt
- sonderbedingung
- mandanteneinstellungen
- mandantenbenutzer
- zeitarten
- arbeitszeitraum
- arbeitszeitraum_bearbeitung
- arbeitszeiteinstellung
Warum Mandantendaten exportieren?
Administratoren möchten Mandantendaten einschließlich aller Konto- und Mitarbeiterinformationen aus verschiedenen Gründen exportieren:
- Audit- und Compliance-Zwecke: Um eine vollständige Aufzeichnung der Systemnutzung, Mitarbeiterdaten und Betriebshistorie für interne oder externe Audits zu führen.
- Datensicherung und Archivierung: Um eine sichere Kopie aller Daten außerhalb des Systems für Langzeitspeicherung oder Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
- Kontoschließung oder Ausscheiden: Wenn die Organisation die Anwendung nicht mehr nutzt, stellt der Export sicher, dass historische Informationen weiterhin zugänglich sind, bevor sie im System nicht mehr verfügbar sind.
- Berichterstattung und Analyse: Zur Analyse von Personaldaten, Arbeitsplänen oder Anwesenheitsmustern in externen Tools.
- Migration zu einem anderen System: Um den Datenübertrag bei einem Wechsel zu einer anderen Plattform oder einem HR-System zu erleichtern.
- Gesetzliche oder regulatorische Anforderungen: Um Gesetze einzuhalten, die die Aufbewahrung oder Einreichung von Mitarbeiter- und Betriebsdaten vorschreiben.